Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể thấy mình đang gặp khó khăn trong việc cập nhật sách của doanh nghiệp mình. Ngay sau khi bạn biết điều đó, một tháng nữa đã trôi qua và bạn đã không ghi lại các giao dịch.

Chắc chắn, việc đóng sách của bạn có thể gây căng thẳng và tốn thời gian. Nhưng nếu bạn có quy trình đóng hàng tháng và danh sách kiểm tra, bạn sẽ hoàn thành các công việc kế toán và đối chiếu tài khoản ngay lập tức.

Vì vậy, làm thế nào bạn có thể đơn giản hóa trách nhiệm đóng sách hàng tháng của bạn? Nói lời tạm biệt với những cuốn sách vô tổ chức và chào đón một thủ tục kết thúc cuối tháng.

Đọc tiếp để tìm hiểu các mẹo tạo danh sách kiểm tra cuối tháng và đóng tài khoản hàng tháng.

Kết thúc tháng là bao nhiêu?

Trước khi chúng ta đi sâu vào vấn đề thực tế của các thủ tục đóng cửa cuối tháng, bạn cần phải tìm hiểu nó là gì. Vậy, đóng cửa cuối tháng là gì? Trong kế toán, khóa sổ hàng tháng là một loạt các bước doanh nghiệp tuân theo để xem xét, ghi chép và đối chiếu thông tin tài khoản.

Các doanh nghiệp thực hiện khóa sổ cuối tháng để giữ cho dữ liệu kế toán được tổ chức và đảm bảo tất cả các giao dịch trong kỳ đã được hạch toán.

Trước khi có thể bắt đầu đóng sách, bạn cần thu thập một số thông tin. Một số thông tin bạn cần thu thập trước khi đóng sách có thể bao gồm:

• Tổng doanh thu
• Thông tin tài khoản ngân hàng
• Mức tồn kho
• Số tiền trong quỹ tiền mặt nhỏ
• Thông tin báo cáo tài chính
• Bảng cân đối
• Tổng tài sản cố định
• Thông tin tài khoản thu nhập và chi phí
• Dữ liệu sổ cái chung

Lưu ý rằng thủ tục kế toán cuối tháng của mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, tài khoản và phương pháp kế toán.

Quy trình tổng kết cuối tháng

Để giữ cho sổ sách kế toán của bạn chính xác nhất có thể, bạn cần phải luôn ngăn nắp. Sử dụng các mẹo bên dưới để đảm bảo quá trình đóng cửa cuối tháng của bạn diễn ra suôn sẻ.

1. Ghi lại tiền mặt

Khi tất toán sổ sách hàng tháng, bạn cần ghi lại số tiền đã nhận trong tháng. Một số tiền mặt bạn có thể cần ghi lại bao gồm:

• Doanh thu
• Các khoản cho vay
• Thanh toán hóa đơn

So sánh hóa đơn với hồ sơ của bạn để đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ khoản thanh toán nào của khách hàng. Đảm bảo rằng bạn đã gửi hóa đơn cho mọi khách hàng mà bạn đã hoàn thành công việc trong tháng. Nếu bạn tìm thấy bất kỳ sự khác biệt nào, hãy khắc phục chúng ngay lập tức.

Ví dụ:giả sử bạn không nhận được thanh toán từ khách hàng của mình, John. Liên lạc với John để thông báo cho anh ta về khoản thanh toán bị thiếu. Và, hãy cho John biết về bất kỳ khoản phí trễ nào liên quan đến việc thanh toán không đúng hạn.

2. Cập nhật các khoản phải trả

Rất có thể, bạn có thể không có thời gian để ghi lại các giao dịch mỗi ngày. Nếu đúng như vậy, hãy đảm bảo rằng bạn đã viết ra các giao dịch mua của mình và sắp xếp biên nhận. Bằng cách đó, bạn có thể giữ cho các khoản phải trả của mình ở trạng thái tối ưu cho số tiền đóng hàng tháng.

Sau khi theo dõi các giao dịch của bạn, hãy ghi lại chúng vào sổ sách của bạn vào cuối mỗi tuần hoặc tháng. Trong thời gian đóng hàng tháng, hãy kiểm tra lại hồ sơ của bạn để đảm bảo rằng bạn đã thanh toán tất cả các hóa đơn và hóa đơn.

