Một trong những lựa chọn đầu tiên của bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp là phương pháp kế toán của bạn. Trước khi đưa ra quyết định, hãy dành chút thời gian để so sánh giữa phương pháp kế toán dựa trên cơ sở tiền mặt và phương pháp dồn tích. Việc phải chuyển từ cơ sở tiền mặt sang cơ sở dồn tích sau khi thực tế có thể khó khăn. Cách bạn giữ sách ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh của doanh nghiệp, bao gồm cả thuế. Một cách bạn có thể ghi lại các giao dịch là với phương pháp dựa trên tiền mặt. Kế toán cơ sở tiền mặt là gì?
Bạn cần một cách đơn giản để ghi lại các giao dịch của doanh nghiệp? Dùng thử phần mềm kế toán dựa trên tiền mặt trực tuyến của Patriot vì vậy bạn có thể ghi sổ kế toán của mình trong một vài bước đơn giản. Bắt đầu bản dùng thử miễn phí của bạn ngay bây giờ!
Cơ sở tiền mặt là một phương pháp kế toán bạn có thể sử dụng để theo dõi thu nhập và chi phí. Một lợi thế của kế toán dựa trên tiền mặt là nó đơn giản và thường không yêu cầu kiến thức kế toán sâu rộng. Bạn báo cáo thu nhập khi bạn thực sự nhận được và bạn báo cáo chi phí khi bạn trả chúng.
Giống như hầu hết các nhiệm vụ bạn làm cho doanh nghiệp của mình, kế toán yêu cầu một số thực hành trước khi thực hiện. Nhưng bằng cách sử dụng phương pháp dựa trên tiền mặt, bạn có thể học cách ghi chép sổ sách của mình mà không cần một đường cong học tập lớn. Hãy xem ví dụ sau về kế toán cơ sở tiền mặt.
Bethany’s Flowers hoạt động theo phương thức hạch toán dựa trên tiền mặt. Cửa hàng nhận hoa hồng từ nhà cung cấp của họ vào thứ Hai hàng tuần và được xuất hóa đơn cho số tiền đến hạn. Chủ cửa hàng thanh toán hóa đơn vào thứ Sáu. Điều đó có nghĩa là những bông hoa nhận được vào thứ Hai sẽ không được thanh toán cho đến thứ Sáu. Chi phí được ghi nhận vào thứ Sáu vì đó là thời điểm tiền mặt được chuyển.
Đang xem xét thu nhập, một khách hàng ghé thăm Bethany’s Flowers vào thứ Ba. Họ mua một tá hoa hồng, sẽ được giao vào ngày hôm sau.
Anh ta trả tiền mặt tại thời điểm mua hàng. Doanh nghiệp ghi lại thu nhập vào thứ Ba kể từ khi nhận được vào ngày hôm đó. Ngày giao hoa không quan trọng.
Trong kế toán, bạn sử dụng báo cáo tài chính để biên soạn và xem xét thông tin tài chính. Một báo cáo quan trọng là bảng cân đối kế toán. Bảng cân đối kế toán là bản ghi về tiến trình hoạt động kinh doanh của bạn, cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quát về tình trạng tài chính của bạn.
Khi tạo bảng cân đối kế toán dựa trên tiền mặt, hãy bao gồm ba phần trong sổ sách của bạn:tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.
Tài sản là những thứ có giá trị và bao gồm mọi thứ mà doanh nghiệp của bạn sở hữu. Bạn ghi lại tài sản ở phía bên trái của bảng cân đối kế toán.
Nợ phải trả bao gồm tiền mà doanh nghiệp của bạn nợ. Và, vốn chủ sở hữu là những gì doanh nghiệp của bạn còn lại sau khi trả các khoản nợ. Bạn có thể tìm ra vốn chủ sở hữu của mình bằng cách lấy tài sản trừ đi các khoản nợ phải trả. Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu được ghi nhận ở bên phải của báo cáo. Số dư cuối cùng của tài sản phải bằng tổng nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.
Nếu bạn sử dụng phương pháp cơ sở tiền mặt, bạn sẽ không ghi nhận các khoản phải trả, khoản phải thu hoặc hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán. Điều đó có nghĩa là các hóa đơn và chi phí chưa thanh toán sẽ không được hiển thị. Bạn sẽ cần ghi lại những mục đó trên các tài liệu riêng biệt.
Dưới đây là ví dụ về bảng cân đối kế toán dựa trên tiền mặt:
Cơ sở tiền mặt không phải là phương pháp kế toán duy nhất. Một phương pháp kế toán chính khác được gọi là phương pháp dồn tích. Khi bạn khai thuế doanh nghiệp nhỏ lần đầu tiên, IRS sẽ tự động được thông báo về phương thức bạn sẽ sử dụng.
