Đối với các doanh nghiệp nhỏ, dòng tiền không đáng tin cậy có thể là thảm họa. Hàng năm, nhiều doanh nghiệp phải đóng cửa do không có dòng tiền. Ngay cả vấn đề dòng tiền ngắn hạn cũng có thể gây khó khăn cho việc thanh toán tiền lương, tiền thuê nhà hoặc mua vật tư.

Có nhiều lý do giải thích cho vấn đề dòng tiền. Doanh thu giảm, tính thời vụ, chi phí bất ngờ và khách hàng chậm thanh toán. Đặc biệt, sự chậm trễ trong thanh toán đã khiến nhiều doanh nghiệp nhỏ mắc phải, gây khó khăn cho việc duy trì hoạt động, chứ chưa nói đến việc phát triển.

Để giúp bạn tránh trở thành một thống kê khác, đây là sáu mẹo và phương pháp hay nhất để quản lý dòng tiền nhằm giúp bạn phát triển doanh nghiệp của mình.

1. Có cái nhìn 360 độ về chuyển động tiền mặt của bạn

Một trong những điều đầu tiên cần làm là tìm hiểu tổng quan về tình hình tài trợ của bạn. Để làm điều này, bạn sẽ cần báo cáo lưu chuyển tiền tệ và dự báo dòng tiền.

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, giống như báo cáo ngân hàng, cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về tình hình tiền mặt của bạn tại bất kỳ thời điểm nào và thường được lập vào cuối mỗi tháng. Đây là ảnh chụp nhanh về tiền đã chảy vào doanh nghiệp của bạn (lợi nhuận, tài chính, v.v.) và còn lại (hóa đơn, bảng lương, chi phí hàng tồn kho, các khoản nợ, v.v.).

Mặt khác, dự báo dòng tiền chỉ đến tháng, quý hoặc thậm chí năm tiếp theo. Nó là một công cụ vô giá giúp bạn dự đoán bất kỳ vấn đề nào trước khi nó xảy ra để bạn có thể đưa ra các biện pháp giảm thiểu. Sử dụng dữ liệu từ báo cáo lưu chuyển tiền tệ của bạn, chẳng hạn như các hình thức thanh toán của khách hàng, cũng như dự đoán bán hàng, kế hoạch hàng tồn kho và các chi phí khác để cung cấp thông tin dự báo của bạn.

Hầu hết các chương trình kế toán bao gồm báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo dự báo mà bạn có thể tạo dựa trên dữ liệu kế toán hiện có của mình. Ngoài ra, hãy sử dụng mẫu dự báo dòng tiền SCORE này.

2. Giúp khách hàng thanh toán cho bạn nhanh hơn

Hóa đơn chưa thanh toán là một yếu tố ảnh hưởng lớn đến dòng tiền của bạn. Các nghiên cứu cho thấy chi phí cho các hóa đơn chưa thanh toán từ các doanh nghiệp nhỏ là hơn 825 tỷ USD. Nhưng bạn có thể kiểm soát và thu hẹp khoảng cách giữa lập hóa đơn và thanh toán. Dưới đây là một số ý tưởng:

• Thanh toán ngay lập tức - Không hoãn thanh toán cho đến cuối tháng vì điều đó sẽ chỉ làm chậm thời gian để tiền đến tài khoản ngân hàng của bạn. Thay vào đó, hãy lập hóa đơn ngay khi bạn đã hoàn thành công việc. Nếu dự án của bạn lớn hoặc đang diễn ra, hãy sắp xếp để lập hóa đơn hàng tháng hoặc thậm chí sử dụng phương thức thanh toán theo giai đoạn để bạn có thể lập hóa đơn trong các giai đoạn quan trọng của dự án và nhận các khoản thanh toán đó nhanh hơn.
• Tìm hiểu cách khách hàng của bạn muốn thanh toán - Nhiều công ty lớn sử dụng các ứng dụng gửi tiền hoặc thanh toán trực tiếp như Bill.com. Tìm hiểu xem khách hàng của bạn sử dụng gì và đảm bảo thiết bị đó được định cấu hình phù hợp để nhận thanh toán, điều này sẽ giảm thiểu các vấn đề thanh toán chậm do khó khăn kỹ thuật.
• Phân tích Thiết kế Hoá đơn của Bạn - Chúng tôi không nói về đồ hoạ đẹp mắt, mà là sự rõ ràng, gọn gàng và nội dung hoá đơn của bạn. Bao gồm các chi tiết liên hệ quan trọng, tùy chọn thanh toán (có liên kết nếu có thể), điều khoản thanh toán (theo thỏa thuận trong hợp đồng của bạn), phông chữ dễ đọc, v.v.
• Sử dụng công cụ thanh toán - Có một số công cụ thanh toán ngân sách dễ dàng có thể giúp bạn được thanh toán nhanh hơn. QuickBooks, FreshBooks, Wave và Hiveage có nhiều công cụ giúp dễ dàng tạo hóa đơn, theo dõi và yêu cầu thanh toán, đưa ra lời nhắc tự động và tích hợp với hệ thống kế toán của bạn.

