🌟 NHỮNG BÀI HỌC CHÍNH

Mẫu W-9 được sử dụng để nhận dạng và chứng nhận người đóng thuế khi những người làm nghề tự do và nhà thầu độc lập làm việc cho một doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp cần biểu mẫu này để báo cáo chính xác các khoản thanh toán nhất định cho IRS.

Biểu mẫu này yêu cầu tên, địa chỉ, phân loại thuế liên bang, SSN hoặc EIN của bạn và các yêu cầu khấu trừ.

Mục đích của biểu mẫu W-9 IRS là để đảm bảo tất cả các bên đều tuân thủ luật thuế.

Cần có biểu mẫu W-9 bất cứ khi nào nhà cung cấp được trả 600 USD trở lên trong một năm.

Các doanh nghiệp yêu cầu biểu mẫu W-9 từ những người làm việc tự do hoặc nhà thầu để đảm bảo họ có thông tin chính xác để chuẩn bị biểu mẫu 1099-NEC.

Bạn có phải là nhà thầu độc lập hoặc người làm việc tự do vừa có được khách hàng đầu tiên không? Hay bạn là chủ doanh nghiệp cuối cùng đã quyết định giao công việc cho một người làm việc tự do hoặc nhà thầu độc lập?

Nếu vậy, bạn cần làm quen với Mẫu W-9, Yêu cầu Mã số và Chứng nhận Người nộp thuế. 

Có thể bạn đang nghĩ:“Không phải một hình thức thuế khác!” Nhưng đừng lo lắng:Biểu mẫu W-9 gần như không phức tạp như nhiều biểu mẫu khác của Sở Thuế vụ (IRS) hoặc các chứng từ thuế quan trọng.

Vì vậy, chúng ta hãy nhìn sâu hơn vào chủ đề này.

Mẫu W-9 là gì?

Để hiểu Biểu mẫu W-9, trước tiên bạn cần biết về Biểu mẫu 1099-NEC.

IRS sử dụng biểu mẫu 1099-NEC để đảm bảo mọi người báo cáo chính xác khoản bồi thường cho những người không phải là nhân viên—tức là thu nhập từ việc làm nghề tự do hoặc làm việc như một nhà thầu độc lập—trên tờ khai thuế thu nhập của họ.

Khi bạn làm việc với tư cách là nhà thầu hoặc nhà tư vấn độc lập và cung cấp dịch vụ trị giá 600 USD trở lên cho một công ty khác, công ty đó phải báo cáo tổng số tiền đã thanh toán trên 1099-NEC.

Để chuẩn bị 1099-NEC, công ty cần tên, địa chỉ đường phố và mã số nhận dạng người đóng thuế của bạn. Khi doanh nghiệp yêu cầu bạn cung cấp W9, họ chỉ cần đảm bảo rằng họ có mã số nhận dạng người nộp thuế chính xác và các thông tin khác để chuẩn bị biểu mẫu 1099-NEC.

Các công ty thường báo cáo thu nhập này trên Mẫu 1099-MISC. Biểu mẫu đó vẫn được sử dụng để báo cáo một số khoản thanh toán thu nhập linh tinh, chẳng hạn như tiền thuê nhà và tiền bản quyền. Nhưng IRS bắt đầu yêu cầu các công ty báo cáo khoản bồi thường cho những người không phải là nhân viên trên 1099-NEC vào năm 2021.

Bài viết liên quan

Những điều cần thiết về biểu mẫu W-9 dành cho nhà thầu độc lập và người làm việc tự do

Nếu một công ty yêu cầu bạn điền vào mẫu W-9, có thể là do họ có kế hoạch trả tiền cho các dịch vụ của bạn. Đây là những điều bạn cần biết.

Cách hoàn thành Mẫu W-9

Việc điền vào Biểu mẫu W-9 cũng đơn giản như các biểu mẫu thuế! Mặc dù biểu mẫu dài 6 trang nhưng 5 trang trong số đó là hướng dẫn. Bạn có thể hoàn thành biểu mẫu trong vòng chưa đầy 5 phút.

Nếu bạn làm việc với nhiều khách hàng, có thể mỗi người trong số họ sẽ yêu cầu W-9. Bạn không cần phải hoàn thành biểu mẫu W-9 mới cho mọi khách hàng.

