Hầu hết các công ty chuẩn bị ngân sách cho mọi hoạt động mà họ tham gia, cũng như các hoạt động bình thường của họ. Vào cuối khoảng thời gian hoặc dự án, ngân sách được so sánh với chi phí và thu nhập thực tế và bất kỳ sự khác biệt nào giữa ngân sách với chi phí và chi phí thực tế được phân tích. Thực hành này, được gọi là "phân tích phương sai", quan trọng trong kế toán quản trị, tập trung vào việc tạo ra thông tin hướng tới tương lai, chẳng hạn như phát triển ngân sách và đo lường hiệu quả hoạt động, để hỗ trợ các nhà quản lý xây dựng chiến lược kinh doanh, lập kế hoạch hoạt động kinh doanh và đánh giá kết quả kinh doanh.
Dựa trên thông tin từ kế toán tài chính, kế toán quản trị thường lập các kế hoạch ngân sách cho các khía cạnh khác nhau của hoạt động của doanh nghiệp và sau đó các nhà quản lý có thể sử dụng chúng như một hướng dẫn để đưa ra các quyết định sáng suốt hơn. Trong khi kế toán tài chính nhấn mạnh đến việc tuân thủ và lưu giữ hồ sơ, thì kế toán quản lý dự báo và lập kế hoạch phát triển kinh doanh trong tương lai và đề xuất các hướng hành động. Lập kế hoạch ngân sách cung cấp cơ sở để đo lường và đánh giá kết quả thực tế.
Đo lường kết quả thực tế so với ngân sách nhằm theo dõi và ghi lại các hoạt động kinh doanh, kết quả của chúng được sử dụng để đánh giá thêm hiệu quả hoạt động. So sánh giữa ngân sách thực tế và ngân sách thường cho thấy sự khác biệt, hoặc "phương sai", có thể thuận lợi hoặc không thuận lợi. Ví dụ:trong ngân sách chi phí, con số thực tế thấp hơn con số được lập ngân sách sẽ được coi là có lợi, trong khi trong ngân sách bán hàng, con số thực tế cao hơn con số được lập ngân sách sẽ được coi là có lợi.
Phương sai được phân tích để tìm ra nguyên nhân gây ra sự khác biệt giữa thực tế và ngân sách. Lập kế hoạch ngân sách và đo lường kết quả chỉ là bước khởi đầu của quá trình so sánh ngân sách thực tế và ngân sách. Ban Giám đốc sử dụng báo cáo ngân sách để xác định lý do của bất kỳ sự thay đổi nào để có thể đề xuất các hành động khắc phục thích hợp. Các nguyên nhân tiềm ẩn dẫn đến các phương sai bất lợi có thể bao gồm ngân sách không thực tế hoặc hiệu suất dưới tiêu chí.
Phân tích phương sai thông báo tốt hơn cho các nhà quản lý về hoạt động kinh doanh hiện tại. Biết được những gì đã đạt được và những gì chưa đạt được, các nhà quản lý có thể thực hiện các biện pháp củng cố hoặc các hành động khắc phục. Mục đích của việc so sánh ngân sách thực tế so với ngân sách là để gia tăng giá trị cho doanh nghiệp thông qua việc lập kế hoạch, giám sát, đánh giá và kiểm soát tốt hơn. Ban quản lý có thể điều chỉnh ngân sách tăng hoặc giảm để phản ánh thực tế tốt hơn và thực hiện các biện pháp cắt giảm chi phí hoặc thúc đẩy bán hàng mới.