Hãy chắc chắn lựa chọn phương pháp kế toán của bạn một cách cẩn thận. Bạn cần sự chấp thuận của IRS để thay đổi phương pháp kế toán của mình. Yêu cầu này được thực hiện bằng cách điền vào Biểu mẫu 3115.
Phương pháp cộng dồn khó hơn và tốn thời gian hơn một chút so với phương pháp tính bằng tiền mặt. Kế toán dồn tích khác với kế toán theo tiền mặt vì bạn ghi nhận thu nhập và chi phí tại các thời điểm khác nhau.
Với kế toán dồn tích, bạn ghi nhận thu nhập khi bạn phát sinh, không phải khi bạn nhận được. Ví dụ:bạn ghi lại thu nhập vào ngày bạn gửi hóa đơn cho khách hàng. Bạn có thể không nhận được khoản thanh toán trong 30 ngày, nhưng thu nhập được ghi vào sổ sách của bạn.
Bạn ghi nhận các khoản chi phí khi bạn phát sinh khi sử dụng phương pháp cộng dồn. Ví dụ:bạn ghi lại một khoản chi phí vào ngày bạn nhận được hóa đơn từ một nhà cung cấp. Mặc dù có thể mất vài tuần trước khi séc được chuyển thành tiền mặt, chi phí đã được ghi nhận.
Kế toán dồn tích sử dụng phương pháp ghi sổ kép. Bạn phải ghi lại hai bút toán bù trừ cho mỗi giao dịch kinh doanh mà bạn thực hiện. Điều này khó thực hiện hơn so với cơ sở tiền mặt, chỉ yêu cầu một mục nhập cho mỗi giao dịch.
Phương pháp kế toán bạn sử dụng không chỉ ảnh hưởng khi bạn ghi lại các giao dịch. Nó cũng ảnh hưởng đến thuế của bạn.
Vào cuối năm, bạn có thể hoãn thu nhập và mua hàng để giảm gánh nặng thuế. Tùy thuộc vào phương pháp kế toán bạn sử dụng, bạn có thể phải điều chỉnh chi tiêu và lập hóa đơn của mình.
Với kế toán dồn tích, doanh thu bán hàng được thực hiện vào ngày 31 tháng 12 là thu nhập của năm đó, ngay cả khi khoản bán hàng đó được thanh toán vào năm tiếp theo. Điều đó làm tăng thu nhập chịu thuế của bạn trong năm, làm cho nghĩa vụ thuế của bạn cao hơn.
Với kế toán dựa trên tiền mặt, bạn báo cáo thu nhập khi bạn nhận được tiền. Trong trường hợp này, bạn nhận được khoản thanh toán sau ngày 31 tháng 12, vì vậy thu nhập được báo cáo trên tờ khai thuế của năm sau.
Nhiều doanh nghiệp nhỏ được hưởng lợi từ việc sử dụng kế toán dựa trên tiền mặt. Dưới đây là một số ưu điểm của phương pháp dựa trên tiền mặt.
Chi phí lưu giữ sổ sách bằng tiền mặt thường thấp hơn các phương pháp khác. Bạn không cần phải mua phần mềm hoặc thiết bị phức tạp, đắt tiền để lưu giữ hồ sơ. Một chương trình phần mềm đơn giản, chi phí thấp sẽ hoạt động để ghi lại các giao dịch.
Và, bạn không cần phải thuê nhân viên kế toán nội bộ hoặc trả phí kế toán đắt đỏ. Có một đường cong học tập nhỏ với kế toán dựa trên tiền mặt, vì vậy bạn có thể dễ dàng ghi chép sổ sách của mình.
Ai có thể sử dụng kế toán theo cơ sở tiền mặt? IRS đặt ra các quy tắc mà doanh nghiệp có thể ghi lại bằng tiền mặt. Các doanh nghiệp lớn hơn không được phép sử dụng phương pháp tính tiền mặt. Bạn phải có tổng doanh thu hàng năm dưới 5 triệu đô la hoặc tổng doanh thu dưới 1 triệu đô la cho việc bán hàng tồn kho để sử dụng kế toán dựa trên tiền mặt.
Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, điều quan trọng là phải biết bạn có bao nhiêu tiền mặt. Vì bạn ghi lại tiền khi nó đi vào hoặc rời khỏi doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ có được bức tranh chính xác về mức tiền mặt của mình. Điều này giúp bạn theo dõi dòng tiền, tránh bội chi và lập kế hoạch mua hàng lớn.
Bạn cần một cách dễ dàng để ghi lại các giao dịch của doanh nghiệp? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot sử dụng hệ thống rút tiền mặt để bạn có thể thực hiện việc ghi sổ kế toán của mình trong một vài bước đơn giản. Chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay.