Bạn vẫn đang điều hành một công việc kinh doanh chỉ sử dụng tiền mặt hay bạn chỉ ra những cách tinh tế hoặc không tinh tế với khách hàng rằng bạn thích tiền mặt hơn? Có lẽ bạn tính phí sử dụng thẻ thanh toán hoặc yêu cầu một số tiền mua nhất định trước khi chúng có thể được sử dụng. Nếu công ty của bạn thực hiện tất cả hoặc hầu hết các giao dịch bằng tiền mặt, thì bạn thực sự đang tự tiêu tốn tiền của mình — cũng như khiến doanh nghiệp của bạn gặp rủi ro theo những cách khác.
1. Tiền mặt lãng phí thời gian của mọi người. Tiền mặt khiến bạn và nhân viên của bạn mất thời gian để đếm và phân loại. Khi đến ngày đầy hoặc bạn hết tiền lẻ, khách hàng phải đợi trong khi nhân viên của bạn đếm tiền hoặc nhận các hóa đơn nhỏ. Không giống như séc, thẻ thanh toán hoặc thanh toán điện tử, có thể được gửi vào tài khoản ngân hàng doanh nghiệp của bạn trong vài giây bằng ứng dụng điện thoại thông minh hoặc ngay lập tức vào tài khoản của bạn thông qua chuyển khoản điện tử, việc gửi tiền mặt yêu cầu thực tế đến ngân hàng. Đó là thời gian lãng phí lớn nhất.
2. Tiền mặt khiến việc mua bán của doanh nghiệp trở nên phức tạp. Tất nhiên, bạn có thể sử dụng tiền mặt của doanh nghiệp mình để mua hàng, nhưng điều đó cũng gây ra vấn đề. Bạn không thể gửi tiền mặt qua thư hoặc sử dụng tiền mặt để đặt sản phẩm hoặc dịch vụ trực tuyến. Thay vào đó, bạn phải đến một cửa hàng hoặc doanh nghiệp thực tế và xếp hàng đợi để mua hàng hoặc thanh toán hóa đơn của mình.
3. Tiền mặt có thể khiến bạn gặp rắc rối với IRS. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ có doanh nghiệp thu được nhiều tiền mặt cuối cùng lại sử dụng tiền mặt cho các chi tiêu cá nhân. Điều này nhanh chóng trở nên phức tạp, vì tiền đi lại từ tài khoản doanh nghiệp và tài khoản cá nhân của bạn có thể gây ra rắc rối về thuế.
4. Tiền mặt làm phức tạp kế toán doanh nghiệp nhỏ. Nhân viên dễ mắc sai lầm hơn khi xử lý tiền mặt. (Nhân viên bán lẻ đã vật lộn bao nhiêu lần để cung cấp cho bạn số tiền thay đổi chính xác?) Điều này có thể dẫn đến sai sót trong kế toán của bạn. Nếu bạn sử dụng tiền mặt để mua hàng kinh doanh, bạn sẽ khó theo dõi chi phí kinh doanh của mình hơn vì bạn cần phải nhập các khoản chi tiêu vào hệ thống của mình theo cách thủ công. Bằng cách sử dụng thẻ thanh toán hoặc các khoản thanh toán điện tử, việc hạch toán kế toán được đơn giản hóa rất nhiều. Hầu hết các thẻ tín dụng doanh nghiệp sắp xếp các giao dịch mua của bạn thành các danh mục trên bảng sao kê hàng tháng để bạn có thể xem nhanh tiền đi đâu. Bạn cũng có thể nhập thông tin đó vào hệ thống kế toán của mình và sử dụng nó khi lập báo cáo tài chính và chuẩn bị thuế.
5. Tiền mặt không ảnh hưởng gì đến điểm tín dụng doanh nghiệp nhỏ của bạn. Ngay cả khi bạn tách biệt tiền mặt của doanh nghiệp và cá nhân một cách cẩn thận và theo dõi chính xác tiền mặt của mình trong hệ thống kế toán, thì việc sử dụng tiền mặt để mua hàng kinh doanh có một nhược điểm lớn khác:Các giao dịch mua bằng tiền mặt không giúp xây dựng điểm tín dụng kinh doanh của bạn, điều này cuối cùng có thể khiến doanh nghiệp của bạn không nhận được nguồn tài chính mà nó có thể cần để tăng trưởng sau này. Tuy nhiên, thực hiện giao dịch mua hàng của doanh nghiệp bằng điện tử và sau đó thực hiện thanh toán nhanh chóng vào tài khoản sẽ có lợi rất nhiều cho điểm tín dụng doanh nghiệp của bạn, vì các khoản thanh toán sẽ được báo cáo cho các cơ quan báo cáo tín dụng.
6. Tiền mặt có thể bị mất, bị đánh cắp hoặc bị phá hủy. Việc để tiền mặt nằm xung quanh doanh nghiệp của bạn trong máy tính tiền hoặc két sắt là một điều rất khó khăn. Đến ngân hàng với túi tiền trong tay cũng vậy. Và nếu lũ lụt hoặc hỏa hoạn gây thiệt hại cho doanh nghiệp của bạn, nó cũng có thể phá hủy tiền mặt. Tiền mặt trong doanh nghiệp gây ra sự cám dỗ đối với nhân viên — xét cho cùng, việc lấy 20 đô la từ máy tính tiền dễ hơn nhiều so với việc phát triển âm mưu biển thủ tiền từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Tiền mặt cũng cám dỗ tội phạm:một nghiên cứu của Đại học Loyala ở Chicago cho thấy rằng các doanh nghiệp thực hiện hầu hết các giao dịch bằng tiền mặt có nhiều khả năng trở thành nạn nhân của hành vi trộm cắp.
7. Tiền mặt có thể khiến bạn phải trả giá. Tuy nhiên, có lẽ chi phí tiền mặt lớn nhất là chi phí bán hàng bị mất. Nếu bạn chỉ chấp nhận tiền mặt hoặc khuyến khích sử dụng tiền mặt, bạn sẽ không khuyến khích việc mua hàng của những người không có tiền mặt hoặc chỉ đơn giản là thích thanh toán bằng thẻ thanh toán. Điều này bao gồm hầu hết thế hệ Millennial, những người đã lớn lên bằng cách sử dụng thẻ ghi nợ cho mọi thứ!
Trong khi các chủ doanh nghiệp nhỏ thường lo sợ rằng việc chấp nhận thẻ thanh toán sẽ ngốn quá nhiều lợi nhuận từ phí và chi phí thiết lập, thì một nghiên cứu của Economists Incorporated vào năm ngoái báo cáo rằng các doanh nghiệp có thể kỳ vọng doanh số bán hàng "tăng đáng kể" khi họ bắt đầu chấp nhận thẻ thanh toán, thay vì chỉ lấy tiền mặt. Trên thực tế, báo cáo cho biết, những khoản tăng này vượt xa mọi khoản phí, chi phí lắp đặt hoặc các chi phí khác liên quan đến việc chấp nhận thẻ thanh toán.