Khi các nhóm theo dõi năng suất của nhân viên, mọi người không thích điều gì?
Có phải nó đang được theo dõi? Hay là nó đang bị theo dõi mà không hiểu tại sao?
Có một sự khác biệt lớn và nó quan trọng. Hầu hết sự phản đối của nhân viên đối với việc theo dõi năng suất không xuất phát từ chính hành động theo dõi. Thay vào đó, nó xuất phát từ cảm giác bị theo dõi mà không có bối cảnh hoặc bị đo lường mà không có lời giải thích.
Thông thường, công cụ trở thành vấn đề khi vấn đề thực sự là thiếu giao tiếp cởi mở. Các thiết bị thuộc sở hữu của công ty khiến điều này càng khó thực hiện đúng hơn vì tính minh bạch có thể trở thành điều cần suy nghĩ lại đối với một số nhà quản lý khi điều này không bắt buộc về mặt pháp lý.
Tại Hubstaff, chúng tôi tin rằng đạo đức được ưu tiên hơn luật pháp khi nói đến các cuộc trò chuyện xung quanh việc giám sát. Ngay cả khi phần cứng thuộc sở hữu của tổ chức, những kỳ vọng về cách sử dụng phần cứng đó cần phải được đặt rõ ràng ngay từ đầu trước khi bất kỳ ai đăng nhập lần đầu tiên.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn về tính năng theo dõi năng suất của nhân viên do công ty sở hữu và cách bạn có thể triển khai tính năng này một cách hiệu quả và có đạo đức.
Hầu hết các công cụ theo dõi năng suất đều được xây dựng dựa trên giả định rằng nhân viên sẽ tích cực tham gia vào hoạt động giám sát của chính họ.
Thông thường, điều đó có nghĩa là bắt đầu tính giờ, ghi nhật ký tác vụ và các hoạt động khác. Tuy nhiên, giả định đó không phù hợp trong môi trường làm việc thực tế, nơi trọng tâm bị phân mảnh và việc chuyển đổi ngữ cảnh diễn ra liên tục. Trong theo dõi năng suất truyền thống:
Kết quả là dữ liệu bạn không thể hoàn toàn tin tưởng và nhóm của bạn sẽ không hài lòng với quy trình này. Có một cách tốt hơn để có được sự hiển thị mà không cần yêu cầu mọi người tự duy trì nó.
Theo dõi thiết bị thuộc sở hữu của công ty là quy trình được sử dụng để theo dõi giờ làm việc của nhân viên, thời gian dành cho các hoạt động, trang web đã truy cập, các chương trình được sử dụng và các tương tác khác giúp giám sát hoạt động trên máy tính của nhân viên trong suốt ngày làm việc. Quá trình theo dõi chạy tự động trên phần cứng mà tổ chức sở hữu và quản lý, do đó không cần có bộ tính giờ để bắt đầu hoặc bất kỳ sự tương tác nào của nhân viên cần thiết để bắt đầu theo dõi.
Vì thiết bị thuộc quyền sở hữu của công ty nên doanh nghiệp có thể định cấu hình quyền trước khi thiết bị đến bàn làm việc của ai đó. Chính sách theo dõi được thiết lập, phần mềm được triển khai và mọi thứ đã sẵn sàng chạy ở chế độ nền ngay từ ngày đầu tiên.
Những gì được thu thập là dữ liệu hoạt động dưới dạng thời gian dành cho ứng dụng, thời lượng phiên làm việc và kiểu sử dụng chung. Điều này giúp người quản lý hiểu được công việc thực sự diễn ra như thế nào mà không làm gián đoạn những người đang thực hiện công việc đó.
Theo dõi năng suất trên các thiết bị do công ty sở hữu không nhất thiết có nghĩa là đăng ký liên tục, hẹn giờ hiển thị hoặc các công cụ khiến mọi người cảm thấy như mọi hành động của họ đều bị theo dõi.
Một thiết lập tốt diễn ra một cách lặng lẽ, chỉ ghi lại những gì quan trọng và quan trọng nhất là tránh xa. Sau đây là cách thực hiện điều đó.
Cách khắc phục đơn giản nhất đối với dữ liệu không nhất quán là loại bỏ bước con người gây ra dữ liệu đó.
Với tính năng theo dõi thời gian tự động, việc theo dõi sẽ tự động bắt đầu ngay khi ai đó bắt đầu làm việc. Không cần hẹn giờ để bắt đầu, không cần kết thúc phiên — theo mặc định, các nhóm sẽ có được bức tranh đầy đủ và chính xác về thời gian sử dụng.
Độ chính xác này không phụ thuộc vào thói quen hay liệu ai đó có quá tập trung vào một nhiệm vụ để chú ý đến đồng hồ hay không. Theo thời gian, sự nhất quán đó sẽ tạo thành các mẫu mà bạn có thể tin cậy, các báo cáo phản ánh thực tế và giảm bớt gánh nặng hành chính cho mọi người.
Điều gây rối nhất mà một công cụ theo dõi có thể làm là nhắc nhở mọi người rằng nó tồn tại.
Mọi cửa sổ bật lên, mọi lời nhắc, mọi bộ đếm thời gian hiển thị đều là một sự gián đoạn nhỏ. Những sự gián đoạn như vậy có thể đến không đúng thời điểm, kéo ai đó ra khỏi trạng thái tập trung làm việc ngay khi họ cuối cùng đã ổn định ở trạng thái trôi chảy.
