Hàng năm, một công ty chuẩn bị báo cáo ngân sách để cung cấp thông tin chi tiết về ngân sách và các sáng kiến của tổ chức. Nó thường được trình bày cho hội đồng quản trị và quản lý cấp trên. Các nhà quản lý căn cứ vào báo cáo ngân sách của họ dựa trên thông tin mà họ thu thập được từ các bộ phận khác nhau, bao gồm tiếp thị, kế toán và các nhóm dẫn đầu các dự án đặc biệt.
Viết tên và chức danh của người đang soạn thảo và phát hành báo cáo ngân sách cùng với đơn vị hoặc bộ phận mà người đó đại diện ở đầu trang. Trên dòng tiếp theo, hãy viết ngày phát hành bản tuyên bố.
Viết báo cáo ngân sách của bạn giống như một bản ghi nhớ hoặc thư thông thường. Chào người hoặc những người mà bạn đang gửi tin nhắn này, chẳng hạn như "Gửi tới các thành viên của Hội đồng quản trị".
Nêu tổng số tiền của ngân sách cho năm tài chính sắp tới trong đoạn đầu tiên. Ví dụ:tuyên bố có thể nói "Chúng tôi vui mừng thông báo ngân sách năm 2010 của chúng tôi là 11.240.000 đô la" hoặc điều gì đó tương tự.
Tóm tắt trọng tâm và mục tiêu của tổ chức cho năm tới trong đoạn tiếp theo. Ví dụ:nếu công ty là một tổ chức phi lợi nhuận, bạn có thể muốn mô tả sứ mệnh của tổ chức và những gì tổ chức có kế hoạch hoàn thành trong năm tới.
Tạo các phần riêng lẻ thảo luận về từng phần của ngân sách cho năm sắp tới. Ví dụ:nếu một phần lớn ngân sách sẽ dành cho các sáng kiến quảng cáo trực tuyến hoặc nghiên cứu nhiều hơn, hãy chia chúng thành các phần riêng của chúng. Giải thích lý do tại sao tiền lại hướng tới những sáng kiến này và theo tỷ lệ nào.
Nói về bất kỳ chương trình mới nào đã bắt đầu hoặc tiến bộ đáng kể đã được thực hiện trong năm trước. Nếu bạn dự định tài trợ cho những chương trình mới này bằng số tiền ngân sách được bao gồm trong bản tuyên bố này, hãy nhớ thảo luận điều này trong một phần đặc biệt có tên "Chương trình Mới" hoặc thứ gì đó tương tự.
Kết thúc bản tóm tắt ngân sách với một cái nhìn về tương lai. Đặt những câu hỏi quan trọng trước khi viết bản tóm tắt của bạn. Mục tiêu của công ty trong 5 đến 10 năm tới là gì? Ngân sách này gắn với những kế hoạch này như thế nào?
Báo cáo ngân sách có thể ngắn chừng một trang hoặc dài tới năm hoặc sáu trang. Cố gắng giữ cho báo cáo ngân sách càng ngắn gọn càng tốt, nhưng hãy đảm bảo bao gồm thông tin đầy đủ về số tiền sẽ được chi tiêu.
Bạn cũng có thể chọn cung cấp một bảng tính với tuyên bố bằng văn bản phân chia ngân sách theo số lượng. Liệt kê doanh thu dự kiến cho năm sắp tới trong một phần, liệt kê từng bộ phận hoặc chương trình đang nhận tiền ngân sách trong một phần khác, và cuối cùng tổng hợp mọi thứ lên để bạn có thể thấy thặng dư ròng hoặc thâm hụt ngân sách.