Mọi doanh nghiệp nhỏ đều phải đối mặt với một thách thức trong việc nhận thanh toán đúng hạn từ khách hàng. Vì hầu hết các doanh nhân hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ mới tham gia vào lĩnh vực kinh doanh của họ, họ thường bị tụt hậu và không thể theo dõi các khoản thanh toán chậm. Khi các công ty đã phát triển, mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh bao gồm cả các phương pháp lập hóa đơn, do đó, có một cách để các doanh nghiệp nhỏ được thanh toán đúng hạn. Chỉ cần làm theo các mẹo nghi thức sau để nhận được khoản thanh toán của bạn đúng hạn:
Khi lập hóa đơn cho khách hàng của bạn, hãy đảm bảo sử dụng hệ thống lập hóa đơn hiểu rõ nhu cầu kinh doanh của bạn và thành thạo trong việc xử lý và quản lý hóa đơn của bạn. Nếu bạn có sẵn một hệ thống lập hóa đơn chính xác, bạn có thể chuyển trọng tâm của mình vào việc phát triển doanh nghiệp của mình. Hệ thống hóa đơn nhất quán và được tùy chỉnh tạo nên sự tin tưởng của khách hàng và họ dễ dàng tiếp cận công ty của bạn.
Khi chấp nhận một nhiệm vụ đảm bảo rằng khách hàng không phải là người nhận bất kỳ sự ngạc nhiên nào. Trước khi chấp nhận và kết thúc một giao dịch, hãy cung cấp cho khách hàng của bạn tất cả các điều khoản và điều kiện mà bạn tuân theo với danh sách các dịch vụ do bạn cung cấp và chi phí của chúng. Nếu được cung cấp trước một con số về sân bóng thì có thể quyết định trước số tiền khách hàng có thể trả và khoản thanh toán đó có được chấp nhận đối với doanh nghiệp hay không.
Đó là một chiến thuật có lợi cho doanh nhân để có bộ quy tắc riêng của họ và tuân theo các quy tắc đó. Khi lập hóa đơn, nếu bạn đề cập rằng hóa đơn phải thanh toán trong 30 ngày và hóa đơn tiếp theo ghi là phải thanh toán khi nhận hàng thì sẽ tạo ra sự nhầm lẫn cho khách hàng. Đừng gây sốc cho họ bằng cách thêm các khoản phí khác nhau, chẳng hạn như thuế trong một hóa đơn và không có thuế trong hóa đơn kia. Trong trường hợp không thể tránh khỏi thay đổi, hãy thông báo cho họ. Thông báo này sẽ giúp nâng cao lòng tin đối với bạn và doanh nghiệp của bạn.
Đảm bảo hóa đơn của bạn có tất cả thông tin liên hệ được cập nhật vì đây là một cách đơn giản để giảm bớt sự nghi ngờ của khách hàng và có thể liên hệ với bạn trong giờ làm việc trong trường hợp có bất kỳ nghi ngờ hoặc giải thích nào. Là một phần thông tin tối thiểu, hóa đơn của bạn phải chứa địa chỉ, tên doanh nghiệp, số điện thoại và địa chỉ email để dễ dàng truy cập. Điều này giúp xây dựng lòng tin của khách hàng và đảm bảo việc thanh toán hóa đơn của bạn nhanh hơn.
Nhiều khách hàng sẽ có các cổng khác nhau để thực hiện thanh toán cho các nhà cung cấp dịch vụ của họ và một số trong số họ sẽ là các cổng thông dụng và phổ biến nhất. Làm cho doanh nghiệp nhỏ của bạn trở nên thân thiện với thanh toán bằng cách liên kết với các cổng đó để nhận thanh toán. Bạn cũng có thể đính kèm liên kết thanh toán vào hóa đơn kỹ thuật số của mình để dễ dàng thanh toán. Doanh nghiệp nhỏ cũng nên sẵn sàng để nhận các khoản thanh toán thông qua các phương thức truyền thống.
Theo FreshBooks, “Một câu nói đơn giản‘ vui lòng thanh toán hóa đơn trong vòng ’hoặc‘ cảm ơn doanh nghiệp của bạn ’có thể làm tăng hơn 5% tỷ lệ hóa đơn được thanh toán!”
Những từ kỳ diệu của Vui lòng và Cảm ơn giúp bạn nhận được khoản thanh toán đúng hạn. Nó cũng được chứng minh rằng những từ này hỗ trợ trong việc duy trì mối quan hệ thân tình với khách hàng, từ đó xây dựng một mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp trong những năm tới.
Nếu khách hàng đưa ra một dự án tốn thời gian và kéo dài, đừng ngần ngại yêu cầu khách hàng trả cho bạn một nửa. Yêu cầu thanh toán trước giúp trang trải các chi phí ban đầu và giữ cho bạn tồn tại cho đến khi khách hàng thanh toán số dư và ngược lại khách hàng đảm bảo rằng bạn đang làm việc hết khả năng của mình.
Hầu hết các hệ thống lập hóa đơn được điều chỉnh để gửi các lời nhắc thanh toán tự động theo thời gian. Tuy nhiên, một số khách hàng đến muộn cần được theo dõi cá nhân. Bạn cần liên hệ với khách hàng và nhắc họ về khoản thanh toán chưa thanh toán cho các dịch vụ của bạn. Luôn trao đổi trực tiếp với khách hàng của bạn một cách tế nhị và lịch sự về khoản thanh toán chưa thanh toán. Lao vào súng đạn không thể hoàn thành công việc.
Nếu lịch sự và tinh tế không làm mất đi sự quyến rũ của họ, luôn có một cách lâu đời để họ gặp mặt trực tiếp và giải quyết vấn đề. Nếu khách hàng ở gần,
chỉ cần giao hóa đơn đã in bằng tay vì nó cũng sẽ thể hiện sự kiên trì của bạn. Đôi khi, không phải là kỹ thuật viên cũng có thể giúp ích vì không phải tất cả các khách hàng sẽ hiểu biết về internet. Gửi hóa đơn qua thư cũng là một cách dễ dàng để tăng tốc quá trình thanh toán.
Thực hiện theo các mẹo trên để có được quy tắc lập hóa đơn hoàn hảo và được thanh toán đúng hạn cho công việc khó khăn của bạn.