Theo dõi nền giúp ngăn chặn điều đó. Nó diễn ra ở hậu trường trong khi nhân viên tập trung vào những gì họ được thuê để làm. Công việc được hoàn thành, dữ liệu được ghi lại và không ai phải lãng phí thời gian chuyển đổi giữa công việc của họ và công cụ đo lường công việc đó.
Có sự khác biệt đáng kể giữa việc biết ai đó đang làm việc và hiểu công việc đang được thực hiện như thế nào. Dữ liệu hoạt động thu hẹp khoảng cách bằng cách khám phá các mẫu mà lẽ ra sẽ không được nhìn thấy.
Đây là những gì nó trông giống như trong thực tế:
Mục tiêu không phải là bắt ai đó làm sai điều gì mà là để hiểu cách thức công việc diễn ra trong tổ chức của bạn. Đổi lại, bạn có thể đưa ra quyết định tốt hơn về vấn đề đó.
Việc theo dõi vượt ra ngoài các ranh giới đã được thiết lập (ví dụ:thu thập dữ liệu trong giờ làm việc cá nhân hoặc theo những cách mà nhân viên chưa bao giờ được thông báo) là cách bạn biến một công cụ hữu ích thành trách nhiệm pháp lý. Bạn cần bổ sung ý định bằng cấu hình.
Hầu hết các công cụ theo dõi tốt đều cho phép bạn xác định chính xác thời gian và cách thức tiến hành giám sát - ví dụ:chỉ giờ làm việc, thiết bị cụ thể, vai trò cụ thể. Thiết lập như thế này có nghĩa là dữ liệu bạn thu thập có thể bảo vệ được và những người bị theo dõi không lo bị theo dõi vào cuối tuần.
Vấn đề báo cáo sẵn sàng tuân thủ cũng ở đây. Khi kiểm toán diễn ra hoặc phát sinh tranh chấp, việc có hồ sơ rõ ràng, phù hợp với chính sách sẽ hữu ích hơn nhiều so với việc cố gắng giải thích công cụ theo dõi của bạn đang làm gì và tại sao.
Các thiết bị thuộc sở hữu của công ty tạo cơ hội tự nhiên để được theo dõi ngay từ đầu. Phần cứng thuộc sở hữu và được định cấu hình bởi tổ chức, vì vậy người dùng có thể bắt đầu làm việc một cách đơn giản mà không cần lo lắng về việc bắt đầu theo dõi.
Tính năng theo dõi tự động của Hubstaff đối với các thiết bị thuộc sở hữu của công ty thực hiện được điều này. Nó chạy ở chế độ nền, bắt đầu khi có hoạt động và dừng khi không có hoạt động nào mà không yêu cầu nhân viên làm bất cứ điều gì.
Quản trị viên đặt chính sách một lần (xác định lịch trình, nhóm và quy tắc) và việc theo dõi sẽ tự xử lý từ đó. Các thành viên mới được thêm vào tổ chức sẽ tự động được thêm vào chính sách đó, nghĩa là công việc cấu hình sẽ ít hơn khi các nhóm phát triển và có ít khoảng trống hơn trong dữ liệu.
Ngoài việc giúp việc thu thập dữ liệu dễ dàng hơn, tính năng theo dõi tự động còn thay đổi giá trị của dữ liệu đó. Với một hệ thống chạy mà không có ai quản lý, bạn sẽ nhận được dữ liệu phản ánh cách thức công việc thực sự diễn ra.
Theo thời gian, các khuôn mẫu xuất hiện, các quyết định trở nên dễ biện minh hơn và các giả định được thay thế bằng kiến thức.
Chúng tôi đã dành phần lớn bài viết này để nói về việc sử dụng công nghệ phù hợp nhưng đó là phần dễ dàng hơn trong việc theo dõi.
Phần khó hơn là đảm bảo những người ở đầu nhận hiểu phần mềm là gì, tại sao nó lại ở đó và bạn sẽ làm gì với những gì nó nói với bạn. Dưới đây là một số mẹo để theo dõi đạo đức.
Điều này không đòi hỏi sự hoàn hảo, nhưng nó có yêu cầu ý định. Thành công bền vững nhờ tính năng theo dõi thiết bị do công ty sở hữu tập trung vào việc bạn sẵn sàng thừa nhận rằng nhóm của bạn xứng đáng được hiểu đầy đủ về cách bạn dự định sử dụng thiết bị đó.
Mặt kỹ thuật của việc này đơn giản hơn hầu hết mọi người mong đợi.
Các chính sách được thiết lập, phần mềm được triển khai và trang tổng quan bắt đầu hiển thị cho bạn biết công việc trong tổ chức của bạn sẽ như thế nào — tất cả đều không cần bất kỳ ai trong nhóm của bạn cần phải làm bất cứ điều gì khác với những gì họ đã làm.
Nhưng sự thay đổi có ý nghĩa ở đây không phải là việc cài đặt hệ thống hay việc báo cáo đơn giản hóa. Nó thậm chí còn không mang lại sự tiện lợi cho việc tuân thủ tích hợp.
Thay vào đó, đó là sự kết thúc của việc quản lý từ giả định và bắt đầu quản lý từ điều gì đó gần với sự thật hơn. Tính năng theo dõi chạy ẩn trên các thiết bị mà tổ chức của bạn đã sở hữu giúp thực hiện việc này mà không làm gián đoạn những người đang thực hiện công việc. Nếu muốn xem thực tế nó trông như thế nào, bạn có thể bắt đầu dùng thử Hubstaff miễn phí ngay hôm nay.