3. Đối chiếu các tài khoản

Trong quá trình đóng cuối tháng, bạn cần điều chỉnh tất cả các tài khoản của mình. Để thực hiện việc này, hãy đối sánh hồ sơ của bạn với bảng sao kê tài khoản của bạn từ các mục nhập bên ngoài, chẳng hạn như ngân hàng. Đảm bảo rằng hồ sơ của bạn trong tháng là chính xác bằng cách thực hiện đối chiếu bảng sao kê ngân hàng.

Thông thường, bạn có thể chia tài khoản của mình thành ba loại:

• Tài khoản tiền mặt, séc và tiết kiệm
• Các khoản vay và ghi chú ngân hàng
• Tài khoản trả trước hoặc tài khoản tích lũy

Bắt đầu với một trong những danh mục trên và làm việc theo cách của bạn với những danh mục khác. Việc phân chia hồ sơ khi đối chiếu bảng sao kê ngân hàng của bạn có thể giúp bạn ngăn nắp và phát hiện lỗi vào cuối tháng.

4. Xem xét tiền mặt nhỏ

Nếu bạn sử dụng tiền mặt lặt vặt hoặc có một quỹ tiền mặt lặt vặt, bạn cũng cần phải hạch toán những khoản đó vào cuối tháng.

Ghi lại tất cả các biên lai cho các mặt hàng bạn đã mua bằng tiền mặt. Đảm bảo rằng biên lai và hồ sơ của bạn khớp với số dư quỹ tiền mặt lặt vặt của bạn. Nếu không, rất có thể bạn đang bỏ lỡ một giao dịch.

Để so sánh quỹ tiền mặt lặt vặt của bạn với hồ sơ, hãy đếm vật lý số tiền mặt còn lại trong quỹ của bạn. Nếu nó không khớp, bạn có thể thiếu biên lai. Hoặc, bạn có thể đã quên ghi số tiền lặt vặt đã sử dụng vào sổ sách của mình.

5. Nhìn vào tài sản cố định

Tài sản cố định của bạn là những mặt hàng lâu dài làm tăng giá trị cho doanh nghiệp của bạn. Những thứ như nhà cửa, thiết bị, đồ đạc, xe cộ và đất đai được coi là tài sản cố định.

Tài sản cố định của bạn thường không chuyển đổi trực tiếp thành tiền mặt. Và bởi vì tài sản cố định nói chung là tài sản mua lớn hơn, chúng có thể giảm giá trị theo thời gian.

Khi khóa sổ vào cuối tháng, hãy ghi lại mọi khoản thanh toán liên quan đến tài sản cố định của bạn.

6. Đếm khoảng không quảng cáo

Nếu bạn muốn đảm bảo khoảng không quảng cáo của mình là chính xác, bạn cần phải thực hiện đếm khoảng không quảng cáo hàng tháng. Việc đếm hàng tồn kho hàng tháng cho phép bạn ghi lại chính xác mức tồn kho trong sổ sách của mình vào cuối tháng. Ngoài ra, thực hiện đếm hàng tồn kho hàng tháng có thể giúp bạn quyết định những mặt hàng bạn cần bổ sung và tần suất.

Bạn có thể cần phải theo dõi một số loại khoảng không quảng cáo hơn những loại khác. Nếu không theo dõi chính xác khoảng không quảng cáo của mình, bạn có thể gặp phải các vấn đề như hàng tồn kho bị co lại. Giả sử bạn sở hữu một cửa hàng kem và bạn có sữa trong kho. Vì sữa có thể bị hỏng nên bạn cần kiểm tra kho thực phẩm dễ hỏng của mình thường xuyên hơn.

Sử dụng số lượng hàng tồn kho của bạn để thực hiện các điều chỉnh và đối chiếu sổ sách khi bạn hoàn thành các thủ tục cuối tháng.

7. Tổ chức và soát xét báo cáo tài chính

Vào cuối tháng, bạn có trách nhiệm sắp xếp và xem xét tất cả các báo cáo tài chính của mình. Chúng chủ yếu bao gồm:

• Sổ cái chung
• Bảng cân đối kinh doanh
• Báo cáo lãi lỗ

Nhất quán sắp xếp các báo cáo của bạn mỗi tháng. Bằng cách đó, bạn sẽ không phải loay hoay tìm kiếm tài liệu vào cuối tháng. Một cách để luôn ngăn nắp là sử dụng phần mềm kế toán cơ bản để theo dõi các giao dịch và lưu trữ các báo cáo của bạn.

