Bạn có thể bị tê liệt bởi quá nhiều lựa chọn, đặc biệt là nếu bạn không biết mục tiêu của mình là gì - Chip Kidd, huyền thoại thiết kế đồ họa Hoa Kỳ
Mặc dù mới hạ cánh ở Vương quốc Anh gần đây (bốn tuần trước), tôi đang thực hiện sứ mệnh mô tả toàn cảnh hiện tại của phần mềm có sẵn cho kế toán để giúp họ cải thiện hoạt động của mình thông qua khả năng hiển thị tốt hơn , hiệu quả và / hoặc tự động hóa.
Mục tiêu của tôi ở đây là phân tích và hiểu có bao nhiêu phần mềm hiện có để giúp vẽ nên bức tranh về những gì các công ty có thể làm trong năm 2019 để xây dựng thành công kho công nghệ của họ trong Vương quốc Anh.
Đây là Phần 1 trong hướng dẫn cá nhân của tôi:
Có rất nhiều phần mềm để lựa chọn trên thị trường Vương quốc Anh và ngay cả với những phần mềm được liệt kê, rất có thể tôi đã bỏ qua một số phần mềm trong danh sách. (Xin lỗi trước).
Những gì tôi đã làm cho bạn là chia phần mềm cốt lõi thành bốn loại được sử dụng bởi những gì tôi đã quan sát là các công ty kế toán đổi mới và tiến bộ ở Vương quốc Anh, để bạn có thể thấy ở đâu mỗi công cụ này phù hợp với thực tiễn của bạn.
Thách thức lớn nhất mà tôi thấy với các công ty kế toán trên khắp Úc, Anh và Hoa Kỳ là họ không biết mình muốn gì khi bắt đầu tìm kiếm.
Họ không có quy trình hiện có hoặc họ không biết họ muốn thực hiện những thay đổi nào đối với hệ thống công nghệ của mình và lý do tại sao.
Điều đó cũng khiến một công ty nghĩ rằng họ chỉ cần số hóa quy trình hiện có của mình - điều mà tôi hoàn toàn không đồng ý. Đọc thêm tại đây để hiểu lý do.
Trước khi thực sự đi sâu vào, điều quan trọng cần lưu ý là lý do duy nhất bạn muốn thay đổi hệ thống công nghệ của mình là vì bạn thực sự muốn đưa tính năng tự động hóa, hệ thống hóa và khả năng mở rộng vào công ty của mình.
Cho dù đó là để nâng cao trải nghiệm khách hàng của bạn hay để tăng khả năng hiển thị về hoạt động của bạn ở mức độ chuyên sâu.
Nếu bạn không quan tâm đến việc thay đổi hoặc đạt được bất kỳ điều gì theo những dòng này, thì bạn thực sự phải tự hỏi mình tại sao bạn đang tìm kiếm hoặc thậm chí đang dự tính thay đổi so với công nghệ ban đầu của mình.
Vậy bạn phải bắt đầu từ đâu?
Bắt đầu với phần mềm kế toán đám mây của bạn. Bạn đang sử dụng nội bộ gì với khách hàng của mình. Nếu có sở thích, tôi sẽ thử và chỉ chọn một phần mềm để sử dụng nội bộ và đó sẽ là Xero hoặc QuickBooks Online.
Đây là hai nền tảng lớn nhất trên toàn cầu, tự hào có hệ sinh thái lớn nhất của các đối tác ứng dụng và quan trọng là họ có nhiều khả năng sẽ làm việc với các công cụ quy trình làm việc mà bạn sẽ cần sử dụng trong thực tế .
Điều đó cũng có nghĩa là bạn chỉ cần đào tạo nhóm của mình về một sản phẩm, tham dự một tập hợp các hội nghị, buổi chạy đường dài - bạn nắm bắt được bước tiến của tôi. Giờ đây, điều này thực sự hiệu quả đối với các hoạt động quy mô vừa và nhỏ (lên đến 500 khách hàng), không quá tốt đối với các công ty lớn hơn đã có sẵn cơ sở khách hàng là máy tính để bàn.
Ngay cả cho đến thời điểm này, mục tiêu đầu tiên của tôi với tư cách là một công ty lớn hơn (1000 khách hàng và hơn thế nữa) là có được càng nhiều khách hàng sử dụng phần mềm đám mây càng sớm càng tốt.
