Hồ sơ kế toán cơ sở tiền mặt khi tiền mặt thực sự được trao tay trong một giao dịch, cung cấp cái nhìn thời gian thực về tình hình tài chính của bạn phản ánh dòng tiền thực tế của một doanh nghiệp hoặc cá nhân. Mặc dù đơn giản và dễ hiểu nhưng nó không tính đến bất kỳ giao dịch đang chờ xử lý nào có thể quan trọng đối với dòng tiền và dự báo trong tương lai. Cho dù bạn chọn kế toán cơ sở tiền mặt hay phương pháp kế toán khác, việc làm việc với cố vấn tài chính có thể giúp bạn lập kế hoạch bền vững cho doanh nghiệp hoặc tài chính của mình.

Kế toán cơ sở tiền mặt là phương pháp ghi lại các giao dịch tài chính khi nhận hoặc trả tiền mặt. Phương pháp này thường được các doanh nghiệp nhỏ và cá nhân sử dụng vì nó dễ hiểu và quản lý hơn. Ví dụ:một doanh nghiệp nhỏ sử dụng kế toán cơ sở tiền mặt sẽ chỉ ghi lại doanh số bán hàng trong tài khoản của mình khi khách hàng đã thanh toán hóa đơn. Điều này có nghĩa là doanh thu được ghi nhận khi thực sự nhận được và chi phí được ghi nhận khi chúng thực sự được thanh toán. Nó cung cấp một bức tranh rõ ràng về dòng tiền thực tế tại bất kỳ thời điểm nào mà không cần phải dự kiến các giao dịch đang chờ xử lý chưa được giải quyết.

Ưu điểm của kế toán cơ sở tiền mặt cho cá nhân và doanh nghiệp

Kế toán cơ sở tiền mặt cho biết khi nào tiền thực sự được nhận và giúp mọi người theo dõi tài chính của họ khi đang di chuyển. Dưới đây là sáu cách chung mà bạn có thể hưởng lợi từ loại hình kế toán này: 

• Đơn giản và dễ hiểu. Việc triển khai đơn giản hơn nên lý tưởng cho các cá nhân và doanh nghiệp nhỏ.
• Không cần điều chỉnh kế toán phức tạp. Phương pháp cơ sở tiền mặt có nghĩa là bạn không phải thực hiện các điều chỉnh kế toán tài chính phức tạp như phương pháp dồn tích. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi tình hình tài chính của mình theo thời gian thực hơn và cũng hạn chế tối đa sai sót giao dịch.
• Dễ hiểu hơn đối với người không làm kế toán. Quá trình này hữu ích cho mọi người hoặc các ngành mà những người không phải là kế toán viên có thể hoàn thành nhiệm vụ ghi sổ kế toán. Cách học này rất đơn giản và cho phép họ tự tính toán.
• Không tốn kém. Cần ít nguồn lực hơn và ít thời gian hơn để quản lý kế toán cơ sở tiền mặt. Vì vậy, việc duy trì phương pháp này cũng sẽ tốn ít chi phí hơn so với các phương pháp khác. Ví dụ:bạn có thể tự mình làm việc đó thay vì tính toán CPA sẽ khiến doanh nghiệp nhỏ của bạn tốn bao nhiêu tiền.  
• Phản ánh dòng tiền thực tế. Nó đưa ra một bức tranh chính xác về dòng tiền theo thời gian thực vì các giao dịch chỉ được ghi lại khi tiền được chuyển giao.
• Cơ hội tiết kiệm thuế. Bạn có thể dựa vào các phương pháp kế toán cơ sở tiền mặt để hoãn các khoản nợ phải chịu thuế cho đến một năm trong tương lai. Bạn cũng có thể yêu cầu chi phí tốt hơn đối với các khoản thanh toán vì mục đích thuế.

