Đối với doanh nghiệp nhỏ, dòng tiền không đáng tin cậy có thể là thảm họa. Mỗi năm, dòng tiền kém buộc nhiều doanh nghiệp nhỏ phải đóng cửa. Ngay cả vấn đề về dòng tiền trong ngắn hạn cũng có thể gây khó khăn cho việc lập bảng lương, trả tiền thuê hoặc mua vật tư.

Có nhiều lý do giải thích cho vấn đề dòng tiền. Doanh thu sụt giảm, tính thời vụ, chi phí bất ngờ và khách hàng trả chậm. Đặc biệt, các khoản thanh toán chậm ảnh hưởng đến nhiều doanh nghiệp nhỏ, khiến cho việc duy trì hoạt động phát triển của công ty trở nên khó khăn.

Để giúp bạn tránh trở thành một thống kê khác, đây là sáu mẹo và phương pháp hay nhất để quản lý dòng tiền nhằm giúp bạn phát triển doanh nghiệp của mình.

1. Xem 360 độ về các chuyển động tiền mặt của bạn

Một trong những điều đầu tiên cần làm là hiểu được bức tranh toàn cảnh về tình hình tiền mặt của bạn. Để thực hiện điều này, bạn sẽ cần báo cáo lưu chuyển tiền tệ và dự báo dòng tiền.

A báo cáo lưu chuyển tiền tệ , giống như bảng sao kê ngân hàng của bạn, cung cấp cho bạn một cái nhìn về tình hình tiền mặt của bạn tại một thời điểm và thường được chuẩn bị vào cuối mỗi tháng. Đó là ảnh chụp nhanh dòng tiền đã chảy vào doanh nghiệp của bạn (lợi nhuận, tài chính, v.v.) và ra (hóa đơn, bảng lương, chi phí hàng tồn kho, nợ, v.v.).

Dự báo dòng tiền của bạn , mặt khác, nhìn về phía trước sang tháng, quý hoặc thậm chí năm tiếp theo. Đây là một công cụ vô giá giúp bạn dự đoán bất kỳ vấn đề nào trước khi chúng xảy ra để bạn có thể thực hiện các bước để giảm thiểu chúng. Sử dụng dữ liệu từ báo cáo lưu chuyển tiền tệ của bạn, chẳng hạn như các hình thức thanh toán của khách hàng, cũng như dự báo bán hàng, kế hoạch hàng tồn kho và các khoản chi khác để cung cấp thông tin cho dự báo của bạn.

Hầu hết phần mềm kế toán bao gồm báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo dự báo mà bạn có thể tạo dựa trên dữ liệu kế toán hiện có của mình. Ngoài ra, hãy sử dụng mẫu dự báo dòng tiền này từ SCORE.

2. Giúp khách hàng của bạn thanh toán cho bạn nhanh hơn

Hóa đơn chưa thanh toán là một yếu tố lớn trong dòng tiền. Các nghiên cứu cho thấy chi phí hóa đơn doanh nghiệp nhỏ chưa thanh toán là hơn 825 tỷ đô la . Nhưng bạn có thể kiểm soát và thu hẹp khoảng cách giữa lập hóa đơn và thanh toán. Đây chỉ là một vài ý tưởng:

• Lập hóa đơn nhanh chóng - Đừng trì hoãn việc lập hóa đơn cho đến cuối tháng, vì điều đó sẽ chỉ làm trì hoãn thời gian để tiền đến tài khoản ngân hàng của bạn. Thay vào đó, hãy lập hóa đơn ngay khi bạn đã hoàn thành công việc. Nếu dự án lớn hoặc đang diễn ra, hãy sắp xếp lập hóa đơn hàng tháng hoặc thậm chí sử dụng phương thức thanh toán theo mốc thời gian để bạn có thể lập hóa đơn ở các giai đoạn quan trọng của dự án và nhận các khoản thanh toán đó nhanh hơn.
• Tìm hiểu cách khách hàng của bạn muốn thanh toán - Nhiều công ty lớn sử dụng ứng dụng gửi tiền hoặc thanh toán trực tiếp như Bill.com. Tìm hiểu những gì khách hàng của bạn sử dụng và đảm bảo rằng bạn được thiết lập đúng cách để nhận thanh toán. Điều này sẽ giảm thiểu thanh toán chậm các vấn đề do khó khăn kỹ thuật.
• Xem xét thiết kế hóa đơn của bạn - Chúng tôi không nói về đồ họa hoa mỹ, nhưng sự rõ ràng, gọn gàng và nội dung của hóa đơn mới là vấn đề quan trọng. Bao gồm các chi tiết liên hệ quan trọng, tùy chọn thanh toán (kèm theo liên kết nếu có thể), điều khoản thanh toán (theo thỏa thuận trong hợp đồng của bạn), phông chữ dễ đọc, v.v.
• Sử dụng công cụ lập hoá đơn - Có một số công cụ lập hóa đơn thân thiện với ngân sách có thể giúp bạn được thanh toán nhanh hơn. QuickBooks, FreshBooks, Wave và Hiveage đều có một loạt công cụ giúp tạo hóa đơn, theo dõi và theo dõi thanh toán, đưa ra lời nhắc tự động và tích hợp với hệ thống kế toán của bạn dễ dàng hơn.
  