Chỉ cần giữ sẵn một bản sao của biểu mẫu đã điền và nó sẽ sẵn sàng thực hiện sau vài giây nếu khách hàng mới yêu cầu.
Để biết thêm chi tiết, hãy đọc hướng dẫn điền Biểu mẫu W-9.

Ai không nên điền W-9

Vì Biểu mẫu W-9 bao gồm thông tin nhạy cảm, như số An sinh xã hội (SSN) hoặc số nhận dạng người sử dụng lao động (EIN), bạn chỉ nên điền vào nếu biết ai đang yêu cầu và tại sao họ cần.

Bạn cũng nên đặt câu hỏi về việc hoàn thành W-9 nếu bạn bắt đầu một công việc mới và chủ lao động yêu cầu bạn hoàn thành công việc đó. Điều này có thể cho thấy rằng công ty có ý định trả lương cho bạn với tư cách là một nhà thầu độc lập chứ không phải là một nhân viên và sẽ không khấu trừ thuế thu nhập hoặc thuế tiền lương từ tiền lương của bạn. Điều này sẽ trở thành vấn đề đối với bạn khi nộp tờ khai thuế thu nhập.

Nhân viên nên điền vào Biểu mẫu W-4 chứ không phải Biểu mẫu W-9.

Bạn có cần cập nhật W-9 của mình không?

Bạn nên cập nhật biểu mẫu W-9 nếu thông tin của bạn thay đổi, mặc dù một số tổ chức có thể yêu cầu bạn gửi biểu mẫu mới có chữ ký hàng năm để đảm bảo họ có thông tin chính xác nhất trong hồ sơ.

Bạn có thể cần gửi W-9 cập nhật nếu:

• tên hoặc địa chỉ của bạn đã thay đổi
• phân loại thuế liên bang của bạn đã thay đổi; ví dụ:cơ cấu doanh nghiệp của bạn đã chuyển từ chủ sở hữu duy nhất sang công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) hoặc công ty C
• số nhận dạng chủ lao động hoặc tên doanh nghiệp của bạn đã thay đổi
• IRS thông báo cho bạn rằng bạn phải chịu khoản khấu lưu dự phòng (chúng tôi sẽ đề cập đến khoản khấu lưu dự phòng chi tiết hơn sau)

Nếu bất kỳ điều nào trong số này áp dụng, bạn có thể tải xuống biểu mẫu W-9 từ trang web IRS, điền vào và gửi cho khách hàng của mình.

Những điều cần thiết về biểu mẫu W-9 dành cho chủ doanh nghiệp

Bây giờ, hãy trả lời một số câu hỏi cho phía bên kia của giao dịch:chủ doanh nghiệp hoặc người cần thu thập các mẫu W-9 đã điền đầy đủ từ các nhà thầu độc lập.

Bạn có cần yêu cầu Mẫu W-9 không?

Nếu bạn thuê các nhà thầu độc lập làm việc cho mình, bạn nên yêu cầu họ điền vào mẫu W-9 trước khi bạn trả tiền cho họ. Chỉ cần tải biểu mẫu xuống từ trang web IRS và yêu cầu họ điền và ký tên.

Bạn không cần phải nộp Biểu mẫu W-9 cho Sở Thuế vụ. Chỉ cần giữ nó trong hồ sơ của bạn và sử dụng nó để chuẩn bị 1099-NEC cho bất kỳ cá nhân hoặc doanh nghiệp nào mà bạn đã trả từ 600 USD trở lên bằng tiền mặt hoặc séc trong năm.

Nếu bạn thanh toán cho nhà thầu qua thẻ tín dụng hoặc ứng dụng thanh toán như PayPal hoặc Venmo, đừng gửi cho họ 1099-NEC. Công ty phát hành thẻ tín dụng hoặc bộ xử lý thanh toán sẽ gửi cho họ biểu mẫu 1099-K.

Điều gì sẽ xảy ra nếu nhà thầu không gửi W-9 của họ?

Giả sử bạn đã trả cho nhà thầu độc lập của mình 600 đô la trở lên trong năm và bạn không yêu cầu W-9 từ họ hoặc mặc dù bạn đã yêu cầu nhưng họ không hoàn thành hoặc cung cấp cho bạn SSN hoặc EIN của họ.

