Khi điều hành một doanh nghiệp, bạn có thể phải đối mặt với những thất bại do những chi phí không lường trước được. Các chi phí không có kế hoạch, như giảm hàng tồn kho, có thể dẫn đến giảm lợi nhuận và yêu cầu bạn thay đổi sổ sách kế toán của mình.
Để chống lại sự co rút hàng tồn kho đáng kể, bạn phải tự làm quen với nó là gì, tại sao nó xảy ra và các hành động phòng ngừa mà bạn có thể thực hiện. Và khi nó xảy ra, hãy hiểu cách thực hiện các bút toán sửa chữa trong sổ kế toán của bạn.
Hàng tồn kho bị co lại là khi doanh nghiệp của bạn có ít hàng tồn kho hơn (ví dụ:hàng hóa) so với những gì bạn đã ghi trong sổ sách của mình. Mặc dù một số mất mát hàng tồn kho nói chung là một phần bình thường khi điều hành một doanh nghiệp bán lẻ, nhưng việc hàng tồn kho bị co lại nhiều có thể chỉ ra các vấn đề cơ bản.
Có một số lý do khiến hàng tồn kho bị co lại. Sự co rút hàng tồn kho có thể xảy ra khi các mặt hàng, chẳng hạn như sản phẩm hết hạn, đương nhiên không còn bán được nữa. Hoặc, co ngót có thể do các mặt hàng bị hư hỏng.
Hàng tồn kho co rút cũng có thể là kết quả của sai sót. Bạn hoặc một trong những nhân viên của bạn có thể tính sai các mặt hàng. Nhà cung cấp của bạn cũng có thể mắc lỗi khi họ cung cấp cho bạn các mặt hàng tồn kho.
Trong một số trường hợp, bạn có thể bị thu hẹp hàng tồn kho do các hành động ác ý, chẳng hạn như trộm cắp, trộm cắp hoặc gian lận. Các nhà cung cấp có thể gian lận và cung cấp cho bạn ít hàng tồn kho hơn những gì bạn đã mua. Hoặc, nhân viên có thể ăn cắp hàng tồn kho. Thu hẹp cũng thường xảy ra khi khách hàng mua sắm từ doanh nghiệp của bạn.
Để xác định mức độ co rút của doanh nghiệp, hãy tính toán tỷ lệ co rút hàng tồn kho của bạn. Tỷ lệ này là tỷ lệ phần trăm thể hiện số lượng hàng tồn kho mà doanh nghiệp của bạn bị mất do hư hỏng, trộm cắp, lỗi, v.v. Tỷ lệ co rút hàng tồn kho của bạn càng thấp, bạn càng mất ít hàng tồn kho.
Để tìm tỷ lệ co ngót của hàng tồn kho, bạn cần biết giá vốn hàng bán, số lượng hàng tồn kho của bạn và bao nhiêu bị hao hụt do co ngót.
Trước tiên, hãy tính giá vốn hàng bán của bạn và trừ số tiền từ hàng tồn kho của bạn. Trừ đi giá vốn hàng bán từ khoảng không quảng cáo của bạn sẽ hiển thị giá trị ghi sổ của khoảng không quảng cáo hoặc số tiền được ghi lại.
Khoảng không quảng cáo đã ghi =Hàng tồn kho - Giá vốn hàng bán
Khi bạn biết số lượng hàng tồn kho cần có, hãy xác định số lượng hàng tồn kho mà bạn thực sự có. Điều này cho bạn thấy tổn thất hàng tồn kho của bạn.
Để tìm tỷ lệ co rút hàng tồn kho, hãy chia tổn thất hàng tồn kho của bạn cho số lượng hàng tồn kho bạn nên có.
Sử dụng công thức sau để tính toán tỷ lệ co ngót hàng tồn kho của doanh nghiệp bạn:
Tỷ lệ thu hẹp khoảng không quảng cáo =(Khoảng không quảng cáo đã ghi - Khoảng không quảng cáo thực tế) / Khoảng không quảng cáo đã ghi
Nhân tỷ lệ co rút hàng tồn kho của bạn với 100 để chuyển nó thành tỷ lệ phần trăm.
Giả sử bạn đã ghi lại 50.000 đô la trong giá trị hàng tồn kho. Giá vốn hàng bán của bạn là 12.000 đô la. Giá trị sổ sách của khoảng không quảng cáo của bạn phải là 38.000 đô la (50.000 đô la - 12.000 đô la). Tuy nhiên, do co ngót, giá trị hàng tồn kho thực tế của bạn là $ 35,000. Sử dụng tỷ lệ co rút hàng tồn kho để biết bạn đã mất bao nhiêu giá trị.