Tất cả những lợi ích đều có ở đó, báo cáo theo thời gian thực cho phép các cuộc trò chuyện trong thời gian thực, nghĩa là bạn có thể làm tốt hơn để giúp khách hàng của mình không bị phá sản và tránh được tảng băng chìm. nhìn thấy nó vào phút cuối cùng.
Tất cả đầu tư công nghệ đang diễn ra trong không gian này đều hướng tới các sản phẩm đám mây. Rất ít hoặc không đầu tư vào phần mềm kế toán máy tính để bàn, sau đó là bản cập nhật hàng năm và các Bảng THUẾ / VAT mới. Tất cả sự đổi mới đều hướng tới đám mây và việc có tất cả khách hàng của bạn trên đám mây sẽ giúp đáp ứng các nghĩa vụ MTD của bạn.
Đề xuất của tôi: Xero hoặc QuickBooks
Bây giờ hoàn toàn thẳng thắn và minh bạch, tôi đã làm việc với nhóm Practice Ignition khá lâu rồi nhưng tôi muốn thử vẽ một bức tranh minh bạch cho bạn đọc, để bạn có thể tự quyết định và quyết định cách nào phù hợp nhất trong công ty của bạn. Xét cho cùng, phần này không nhằm mục đích bán hàng mà là nội dung giáo dục.
Việc giới thiệu khách hàng có thể có nhiều ý nghĩa đối với những người khác nhau, đó là nơi bạn định giá dịch vụ của mình với khách hàng, tạo đề xuất, gửi thư cam kết, đặt khách hàng của bạn thanh toán tự động và tùy thuộc vào quy trình làm việc của bạn, nó có khả năng tự động hóa các khoản phải thu, loại bỏ những người mắc nợ, dự báo doanh thu và triển khai các công việc vào quy trình làm việc của bạn.
Trong khi đó là một danh mục tương đối mới đối với ngành kế toán cụ thể, tôi tranh luận rằng bạn có một số người thực sự tài năng đang cố gắng giải quyết một vấn đề chung.
Accountancy Manager, là một nền tảng quy trình làm việc và nhà nghỉ, giải quyết vấn đề giới thiệu khách hàng, nhưng tôi muốn nói rằng điểm mạnh chính đến từ quy trình làm việc và quản lý khách hàng của nó. Vui lòng điều tra và xem nếu nó có thể phù hợp với bạn.
GoProposal, một công ty tương đối mới tham gia thị trường nhưng chắc chắn đã gây được tiếng vang và ảnh hưởng với các công ty sử dụng nền tảng của họ. Tập trung nhiều vào việc giúp bạn tính toán mức phí của mình với khách hàng, đồng thời tạo đề xuất và mức độ tương tác ngay trước mặt họ. Tích hợp trực tiếp cho một hóa đơn trong Xero, QuickBooks và sau đó là Karbon và Senta cho quy trình làm việc.
Practice Ignition cho phép bạn định giá phí với khách hàng, thu thập trước thông tin ghi nợ trực tiếp của khách hàng trong đề xuất của bạn, dự báo doanh thu của bạn, tự động hóa thư cam kết và sau đó tích hợp với các công cụ như Xero, QuickBooks cho sổ cái đám mây của bạn. Quản lý thực hành Xero, Karbon và Senta (Via Zapier). Đưa nhiều chức năng vào một nền tảng một cách hiệu quả. Định giá, đề xuất, thanh toán ghi nợ trực tiếp, dự báo và triển khai công việc.
GoCardless, các vị vua và nữ hoàng ghi nợ trực tiếp cho Vương quốc Anh. GoCardless có thị phần khổng lồ cho các khoản thanh toán định kỳ và gần đây đã huy động được 75 triệu đô la để mở rộng sản phẩm của họ ra quốc tế. Nếu bạn chưa sử dụng một cái gì đó như Zurich hoặc Practice Ignition, thì bạn có thể xem xét một cái gì đó giống như GoCardless để thiết lập khách hàng của bạn theo liên kết phí cố định với sổ cái phần mềm Xero hoặc QuickBooks của bạn.
Hãy chú ý đến Phần 2 của hướng dẫn của tôi… sẽ sớm đến với màn hình gần bạn.