Trong trường hợp đó, bạn nên ghi lại các yêu cầu lặp đi lặp lại của mình về mã số nhận dạng người nộp thuế (TIN). Sau đó, bạn vẫn phải điền và gửi 1099-NEC với ký hiệu rằng nhà thầu từ chối cung cấp TIN.

Bạn có thể bị phạt vì không cung cấp thông tin bắt buộc trong mẫu 1099, nhưng bạn có thể được miễn hình phạt nếu chứng minh được rằng bạn đã nhiều lần cố gắng lấy TIN từ nhà thầu.

Nếu thực hiện bất kỳ khoản thanh toán nào trong tương lai cho nhà thầu, bạn nên bắt đầu khấu lưu thuế dự phòng ngay lập tức.

Còn nhà cung cấp hoặc nhà thầu nước ngoài thì sao?

Nếu bạn thuê nhà cung cấp nước ngoài hoặc nhà thầu độc lập, bạn không cần phải yêu cầu họ điền vào mẫu W-9. Thay vào đó, những thực thể này cần phải điền vào biểu mẫu W-8.

Nếu bạn đã thực hiện đủ các khoản thanh toán có thể báo cáo, bạn vẫn cần gửi cho họ Biểu mẫu 1099-MISC hoặc Biểu mẫu 1099-NEC vào cuối năm.

Tại sao nhà cung cấp yêu cầu biểu mẫu W-9?

Thật dễ hiểu tại sao bạn có thể cần W-9 từ các nhà cung cấp để có thể gửi cho họ 1099 vào cuối năm. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu nhà cung cấp yêu cầu bạn điền W-9?

Có một lý do khiến nhà cung cấp của bạn có thể yêu cầu bạn hoàn thành biểu mẫu W-9:Bạn đang mua hàng và bán lại để lấy hoa hồng. Ví dụ:nếu bạn tham gia vào một công ty bán hàng trực tiếp như Mary Kay, Pampered Chef hoặc Tupperware, bạn có thể mua sản phẩm từ công ty đó để bán lại hoặc dùng làm hàng mẫu.

Trong trường hợp đó, công ty cần W-9 từ bạn vì họ đang trả hoa hồng cho bạn. Mặc dù họ chỉ được yêu cầu gửi cho bạn 1099-NEC nếu bạn bán hàng trực tiếp từ 5.000 USD trở lên nhưng một số công ty tự động yêu cầu W-9 từ tất cả các đại diện bán hàng trước khi trả tiền hoa hồng để đảm bảo họ có thông tin cần thiết để gửi 1099 cho những người cần chúng vào cuối năm.

Việc nhận được 1099 đảm bảo bạn có thông tin phù hợp để báo cáo các khoản hoa hồng đó trên thuế thu nhập của mình.

Giữ lại dự phòng là gì?

IRS yêu cầu khấu lưu dự phòng đối với các khoản thanh toán cho một số doanh nghiệp hoặc cá nhân nhất định. Ví dụ:nếu ai đó từ chối cung cấp mã số nhận dạng người nộp thuế (TIN) chính xác hoặc không báo cáo (hoặc báo cáo thiếu) thu nhập từ lãi hoặc cổ tức trên tờ khai thuế liên bang của họ, IRS có thể thông báo cho họ rằng họ phải chịu khoản khấu lưu dự phòng.

Nếu bạn phát hiện ra ai đó mà bạn đã thực hiện các khoản thanh toán phải báo cáo phải chịu khoản khấu lưu dự phòng, bạn nên khấu lưu thuế ngay lập tức ở mức 24% đối với bất kỳ khoản thanh toán nào trong tương lai. Gửi mọi khoản thuế được khấu trừ từ khoản thanh toán của họ tới Sở Thuế vụ.

Nếu người nhận muốn ngừng khấu lưu dự phòng, họ cần phải sửa lý do họ phải chịu khoản khấu lưu dự phòng với IRS. Điều này có thể liên quan đến việc cung cấp mã số thuế chính xác, nộp tờ khai thuế còn thiếu hoặc thanh toán số tiền phải trả đối với thu nhập chịu thuế chưa được báo cáo.