Tỷ lệ thu hẹp khoảng không quảng cáo =($ 38,000 - $ 35,000) / $ 38,000
Tỷ lệ thu hẹp khoảng không quảng cáo =0,079 X 100
Tỷ lệ thu hẹp khoảng không quảng cáo =7,9%
Tỷ lệ co hàng tồn kho của bạn là 7,9%. Tỷ lệ này có nghĩa là bạn đã mất 7,9% giá trị hàng tồn kho của mình khi bị thu hẹp.
Có mức độ co rút hàng tồn kho cao có thể gây ảnh hưởng xấu đến lợi nhuận của công ty bạn. Bạn có thể tránh hoặc giảm bớt sự co rút hàng tồn kho bằng cách thực hiện hành động.
Khi bạn đặt hàng khoảng không quảng cáo mới, hãy xác minh rằng bạn nhận được đúng số tiền bạn đã mua. Đếm khoảng không quảng cáo mới và thông báo ngay cho nhà cung cấp của bạn nếu bạn nhận được số lượng không chính xác.
Để tránh tính sai khoảng không quảng cáo, hãy kiểm tra kỹ các con số của bạn. Bạn có thể liên quan đến một nhân viên khác để có thể so sánh các con số của mình.
Nếu bạn ủy quyền quản lý hàng tồn kho, hãy yêu cầu hai nhân viên trở lên đếm hàng tồn kho. Bằng cách liên quan đến nhiều nhân viên, bạn có thể giảm khả năng một nhân viên ghi lại các số gian lận. Và, yêu cầu nhân viên báo cáo hành vi đáng ngờ để ngăn chặn hành vi trộm cắp của nhân viên.
Đừng kéo dài thời gian mà không tính khoảng không quảng cáo của bạn. Một số doanh nghiệp thực hiện kiểm đếm hàng ngày hoặc hàng tuần để phát hiện các hoạt động gian lận nhanh hơn.
Tính giá trị của hàng tồn kho khi nó bị hư hỏng. Để giảm thiệt hại, hãy đưa ra các quy trình mới mà nhân viên có thể sử dụng khi xử lý hàng tồn kho.
Nếu bạn bán những mặt hàng hỏng, như thực phẩm, hãy giảm giá khi chúng gần đến ngày hết hạn.
Để ngăn chặn việc hàng tồn kho bị thu hẹp do mua sắm, hãy khuyến khích nhân viên theo dõi những khách hàng đáng ngờ. Và, thực hiện chính sách hoàn trả cho doanh nghiệp nhỏ để ngăn khách hàng trả lại hàng bị đánh cắp.
Theo dõi hàng tồn kho của bạn bằng cách tính toán tỷ lệ co rút của bạn theo định kỳ, chẳng hạn như mỗi tháng một lần. Bằng cách đó, bạn có thể so sánh tỷ lệ co rút với các kỳ kế toán trước đây. Nếu tỷ lệ co ngót của bạn tăng đột ngột, hãy xem xét các nguyên nhân có thể xảy ra.
Khi doanh nghiệp của bạn bị thu hẹp, bạn phải điều chỉnh sổ sách kế toán của mình. Ghi lại tổn thất hàng tồn kho bằng cách tăng tài khoản Chi phí thu hẹp và giảm tài khoản Hàng tồn kho của bạn.
Ghi nợ tài khoản Chi phí co lại và ghi có vào tài khoản Hàng tồn kho của bạn. Để điều chỉnh độ co rút, hãy tạo một mục nhật ký giống như sau:
Giả sử bạn mất 1.000 đô la hàng tồn kho để thu hẹp. Bởi vì trước đây bạn đã ghi lại giá trị cao hơn cho khoảng không quảng cáo, bạn phải giảm tài khoản Khoảng không quảng cáo của mình. Và, tăng tài khoản Chi phí thu hẹp của bạn để phản ánh các khoản chi phí gia tăng của bạn.
Khi bạn mất hàng tồn kho đến mức co lại, hãy nhớ cập nhật sổ sách kế toán của bạn. Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot giúp bạn dễ dàng ghi lại các khoản chi phí. Và, chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Nhận bản dùng thử miễn phí của bạn ngay hôm nay!