Bạn cũng có thể sử dụng báo cáo tài chính của mình như một cơ hội để cải thiện hoạt động kinh doanh nhỏ của mình. Ví dụ:khi xem lại bảng sao kê của mình, bạn có thể nhận thấy rằng bạn đã chi rất nhiều tiền cho một sản phẩm không bán chạy. Bạn có thể quyết định sử dụng vật liệu rẻ hơn để sản xuất sản phẩm. Hoặc, bạn có thể quyết định chuyển đổi hoàn toàn sản phẩm.

Việc xem xét báo cáo có thể giúp bạn sớm phát hiện ra các vấn đề, chẳng hạn như bội chi và ngăn ngừa các vấn đề xảy ra sau này với sách của bạn.

8. Kiểm tra tài khoản doanh thu và chi phí

Vào cuối tháng, hãy xem lại tài khoản doanh thu và chi phí của bạn để xác nhận chúng là chính xác. Kiểm tra xem bạn đã ghi chi phí vào đúng tài khoản trong kỳ chưa. Đảm bảo rằng các khoản tích lũy và chi phí trả trước được ghi lại chính xác trong sổ sách của bạn.

9. Xem lại thông tin trước khi đóng

Trước khi bạn đóng hoàn toàn các tài khoản vào cuối tháng, hãy cân nhắc xem xét lại công việc của bạn. Người xem xét thông tin kế toán của bạn có thể là người quản lý hoặc người giám sát có kinh nghiệm xử lý sổ sách của bạn.

Nếu bạn không có người khác, bạn có thể yêu cầu xem lại thông tin của mình, kiểm tra hai lần và ba lần công việc của chính bạn để đảm bảo thông tin là chính xác.

10. Chuẩn bị cho tháng tới

Để hoàn thành trách nhiệm kế toán hàng tháng và cắt giảm thời gian đóng sổ sách, hãy tạo một lịch tài chính hàng tháng. Lịch của bạn có thể giúp bạn chuẩn bị đóng sách cho tháng tiếp theo. Và, lịch của bạn có thể giúp bạn tránh bị tụt hậu so với sách của mình.

Trên lịch của bạn, hãy lập kế hoạch khi nào bạn sẽ thu thập báo cáo, ghi lại các giao dịch và đóng sổ sách của mình. Thiết lập một ngày kết thúc mà tất cả các chi phí và thu nhập phải được đăng. Đảm bảo thông báo ngày kết thúc với bất kỳ ai có quyền truy cập vào việc điều chỉnh sổ cái.

Theo thời gian, bạn có thể điều chỉnh lịch của mình nếu bạn tìm thấy một quy trình và đơn đặt hàng phù hợp hơn với bạn và doanh nghiệp của bạn.

Tầm quan trọng của việc đóng sách hàng tháng

Đóng sách hàng tháng là điều cần thiết cho công việc kinh doanh của bạn. Nó có thể cho bạn biết thông tin tài chính của doanh nghiệp của bạn và những lĩnh vực bạn cần cải thiện. Việc đóng sách hàng tháng cũng có thể giúp bạn đưa ra quyết định về tài chính của doanh nghiệp, ngăn ngừa những sai lầm tốn kém và chuẩn bị cho thời gian nộp thuế.

Nếu bạn không hoàn toàn bán được theo ý tưởng, đây là những ưu điểm của việc đóng sách hàng tháng (tóm lại là):

• Giữ cho báo cáo tài chính và sổ sách của bạn luôn chính xác
• Giúp việc khai thuế đơn giản hơn
• Hỗ trợ bạn trong quá trình kiểm tra
• Cung cấp cho bạn ảnh chụp nhanh rõ ràng về tình trạng tài chính của doanh nghiệp bạn
• Chuẩn bị cho bạn cho tương lai
• Ngăn ngừa các sai lầm kế toán trong tương lai

Cần một cách để ghi lại các giao dịch hàng tháng của doanh nghiệp bạn? Bạn đã đến đúng nơi. Phần mềm kế toán của Patriot cho phép bạn hợp lý hóa cách ghi lại các giao dịch của mình để bạn có thể quay trở lại công việc kinh doanh của mình. Bắt đầu với bản trình diễn tự hướng dẫn của bạn ngay hôm nay!

Chúng tôi luôn sẵn sàng duy trì cuộc trò chuyện. Hãy cho chúng tôi một lượt thích trên Facebook và chia sẻ suy nghĩ của bạn về các bài viết mới nhất của chúng tôi.

Bài viết này đã được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 5 tháng 11 năm 2015.