3. Cảnh giác với Hóa đơn Già

Thiết lập một hệ thống, nhờ đó bạn có thể biết được những hóa đơn nào chưa thanh toán, hoặc thậm chí tốt hơn, những hóa đơn nào sắp đến ngày chưa thanh toán để bạn có thể theo đuổi thanh toán CÀNG SỚM CÀNG TỐT. Tùy thuộc vào cơ sở khách hàng của bạn, một bảng tính excel là nơi bắt đầu vững chắc, nhưng mọi thứ trở nên dễ quản lý hơn nhiều khi bạn sử dụng phần mềm kế toán.

4. Hình thành mối quan hệ với Người cắt séc của bạn

Biết tên và địa chỉ email của người cắt séc của bạn là một tài sản lớn. Hầu hết các mối quan hệ B2B là với nhân viên bán hàng, tiếp thị hoặc các nhân viên không liên quan đến kế toán. Nhưng nếu bạn có thể tìm hiểu về nhân viên tài khoản phải trả, bạn đang ở vị trí vững chắc hơn để nhận được câu trả lời về vị trí thanh toán của bạn trong chu trình xử lý và liên hệ trực tiếp với họ nếu có bất kỳ sự chậm trễ nào.

5. Có một Đệm tài chính

Một cách để vượt qua các vấn đề về dòng tiền là duy trì một vùng đệm tài chính, thường là dưới hình thức tiết kiệm. Điều này không phải lúc nào cũng dễ dàng, đặc biệt nếu bạn lo lắng về việc không có đủ tiền mặt ngay từ đầu. Hầu hết các nhà hoạch định tài chính khuyên rằng các cá nhân và chủ doanh nghiệp nên có từ 3-6 tháng tiền tiết kiệm để trang trải chi phí của họ. Nó thực sự phụ thuộc vào mức độ thoải mái cá nhân của bạn. Cố gắng bắt đầu từ những khoản nhỏ, tăng các khoản đóng góp theo thời gian và sử dụng dự báo dòng tiền để thông báo cho kế hoạch tiết kiệm của bạn. Điểm này bài viết cung cấp thông tin chi tiết hơn về lượng tiền mặt mà một doanh nghiệp nhỏ nên dự trữ.

Một nguồn dự trữ tiền mặt khác là hạn mức tín dụng kinh doanh . Không giống như các khoản vay truyền thống, hạn mức tín dụng mang lại cho bạn sự linh hoạt hơn và có thể được sử dụng để tài trợ cho việc thuê và mua hàng hoặc như một mạng lưới an toàn khi bạn đối mặt với những thách thức như lập bảng lương trong cuộc khủng hoảng dòng tiền. Hãy chắc chắn nộp đơn trong một khoảng thời gian lành mạnh về tài chính, sau đó vay khi bạn cần tiền mặt và trả lại khi bạn không có.

6. Hãy chiến lược về sự phát triển của bạn

Tăng trưởng nhanh thường có thể dẫn đến các vấn đề về dòng tiền. Giành được hợp đồng mới có nghĩa là bạn cần đầu tư vào nhân viên mới, nhưng thời hạn ròng từ 30-60 ngày hoặc thậm chí 90 ngày có thể dẫn đến việc chậm thanh toán và thiếu tiền vào ngày trả lương.

Đừng né tránh các cơ hội tăng trưởng, nhưng hãy sử dụng dự báo dòng tiền của bạn để theo dõi xem bạn sẽ mất bao lâu để trả khoản nợ mà bạn đã phát sinh để tăng trưởng (hãy nhớ hạn mức tín dụng cũng có thể hữu ích tại thời gian này). Hãy xem mỗi khách hàng như một khoản đầu tư và hỏi:bạn có đang tạo ra lợi nhuận không và mất bao lâu để thu về?