Như tên đã nêu, quá trình này bắt đầu với đơn đặt hàng và kết thúc bằng thanh toán. Chu trình Đặt hàng thành Tiền mặt bao gồm toàn bộ quy trình, bắt đầu từ việc đặt hàng và kết thúc sau khi thanh toán. Sau khi bạn cập nhật sổ tài khoản, quá trình này sẽ kết thúc.
Nó còn được gọi là O2C hoặc OTC. Trong cuộc họp của nhà đầu tư hoặc bất kỳ cuộc họp tại văn phòng nào khác, bạn sẽ nghe thấy hai thuật ngữ này rất nhiều. Ban quản lý sử dụng các thuật ngữ này rất nhiều trong khi thảo luận về khía cạnh tài chính của hoạt động bán hàng cho khách hàng trực tiếp.
Khái niệm nêu rõ OTC có một phần công bằng trong sổ sách tài khoản. Nó giúp giảm bớt hoạt động cho đội ngũ quản lý. Nó thông báo cho họ về dòng tiền mặt thông qua bán đơn đặt hàng và cũng tác động đến vốn lưu động.
Chu kỳ OTC bắt đầu ngay sau khi bạn nhận được đơn đặt hàng, nó có thể qua internet hoặc qua mạng, hệ thống của bạn sẽ nhắc một đơn đặt hàng đã nhận. Cách hiệu quả nhất là tự động hóa hệ thống quản lý đơn hàng của bạn. Nó sẽ chứng tỏ là rất hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn, vì nó sẽ tiết kiệm công sức của con người và bạn sẽ biết bất cứ khi nào bạn nhận được đơn đặt hàng. Dưới đây là sáu cách để tự động hóa Hệ thống quản lý kho của bạn.
Sau khi chấp nhận đơn đặt hàng thành công, chu kỳ tiếp theo của chuỗi cung ứng bắt đầu. Mục đích tiếp theo của bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp là thông báo cho viên chức kiểm kê về đơn đặt hàng. Sau đó, anh ta sẽ chuẩn bị đơn hàng và chuẩn bị cho việc vận chuyển. Đảm bảo rằng bạn chuyển tải chi tiết đơn hàng chính xác cho người quản lý hàng tồn kho. Sẽ tốt hơn nếu bạn thậm chí có thể cấp cho anh ta quyền truy cập vào phần mềm của bạn, điều này sẽ giúp người quản lý ghi chú đơn đặt hàng dễ dàng hơn. Dưới đây là danh sách 9 ứng dụng dành cho thiết bị di động mà mọi chủ doanh nghiệp phải có trong điện thoại của họ.
Để quản lý hóa đơn và thanh toán, cách tốt nhất là gửi hóa đơn cùng với đơn đặt hàng. Đây là cách được sử dụng rộng rãi nhất để tạo hóa đơn. Hóa đơn phải ghi rõ tất cả các chi tiết liên quan đến sản phẩm và đơn hàng bên trong hộp. Hóa đơn phải bao gồm thông tin về thuế cũng như chi tiết chiết khấu. Để biết chi tiết về các yếu tố hàng đầu mà Hóa đơn của bạn phải có, hãy nhấp vào đây.
Ngoài ra, bạn nên cung cấp nhiều tùy chọn thanh toán cho khách hàng. Nó rất có lợi cho công ty cũng như mang lại lợi ích cho khách hàng. Phương thức này làm giảm tỷ lệ chậm trễ trong việc thanh toán và tỷ lệ thất bại trong thanh toán cũng giảm xuống.
Khi tất cả các chu trình trên hoàn tất, hãy cập nhật thứ tự vào sổ sách kế toán. Nếu bạn sử dụng bất kỳ phần mềm nào, thì mục nhập sẽ tự động được ghi vào sách. Nếu không, bạn sẽ phải duy trì sổ sách tài khoản và nhập chi tiết các giao dịch theo cách thủ công.
Một công ty hoạt động dựa trên dịch vụ thường cung cấp các gói đăng ký cho khách hàng của mình. Các gói đăng ký là các gói định kỳ, do đó, chúng không có thời gian kết thúc cố định. Số tiền đăng ký đến hạn hàng tháng hoặc hàng năm.
