Khi bạn bắt đầu một doanh nghiệp nhỏ, bạn cần một cách dễ dàng và đáng tin cậy để theo dõi thu nhập và chi phí. Một cách bạn có thể quản lý sổ sách của mình là sử dụng phần mềm kế toán. Nhưng, chi phí của phần mềm kế toán là bao nhiêu? Tìm hiểu các yếu tố có thể ảnh hưởng đến giá cả và những chi phí bổ sung nào cần lưu ý khi mua phần mềm.
Vậy, phần mềm kế toán là bao nhiêu? Phần mềm kế toán có thể dao động từ vài đô la mỗi tháng đến hàng nghìn đô la mỗi năm, tùy thuộc vào những gì bạn đang tìm kiếm. Có một số yếu tố ảnh hưởng đến chi phí phần mềm kế toán. Khi bạn đi mua sắm xung quanh và so sánh giá phần mềm kế toán, hãy xem xét bảy yếu tố sau.
Khi bạn xem xét phần mềm kế toán, chi phí có thể dao động tùy thuộc vào việc bạn đang tìm kiếm:
Với phần mềm cơ bản, bạn thường nhận được ít tính năng hơn so với các tùy chọn kế toán cao cấp. Phần mềm cơ bản có thể có các tính năng kế toán đơn giản, như thanh toán cho nhà cung cấp, nhập giao dịch ngân hàng và một cách dễ dàng để theo dõi giao dịch. Mặt khác, kế toán trả phí có thể có nhiều tính năng nâng cao hơn, chẳng hạn như tài khoản phụ, đối chiếu tài khoản và hóa đơn tùy chỉnh.
Loại phần mềm cũng có thể chuyển thành kế toán trên máy tính để bàn so với kế toán đám mây. Với phần mềm kế toán trên máy tính để bàn, bạn có thể bị ràng buộc với một máy tính hoặc thiết bị để quản lý sổ sách của mình. Với phần mềm trực tuyến, bạn có thể truy cập phần mềm từ nhiều thiết bị và lưu trữ an toàn thông tin trên đám mây.
Trước khi sử dụng phần mềm đắt tiền, hãy nghiên cứu để tìm ra loại phần mềm mà doanh nghiệp của bạn cần (tức là cơ bản so với cao cấp và trực tuyến so với máy tính để bàn).
Một yếu tố khác có thể làm tăng giá phần mềm kế toán là tính năng. Nói chung, một phần mềm càng có nhiều tính năng thì càng đắt tiền. Một nền tảng kế toán giàu tính năng có thể sẽ khiến bạn phải trả một xu khá lớn.
Bạn cần các tính năng kế toán cơ bản, như ghi lại các khoản thanh toán và lập hóa đơn. Tuy nhiên, bạn cũng có thể cần một số tính năng bổ sung, chẳng hạn như tích hợp bảng lương, nhắc nhở thanh toán hóa đơn, đối chiếu tài khoản và khả năng tạo và gửi ước tính kinh doanh.
Tùy thuộc vào phần mềm, họ có thể tính phí bạn một mức tiêu chuẩn để truy cập tất cả các tính năng. Hoặc, giá của bạn có thể thay đổi tùy theo cách sử dụng.
Điều cuối cùng bạn muốn làm là gặp khó khăn với một loạt tính năng bạn không cần hoặc không sử dụng. Vì vậy, trước khi bắt tay vào công việc, hãy lập danh sách các tính năng phải có để thu hẹp nhu cầu của bạn. Và, hãy làm bài tập về nhà của bạn để tìm xem có bất kỳ khoản phí hoặc chi phí ẩn nào liên quan đến các tính năng hay không (ví dụ:bạn phải trả một khoản phí bổ sung cho tính năng XYZ).
Khi nói đến phần mềm kế toán, cần phải có sự hỗ trợ hữu ích và đáng tin cậy. Sau cùng, bạn cần ai đó gọi điện nếu bạn có câu hỏi, thắc mắc, v.v. Nhưng đôi khi, sự trợ giúp thêm đó đi kèm với một khoản chi phí bổ sung.
Khi tìm hiểu giá phần mềm kế toán, hãy kiểm tra xem công ty có tính thêm phí để được hỗ trợ hay không. Một số công ty phần mềm cung cấp hỗ trợ miễn phí, trong khi những công ty khác tính phí cho các mức hỗ trợ khác nhau.
Nếu bạn có thể, hãy cố gắng tìm một công ty có chuyên gia hỗ trợ miễn phí. Bằng cách đó, bạn không phải lo lắng về việc ho thêm tiền khi cần trợ giúp hoặc có thắc mắc.
