Quy trình kế toán bao gồm một loạt các công việc thường được gọi là các bước kế toán. Quá trình này diễn ra theo chu kỳ, trong đó các bước kế toán giống nhau được lặp lại trong mỗi kỳ kế toán. Bắt đầu bằng việc ghi lại các giao dịch kinh doanh và kết thúc bằng việc trình bày báo cáo tài chính, sau đây các bước kế toán cơ bản có thể chứng minh các ảnh hưởng khác nhau của các giao dịch kinh doanh đối với tình hình tài chính và hiệu quả hoạt động của công ty bạn.
Các công ty phải ghi lại từng giao dịch kinh doanh vào sổ nhật ký gốc, một bước được gọi là ghi nhật ký. Thông qua việc ghi nhật ký, mỗi giao dịch kinh doanh được ghi nhận vào hai tài khoản có liên quan nhưng đối diện nhau, một tài khoản ghi nợ và tài khoản kia ghi có cùng số tiền giao dịch. Nói chung, các bút toán được nhập theo thứ tự ngày giao dịch của chúng khi giao dịch xảy ra.
Thông tin tài khoản được ghi trên sổ Nhật ký ban đầu phải được kết chuyển sau đó và đăng lên sổ cái. Sổ cái có định dạng tài khoản giúp dễ dàng tìm nguồn dữ liệu tài khoản để lập báo cáo tài chính. Sổ cái tổng hợp nhóm các tài khoản dựa trên cấu trúc của bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Tất cả các số tiền giao dịch được tìm thấy trong sổ nhật ký cho mỗi tài khoản sổ cái được tổng hợp và sau đó được hiển thị dưới dạng số dư của tài khoản sổ cái đó.
Chuẩn bị một số dư thử là có một danh sách các tài khoản sổ cái chung với tất cả các số tiền ghi nợ được hiển thị trong một cột và tất cả các số tiền có trong một cột khác. Mỗi cột được tính tổng và tổng của chúng được so sánh với nhau để xem liệu có số dư hoặc bất kỳ sự bất bình đẳng nào hay không. Mục đích của việc lập số dư thử là để phát hiện ra bất kỳ sai sót nào trong việc ghi nhật ký hoặc đăng lỗi từ các bản ghi chép trước đó và sửa chúng để việc soạn thảo báo cáo tài chính có thể được tiến hành.
Các công ty có thể cần thực hiện các bút toán điều chỉnh nhất định đối với một số giao dịch kinh doanh có xu hướng không được ghi nhận cho đến khi kết thúc kỳ kế toán. Các giao dịch kinh doanh như vậy thường bao gồm các khoản thanh toán trước của một công ty dưới dạng chi phí trả trước hoặc của khách hàng dưới dạng doanh thu trước khi bán hàng, cũng như bất kỳ khoản doanh thu hoặc chi phí dự thu nào đơn giản là không được ghi nhận trong kỳ, chẳng hạn như các khoản phải thu hoặc tiền lương chưa thanh toán. Một bút toán điều chỉnh khoản trả trước điều chỉnh một cách thích hợp tổng số dư của khoản trả trước để phản ánh chi phí phát sinh hoặc doanh thu kiếm được cho kỳ kế toán hiện tại.
Các bút toán tạm thời là các bút toán được thực hiện cho các tài khoản báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, cụ thể là các tài khoản doanh thu và chi phí khác nhau, cộng với tài khoản cổ tức. Mọi số dư trong các tài khoản tạm thời phải được kết thúc vào cuối kỳ kế toán vì các tài khoản doanh thu hoặc chi phí cần phải bắt đầu với số dư bằng 0 cho kỳ kế toán tiếp theo. Số dư trong tài khoản tạm thời được đóng vào tài khoản lợi nhuận để lại, với doanh thu làm tăng thu nhập và chi phí để lại và cổ tức làm giảm lợi nhuận để lại.
Lập báo cáo tài chính về cơ bản là việc chuyển số dư tài khoản sổ cái sang các tài khoản tương ứng trong các báo cáo tài chính khác nhau - bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo vốn chủ sở hữu của cổ đông. Các công ty thường sử dụng một bảng tính để lập báo cáo tài chính. Một trang tính thường có dạng các cột khác nhau và một trang tính cơ bản có thể bao gồm cột tài khoản, cột bảng cân đối kế toán và cột báo cáo thu nhập. Cột tài khoản liệt kê tất cả các tên tài khoản có số dư tài khoản được nhập thích hợp dưới một trong hai cột báo cáo, tạo ra phiên bản ban đầu của báo cáo tài chính.