Câu hỏi thường gặp về Mẫu W-9 là gì

Loại nhà cung cấp nào cần W-9?

Các doanh nghiệp nên cung cấp biểu mẫu W-9 cho bất kỳ ai mà họ trả trên 600 đô la trong một năm vì mục đích kinh doanh. Điều này bao gồm các cá nhân tự kinh doanh, người làm việc tự do, những người trong công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên và bất kỳ ai được trả tiền để làm việc cho công ty nhưng không phải là nhân viên.

Tôi sẽ phải trả bao nhiêu thuế cho W-9?

Với tư cách là nhà thầu độc lập hoặc người làm việc tự do, số tiền thuế thu nhập bạn sẽ nợ đối với thu nhập được trả thông qua thỏa thuận W-9 tùy thuộc vào một số yếu tố, bao gồm mức thu nhập, trạng thái nộp hồ sơ cũng như các loại khoản khấu trừ và tín dụng thuế mà bạn có thể yêu cầu.

Nếu thu nhập này bị khấu lưu dự phòng thì 24% cố định sẽ được khấu trừ từ các khoản thanh toán của bạn, nhưng nghĩa vụ thuế thực tế của bạn có thể nhiều hơn hoặc ít hơn số tiền này. Khi nộp tờ khai thuế, bạn có thể phải trả nhiều tiền hơn hoặc có thể được hoàn lại tiền.

Khi nào không cần có W-9?

Không cần biểu mẫu W-9 của IRS nếu nhà cung cấp hoặc người làm nghề tự do được trả ít hơn 600 USD trong một năm hoặc nếu các khoản thanh toán vượt quá số tiền đó không liên quan đến kinh doanh.

Điều gì xảy ra nếu nhà cung cấp không cung cấp W-9?

Doanh nghiệp phải ghi lại tất cả các lần cố gắng lấy thông tin W-9 từ nhà cung cấp (tối thiểu ba lần). Nếu doanh nghiệp của bạn không thu thập được biểu mẫu W-9 của IRS từ một nhà cung cấp và bạn đã trả cho họ hơn 600 đô la trong một năm thì bạn phải điền chính xác biểu mẫu 1099-MISC cho mỗi nhà cung cấp, với mức phạt từ 60 đô la đến 330 đô la cho các biểu mẫu bị thiếu. Nhà cung cấp có thể phải đối mặt với hình phạt của IRS.

Là chủ doanh nghiệp, làm cách nào để biết liệu tôi có cần W-9 từ nhà cung cấp hay không?

Nếu khoản thanh toán của bạn cho nhà cung cấp dưới 600 USD trong một năm dương lịch hoặc các giao dịch của bạn không liên quan đến hoạt động kinh doanh hoặc tiến hành giao dịch của bạn thì bạn không cần biểu mẫu W-9. Bất kỳ giao dịch nào trên 600 đô la liên quan đến kinh doanh đều yêu cầu W-9. Điều đó cho thấy rằng việc thu thập biểu mẫu IRS này từ tất cả các nhà cung cấp là một ý tưởng hay.

Làm cách nào để có được W-9?

Bạn có thể tải xuống Mẫu W-9 miễn phí từ trang web IRS.

Mục đích của W-9 là gì?

Mẫu W-9 là cách để các nhà thầu và doanh nghiệp độc lập cung cấp phân loại thuế liên bang, mã số nhận dạng người nộp thuế và các thông tin cần thiết khác để điền vào các biểu mẫu thuế thu nhập liên bang khác cho một thực thể khác. Thông tin này chủ yếu được sử dụng để hoàn thành việc trả lại thông tin, như Biểu mẫu 1099-MISC hoặc Biểu mẫu 1099-NEC về khoản bồi thường cho người không phải là nhân viên.

Sự khác biệt giữa W-8 và W-9 là gì?

Sự khác biệt chính là ai sử dụng từng hình thức. Công dân Hoa Kỳ hoặc người nước ngoài thường trú sử dụng W-9, trong khi các cá nhân và tổ chức không phải người Hoa Kỳ điền vào mẫu W-8 để chứng nhận tình trạng nước ngoài của họ vì mục đích thuế. Đối với người nộp thuế ở Hoa Kỳ, biểu mẫu W-9 là biểu mẫu chính xác cần hoàn thành.