Phần mềm kế toán có giá cả phải chăng và dễ sử dụng!Là một chủ doanh nghiệp bận rộn, bạn cần sách của mình dễ tiếp cận. Bằng cách đó, bạn có thể ghi lại các giao dịch, thanh toán, kiểm tra báo cáo, v.v. ngay khi có thể. Tuy nhiên, một yếu tố có thể làm tăng chi phí phần mềm kế toán là khả năng truy cập.
Khả năng tiếp cận có nhiều hình dạng và hình thức. Có thể bạn muốn một ứng dụng để bạn có thể dễ dàng truy cập sách của mình khi đang di chuyển. Hoặc, có thể bạn muốn tải phần mềm máy tính để bàn của mình xuống bất kỳ máy tính hoặc thiết bị nào. Dù bằng cách nào, khả năng tiếp cận có thể có nghĩa là chi phí bổ sung cho công ty của bạn.
Trong khi xem xét các tùy chọn kế toán của bạn, hãy kiểm tra xem phần mềm có thể truy cập được như thế nào. Nếu nhà cung cấp của bạn cung cấp ứng dụng dành cho thiết bị di động, thì ứng dụng đó có miễn phí không? Nếu phần mềm chạy trên máy tính để bàn, bạn có phải tốn thêm tiền để thêm nó vào thiết bị khác không? Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi này và hơn thế nữa trước khi thực hiện bất kỳ cam kết nào.
Tùy thuộc vào cách định giá của phần mềm kế toán hoạt động, bạn có thể cần tính thêm một số tiền dựa trên:
Khi kiểm tra giá, hãy kiểm tra xem có phải trả thêm chi phí cho việc thêm một số lượng nhà cung cấp hoặc khách hàng nhất định hay không hoặc nếu bạn có thể thêm số lượng không giới hạn của từng nhà cung cấp hoặc khách hàng. Một số nhà cung cấp phần mềm có thể cho phép bạn thêm bao nhiêu tùy thích, trong khi những nhà cung cấp phần mềm khác có thể yêu cầu bạn trả thêm phí cho các khách hàng và nhà cung cấp bổ sung.
Một yếu tố khác có thể làm tăng chi phí của phần mềm kế toán là cam kết và hợp đồng.
Mặc dù một số công ty không có bất kỳ hợp đồng hoặc cam kết nào cần thiết để sử dụng phần mềm, nhưng nhiều nhà cung cấp yêu cầu bạn cam kết với sản phẩm hoặc dịch vụ của họ trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ:ít nhất một năm).
Nếu bạn đang mua sắm phần mềm kế toán và so sánh giá, hãy kiểm tra xem bạn phải cam kết ở mức độ nào để sử dụng phần mềm. Kiểm tra xem có bất kỳ hợp đồng hoặc phí hủy bỏ nào không. Ngoài ra, hãy thực hiện nghiên cứu của bạn để xem liệu định giá hàng tháng có phải là một lựa chọn hay không.
Cố gắng tìm phần mềm không cung cấp nghĩa vụ hoặc cam kết. Bằng cách đó, bạn có thể rời đi bất cứ lúc nào và không bị ràng buộc bởi hợp đồng.
Hãy đối mặt với nó — một số nhà cung cấp phần mềm thích bí mật tính thêm chi phí. Vì vậy, trước khi bạn cam kết sử dụng một phần mềm kế toán, hãy đảm bảo rằng bạn biết tất cả các khoản phí tiềm năng mà doanh nghiệp của bạn có thể phải chịu.
Dưới đây là một số ví dụ về chi phí ẩn và phí bạn có thể phải trả:
Phần mềm kế toán không cần bạn phải tốn một cánh tay và một cái chân. Trên thực tế, có rất nhiều cách để bạn có thể cắt giảm chi phí và tìm được phần mềm kế toán trong mơ của mình.
Dưới đây là một số điều cần lưu ý để tiết kiệm tiền cho phần mềm kế toán:
Nếu bạn đang nghĩ đến việc mua phần mềm hoặc chuyển đổi nhà cung cấp, hãy theo dõi các giao dịch và giá cả đặc biệt. Ngoài ra, hãy xem các đánh giá của khách hàng để biết khách hàng nói gì. Điều này có thể cung cấp cho bạn thông tin chi tiết đặc biệt về việc liệu nhà cung cấp có tính phí bất kỳ khoản phí ẩn nào hay không và trải nghiệm người dùng như thế nào.
Bài viết này đã được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 6 tháng 10 năm 2017.
Đánh thuế cho các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ ở Châu Phi
3 Mẹo bảo mật mạng cho doanh nghiệp nhỏ
Các nguyên tắc cơ bản về tiếp thị nội dung cho doanh nghiệp nhỏ
Tầm quan trọng của chiến lược CNTT đối với doanh nghiệp nhỏ
Ba điều mà các doanh nghiệp nhỏ phải tìm kiếm trong phần mềm kế toán của họ