Do đó, chu kỳ Order-to-Cash có một chút khác biệt. Tuy nhiên, phần lớn các bộ phận đều giống nhau. Nhưng chu kỳ O2C, trong trường hợp của mô hình dựa trên đăng ký, bao gồm một số khía cạnh khác. Điều này cuối cùng sẽ làm tăng chi phí của gói đăng ký.
Trong khi xác định chu kỳ OTC của mô hình dựa trên đăng ký, bạn sẽ phải bao gồm phí hủy, hoàn lại tiền, ưu đãi giảm giá, ưu đãi mã khuyến mại và nhiều hơn nữa.
Chu kỳ CTC được duy trì riêng biệt cho tất cả các chu kỳ thanh toán. Ví dụ:một CTC riêng biệt được ghi lại cho các gói đăng ký hàng tháng và điều tương tự cũng xảy ra cho các gói đăng ký hàng năm.
Quản lý thứ tự từ khi bắt đầu chu kỳ sẽ mang lại cho bạn lợi thế lớn hơn và đó là phương pháp hay nhất mà bạn có thể làm theo. Ngay sau khi bạn nhận được đơn đặt hàng, hãy tạo thói quen theo dõi đơn hàng ngay từ đầu, và đảm bảo rằng bạn sẽ làm hài lòng khách hàng bằng cách gửi đơn hàng đúng hạn. Điều đó chỉ có thể thực hiện được khi bạn bắt đầu theo dõi đơn đặt hàng ngay từ đầu.
Làm theo các phương pháp hay nhất này, đã? Đây là cách bạn có thể cải thiện chu trình O2C của một Tổ chức.
Đầu tiên và quan trọng nhất, để cải thiện bất kỳ chu trình nào, bạn cần phải tìm ra những thách thức phải đối mặt trong quá trình này. Do đó, một số thách thức chung phải đối mặt theo chu kỳ OTC là:
Khi quy trình thanh toán hoặc lập hóa đơn là thủ công, có rất nhiều lỗi mà bộ não / bàn tay con người có thể mắc phải. Do đó, lập hóa đơn thủ công là một hạn chế.
Nhiều khi do quản lý yếu kém, đơn hàng bị lặp lại, sau đó công ty bị lỗ. Do đó, điều quan trọng không kém là nhập thông tin chính xác.
Nếu có sự chậm trễ trong việc quản lý đơn hàng và toàn bộ quy trình, thì khả năng cao là khách hàng sẽ nhận được đơn hàng muộn. Do đó, nó dẫn đến tăng chi phí cơ hội.
Giữ cho dữ liệu an toàn là một nhiệm vụ tẻ nhạt đối với một doanh nhân. Bạn phải đảm bảo rằng không có sự vi phạm nào từ phía bạn.
Có nhiều khó khăn hơn mà doanh nghiệp phải đối mặt trong khi quản lý chu kỳ OTC. Đây là một số hạn chế đáng kể mà doanh nghiệp phải đối mặt. Tuy nhiên, đây là một số mẹo giúp bạn giảm bớt khó khăn.
Nhất quán là điều cần thiết trong khi điều hành một doanh nghiệp. Do đó, hãy đảm bảo rằng, bất cứ khi nào bạn đối mặt với một vấn đề cụ thể, hãy tiếp cận nó với một mức độ mạnh mẽ nhất quán. Ngoài ra, hãy tạo thói quen giống nhau giữa các nhân viên của bạn, điều đó sẽ khiến họ cảm thấy mình là một phần của tổ chức, đồng thời, nó sẽ tăng hiệu quả cho họ.
Đừng ngần ngại sử dụng AI ở bất cứ đâu bạn cảm thấy cần thiết. Cho dù đó là chuỗi cung ứng hay quản lý hàng tồn kho, hãy sử dụng các công cụ thuật toán. Nó sẽ giảm lỗi và cũng tăng hiệu quả lên 10 lần. Việc quản lý toàn bộ quy trình cũng sẽ trở nên đơn giản. Bạn sẽ không phải đi khắp nơi để thu thập sách và thuê người bảo quản những cuốn sách đó. Trong tình huống hiện tại, bạn sẽ cần một nhân viên CNTT và một công ty điện toán đám mây tốt.
Để sử dụng tối ưu chu kỳ OTC, bạn sẽ cần phải theo dõi nó thường xuyên. Lên lịch thời gian, hàng tuần hoặc hàng tháng, để theo dõi chu kỳ OTC. Sự cải thiện trong chu kỳ sẽ trở nên đáng chú ý.