Nhược điểm của kế toán cơ sở tiền mặt đối với cá nhân và doanh nghiệp

Kế toán cơ sở tiền mặt không cung cấp cái nhìn đầy đủ về tình hình tài chính của một doanh nghiệp hoặc cá nhân vì nó không xem xét các khoản phải thu. Dưới đây là ba nhược điểm bổ sung cần lưu ý khi sử dụng kế toán cơ sở tiền mặt: 

• Không phản ánh các hóa đơn chưa thanh toán. Vì các giao dịch chỉ được ghi lại sau khi tiền được chuyển nhượng nên các giao dịch đã được thỏa thuận nhưng vẫn chưa được thể hiện trong kế toán của bạn. Trong trường hợp hóa đơn lớn, điều này có thể thể hiện sai lệch tình hình tài chính của cá nhân hoặc doanh nghiệp.
• Có khả năng trình bày sai lệch tình hình tài chính. Vì hóa đơn và tài khoản không được ghi chép cho đến khi tiền được trao tay nên kế toán cơ sở tiền mặt không phản ánh đầy đủ số dư tài khoản của đơn vị.
• Ít khả năng dự đoán các nguồn lực hoặc nhu cầu trong tương lai. Vì việc hạch toán không được thực hiện theo kế hoạch nên khó có thể dự đoán chính xác các nhu cầu tài chính sắp tới.

Cơ sở tiền mặt so với kế toán theo phương pháp dồn tích

Sự khác biệt chính giữa kế toán cơ sở tiền mặt và kế toán dồn tích là thời điểm các giao dịch được ghi lại.

Các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân thường sử dụng phương pháp cơ sở tiền mặt vì nó đơn giản hơn, chỉ theo dõi các giao dịch tiền mặt thực tế, giúp dễ dàng xem xét tiền mặt hơn. Phương pháp này có thể phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc chỉ sử dụng tiền mặt.

Các doanh nghiệp lớn hơn hoặc những doanh nghiệp có giao dịch phức tạp hơn liên quan đến tín dụng hoặc hàng tồn kho thường thích kế toán dồn tích hơn. Phương pháp này ghi lại doanh thu và chi phí khi chúng phát sinh chứ không phải khi tiền mặt được trao tay, từ đó cung cấp bức tranh rõ ràng hơn về tình hình tài chính theo thời gian.

Nếu bạn sử dụng phương pháp dồn tích, hãy lưu ý rằng doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP) cho mục đích kiểm toán hoặc đầu tư.

Dòng mấu chốt

Kế toán cơ sở tiền mặt có thể mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp nhỏ và cá nhân muốn có bức tranh thời gian thực về dòng tiền. Tuy nhiên, nó có những hạn chế. Vì phương pháp này không tính đến các hóa đơn chưa thanh toán nên có khả năng trình bày sai tình hình tài chính, đặc biệt khi có liên quan đến các giao dịch lớn.

Mẹo kinh doanh nhỏ

• Nếu bạn cần trợ giúp, cố vấn tài chính có thể giúp bạn tạo quy trình dòng tiền phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Tìm một cố vấn tài chính không phải là khó khăn. Công cụ miễn phí của SmartAsset kết nối bạn với các cố vấn tài chính đã được hiệu đính phục vụ khu vực của bạn và bạn có thể thực hiện cuộc gọi giới thiệu miễn phí với cố vấn phù hợp để quyết định xem bạn cảm thấy ai phù hợp với mình. Nếu bạn đã sẵn sàng tìm một cố vấn có thể giúp bạn đạt được các mục tiêu tài chính của mình, hãy bắt đầu ngay bây giờ.
• Nếu hóa đơn thuế của bạn từ năm ngoái có vẻ cao, bạn có thể đã không nhận được tất cả các khoản miễn thuế có thể có dành cho doanh nghiệp nhỏ. Sau đây là bảng phân tích các khoản tín dụng mà bạn nên xem xét.

Nguồn ảnh:©iStock.com/yokeetod, ©iStock.com/Blue Planet Studio, ©iStock.com/gorodenkoff