3. Hãy chú ý đến các hóa đơn đến hạn thanh toán

Thiết lập một hệ thống mà bạn có thể biết được những hóa đơn nào đang chờ xử lý, hoặc tốt hơn là những hóa đơn sắp đến hạn để bạn có thể yêu cầu thanh toán càng sớm càng tốt. Tùy thuộc vào cơ sở khách hàng của bạn, bảng tính Excel là một nơi tốt để bắt đầu, nhưng mọi thứ trở nên dễ quản lý hơn nhiều khi sử dụng phần mềm kế toán.

4. Tạo mối quan hệ với bất kỳ ai đưa séc cho bạn

Biết tên và địa chỉ email của người đưa séc cho bạn là một lợi thế lớn. Hầu hết các mối quan hệ B2B là với nhân viên bán hàng, tiếp thị hoặc các nhân viên không liên quan đến kế toán. Nhưng nếu bạn có thể biết nhân viên tài khoản phải trả, bạn sẽ có vị trí tốt hơn để nhận được câu trả lời về vị trí của khoản thanh toán trong chu kỳ xử lý và yêu cầu trực tiếp nếu có bất kỳ sự chậm trễ nào.

5. Có một bước đệm tài chính

Một cách để vượt qua các vấn đề về dòng tiền là duy trì một vùng đệm tài chính, thường là dưới hình thức tiết kiệm. Điều này không phải lúc nào cũng dễ dàng, đặc biệt nếu bạn lo ngại về việc không có đủ tiền mặt ngay từ đầu. Hầu hết các nhà hoạch định tài chính đều khuyên các cá nhân và chủ doanh nghiệp nên có từ 3 đến 6 tháng tiết kiệm để trang trải chi phí. Điều này phụ thuộc vào mức độ thoải mái cá nhân của bạn. Cố gắng bắt đầu từ những khoản nhỏ, tăng các khoản đóng góp theo thời gian và sử dụng dự báo dòng tiền để thông báo cho kế hoạch tiết kiệm của bạn. Bài viết SCORE này cung cấp thêm thông tin về lượng tiền mặt mà một doanh nghiệp nhỏ nên dự trữ.

Một nguồn dự trữ tiền mặt khác là hạn mức tín dụng kinh doanh. Không giống như các khoản vay truyền thống, hạn mức tín dụng mang lại cho bạn sự linh hoạt hơn và có thể được sử dụng để tài trợ cho việc thuê và mua hàng hoặc như một mạng lưới an toàn khi đối mặt với những thách thức như trả lương trong cuộc khủng hoảng dòng tiền. Hãy chắc chắn nộp đơn trong thời gian sức khỏe tài chính, sau đó vay khi bạn cần tiền mặt và trả lại khi bạn không.

6. Hãy có chiến lược với sự phát triển của bạn

Tăng trưởng nhanh thường có thể dẫn đến các vấn đề về dòng tiền. Giành được hợp đồng mới có thể đồng nghĩa với việc bạn cần đầu tư vào những nhân viên mới, nhưng các điều khoản ròng trong 30, 60 hoặc thậm chí 90 ngày có thể dẫn đến việc thanh toán chậm và khủng hoảng tiền mặt trong bảng lương chờ ngày lĩnh lương.

Đừng né tránh các cơ hội tăng trưởng, nhưng hãy sử dụng dự báo dòng tiền của bạn để theo dõi xem bạn mất bao lâu để trả hết nợ để tăng trưởng (hãy nhớ rằng hạn mức tín dụng cũng có thể hữu ích vào thời điểm này). Hãy xem mỗi khách hàng như một khoản đầu tư và tự hỏi:liệu tôi có đang kiếm được lợi nhuận không và mất bao lâu để thu về?