Bạn không thể cải thiện những gì bạn không đo lường được. Theo logic đó, bạn có thể đo lường được điều gì thì bạn có thể cải thiện.
Khi công việc được chuyển sang màn hình máy tính, quá trình đo lường diễn ra theo sau và các nhóm thực sự giỏi trong việc theo dõi số giờ đã ghi, các công cụ được sử dụng và mức độ hoạt động. Nhưng khi các nhóm áp dụng nhiều công nghệ hơn, họ đánh mất một trong những yếu tố ảnh hưởng nhất đến hiệu suất và năng suất:thời gian tập trung.
Thời gian tập trung là công việc không bị gián đoạn nếu không có cuộc họp, tin nhắn và chuyển đổi ngữ cảnh liên tục. Hầu hết các tổ chức đều để nhân viên bảo vệ lịch trình của họ hoặc làm việc ngoài giờ để bắt kịp tiến độ. Khi tùy thuộc vào từng cá nhân, thời gian tập trung hiếm khi là một phần của cuộc trò chuyện về năng suất, năng lực hay sự kiệt sức.
Thời gian tập trung không phải là trách nhiệm cá nhân mà phải là một mệnh lệnh hoạt động có thể đo lường được đối với các bộ phận nhân sự.
Chúng tôi đã theo dõi thời gian tập trung của 140.000 nhân viên tại 17.000 tổ chức và kết quả rất đáng ngạc nhiên:một nhân viên trung bình chỉ dành 39% thời gian được theo dõi của họ để tập trung sâu. Thời gian còn lại của họ dành cho các cuộc họp, nhắn tin và chuyển đổi công cụ. Khoảng cách này giúp giải thích tại sao năng suất vẫn giữ nguyên ngay cả khi đầu tư vào công cụ và công nghệ tăng nhanh.
Đi sâu vào bản demo tương tác của chúng tôi và khám phá các tính năng giúp việc quản lý nhóm toàn cầu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Có lẽ nguyên nhân gây xao lãng lớn nhất là các cuộc họp. Một công nhân điển hình hiện tham dự khoảng 25 cuộc họp mỗi tháng và những cuộc họp đó không còn bị giới hạn trong các cửa sổ cụ thể nữa. Chúng được rải khắp gần như mọi giờ trong ngày làm việc.
Đây là một bài tập suy nghĩ đơn giản:nếu bạn trang bị cho một thành viên nhóm làm việc hiệu quả những công cụ tốt nhất nhưng lại kéo họ ra khỏi công việc ngay khi họ đang bắt đầu làm việc, liệu họ có còn làm việc hiệu quả không?
Đây là lý do tại sao các cuộc họp tạo ra vấn đề về cơ cấu ở quy mô lớn. Khi sự tập trung liên tục bị gián đoạn, nhân viên không thể tạo được động lực cần thiết để giải quyết công việc phức tạp. Chi phí hoạt động không chỉ là thời gian họp mà còn mất tập trung trước và sau.
Nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong vấn đề thiết kế công việc này. Tạo ra các quy tắc và chính sách lập kế hoạch, đặt kỳ vọng xung quanh tình trạng sẵn có và khuyến khích khả năng đáp ứng, tất cả đều định hình cách một ngày diễn ra.
Khi dữ liệu cho thấy người lao động chỉ có được hai đến ba giờ tập trung mỗi ngày, phản ứng trung thực đầu tiên là lo lắng rằng các nhóm quá bận rộn. Nhưng các chuyên gia nhân sự cần phải đào sâu hơn và suy nghĩ về cách sử dụng thời gian.
Khi chưa đến một nửa ngày làm việc được dành cho công việc tập trung, kết quả kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng và tình trạng kiệt sức của nhân viên sẽ tăng lên.
Hầu hết các nhà lãnh đạo đều kết luận rằng nhân viên cần những công cụ và sự hỗ trợ tốt hơn khi năng suất và kết quả không như mong đợi. Và ngày nay, sự hỗ trợ đó thường được cung cấp dưới dạng AI.
Chúng tôi đang thấy điều đó ở khắp các ngành và chức năng:Việc áp dụng AI đang gia tăng nhưng kết quả không đồng đều. Đó là vì bản thân việc sử dụng AI đã là một kỹ năng và việc xây dựng một kỹ năng đòi hỏi sự chú ý liên tục và không bị gián đoạn.
Nếu không có thời gian tập trung thì ngay từ đầu sẽ không có cách nào để phát triển kỹ năng đó. Việc sử dụng AI sẽ tiếp tục ở mức nông cạn cho đến khi các tổ chức khắc phục được vấn đề về thời gian tập trung.
Hãy nghĩ về điều đó một cách thực tế, khi một nhân viên chỉ có vài phút không bị gián đoạn, họ sẽ truy cập vào một công cụ AI trong vài phút thay vì thiết kế lại toàn bộ quy trình làm việc xung quanh nó. Đó là công thức khiến AI hoạt động kém hiệu quả.
Thời gian tập trung là yếu tố hạn chế khả năng tích hợp AI sâu vào hầu hết các doanh nghiệp.
Nhân sự có thể đóng vai trò trung tâm trong việc đảo ngược tình trạng suy giảm thời gian tập trung. Các tiêu chuẩn mà HR đặt ra xung quanh các cuộc họp, kỳ vọng giao tiếp và việc sử dụng AI sẽ xác định liệu có thể tập trung vào quy mô lớn hay để lại cho ý chí cá nhân.
Với các công cụ phần mềm hiện có khả năng theo dõi thời gian tập trung, đội ngũ nhân sự có khả năng xác định lại thời gian tập trung có ý nghĩa như thế nào đối với các công ty. Việc theo dõi thời gian tập trung và bảo vệ nó ở cấp độ tổ chức sẽ giúp tăng năng suất, gắn kết nhân viên tốt hơn và giảm tình trạng kiệt sức.