Bán sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng là mục tiêu chính của bạn. Đôi khi, thay vì thu tiền ngay lập tức để đổi lấy món hàng của bạn, bạn gửi cho khách hàng một hóa đơn. Hóa đơn là gì?
Hóa đơn là hóa đơn được gửi cho khách hàng sau khi họ đã nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ. Nếu khách hàng mua thứ gì đó mà không thanh toán ngay lập tức, bạn sẽ gửi hóa đơn. Hóa đơn được gửi cho khách hàng được gọi là hóa đơn bán hàng.
Bạn cũng có thể nhận được hóa đơn từ các nhà cung cấp của mình. Chúng được gọi là hóa đơn mua hàng vì bạn đã mua hàng và nợ nhà cung cấp.
Hóa đơn có thể được phân phối dưới dạng điện tử hoặc qua thư. Hầu hết các doanh nghiệp gửi hóa đơn qua email.
Có những thời điểm khác nhau, bạn có thể lập hóa đơn cho khách hàng. Bạn có thể xuất hóa đơn kèm theo sản phẩm đã giao hoặc một số ngày nhất định sau khi bán hàng.
Trước khi lập hóa đơn cho khách hàng, bạn có thể gửi cho họ ước tính chi tiết công việc bạn sẽ thực hiện hoặc sản phẩm bạn sẽ cung cấp (đó là lý do tại sao bạn cũng cần biết những gì cần nói khi gửi ước tính).
Hóa đơn đóng vai trò như hồ sơ cho doanh nghiệp của bạn. Mục đích của hóa đơn là để duy trì sự ngăn nắp và hiểu biết về những khách hàng nào nợ bạn. Và, bạn biết khi nào các khoản thanh toán quá hạn.
Hóa đơn cũng là một bản ghi cho người nhận chúng (tuy nhiên, có sự khác biệt rõ rệt giữa hóa đơn và biên lai). Tạo hóa đơn để hoạt động như một biên lai, cho khách hàng biết số tiền họ nợ doanh nghiệp của bạn và thời điểm đến hạn.
Nếu bạn sử dụng kế toán dồn tích, hãy ghi lại số tiền của hóa đơn dưới dạng tài khoản phải thu trên sổ sách của bạn. Khách hàng nợ bạn tiền cho hàng hóa hoặc dịch vụ. Hóa đơn giúp bạn đảm bảo sổ kế toán của mình là chính xác.
Hóa đơn được sử dụng để làm gì? Khi nói đến nó, hóa đơn là thứ dẫn đến một khoản thanh toán từ khách hàng. Nếu không có hóa đơn, và không có hóa đơn được thực hiện đúng cách, bạn sẽ có dòng tiền chậm. Để nhận tiền mặt từ khách hàng, bạn cần nhắc họ rằng họ nợ bạn tiền bằng hóa đơn.
Nếu bạn được IRS kiểm toán, bạn cần phải có hồ sơ tài chính, bao gồm cả hóa đơn. Giữ các bản sao hóa đơn của bạn (điện tử hoặc giấy) ở một nơi an toàn để theo dõi hóa đơn chính xác.
Hóa đơn là một hồ sơ quan trọng nên bạn cần biết cách lập hóa đơn cho khách hàng. Trước khi gửi hóa đơn, hãy đảm bảo rằng hóa đơn đó chính xác. Nếu có thông tin không chính xác, nó có thể làm chậm quá trình thu tiền.
Bạn có thể sử dụng phần mềm kế toán để tạo và gửi hóa đơn. Hoặc, bạn có thể tạo các mẫu hóa đơn từ đầu. Cho dù bạn có tự động hóa quy trình lập hóa đơn hay không, hãy hiểu các phần khác nhau của hóa đơn.
Hóa đơn gồm những gì? Ghi nhãn rõ ràng trên hóa đơn để khách hàng biết đó là hóa đơn. Tất cả các hóa đơn phải bao gồm các thông tin cơ bản giống nhau:
Bạn có thể cần gửi những lời nhắc tiếp theo nếu khách hàng không trả tiền cho bạn. Tiếp tục liên hệ với khách hàng (một cách lịch sự) nếu họ chưa thanh toán quá hạn. Nếu khách hàng làm mất hóa đơn, hãy gửi cho họ một hóa đơn khác.
Đây là một ví dụ về hóa đơn:
Cần trợ giúp tạo hóa đơn? Kế toán trực tuyến của Patriot cho các doanh nghiệp nhỏ cho phép bạn tạo hóa đơn có biểu tượng doanh nghiệp của mình và gửi chúng qua email cho khách hàng của bạn. Phần mềm lưu trữ hồ sơ và tạo báo cáo để bạn có thể dễ dàng quản lý hóa đơn của mình. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay!