Cuối năm là thời điểm bận rộn của các doanh nghiệp. Nếu bạn giống như hầu hết các chủ doanh nghiệp, bạn có thể đang giải quyết các thủ tục kế toán cuối năm ngoài các nhiệm vụ về lưu lượng truy cập và bán hàng và tính lương.
Thay vì cố gắng hoàn thành (hoặc quên) các quy trình cuối năm của bạn, hãy sử dụng danh sách kiểm tra kế toán cuối năm để sắp xếp theo cách bạn kết thúc năm.
Trước khi đồng hồ điểm vào nửa đêm ngày 31 tháng 12, bạn cần giải quyết một số nhiệm vụ kế toán. Sổ sách kế toán của bạn phải được sắp xếp, cập nhật và sẵn sàng để chuyển sang một năm mới.
Đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra tám thủ tục này khỏi danh sách kiểm tra kết thúc kế toán cuối năm của mình trước khi năm chính thức kết thúc.
Báo cáo tài chính của bạn là một cứu cánh cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Chúng cung cấp cho bạn một cái nhìn thoáng qua về vị trí tài chính của doanh nghiệp. Ngoài ra, các bảng sao kê cho phép bạn xem tình hình tài chính trong quá khứ và hiện tại để bạn có thể dự báo tương lai tài chính của doanh nghiệp mình và lập kế hoạch cho năm mới.
Báo cáo tài chính giúp bạn hiểu tình hình tài chính của doanh nghiệp và (hy vọng) làm cho mùa thuế trở thành gánh nặng cho công ty của bạn. Bạn có thể truy cập hồ sơ tài chính của mình trong sổ kế toán.
Sử dụng hồ sơ kế toán của bạn để biên soạn và phân tích các báo cáo cuối năm. Có một số báo cáo tài chính mà bạn nên có, bao gồm:
Báo cáo thu nhập, hoặc báo cáo lãi lỗ (P&L), tóm tắt doanh thu và chi phí của bạn. Báo cáo thu nhập của bạn liệt kê tất cả số tiền bạn đã kiếm được và bị mất trong năm.
Dưới đây là một số điều bạn có thể thấy trên bảng sao kê P&L của mình:
Bạn có thể tìm thấy lợi nhuận kinh doanh của mình bằng cách xem xét sự khác biệt giữa số tiền thu được và số tiền bị mất trên bảng sao kê của bạn. So sánh báo cáo thu nhập của năm nay với năm ngoái để phân tích sự khác biệt về doanh thu và chi phí từ năm này sang năm khác.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ của bạn liệt kê tiền mặt đến và đi của doanh nghiệp bạn. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ chỉ ghi lại số tiền thực tế bạn có, không ghi có.
Dòng tiền có thể tích cực, có nghĩa là doanh nghiệp của bạn có nhiều tiền đến hơn chi phí. Dòng tiền âm xảy ra khi bạn chi tiêu nhiều tiền hơn những gì bạn đang mang lại.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ của bạn có thể cho bạn biết thời gian mà tiền vào hoặc đi ra khỏi doanh nghiệp của bạn. Ví dụ:bạn có thể xem những tháng nào có dòng tiền cao hơn và những tháng mà dòng tiền của doanh nghiệp bạn gặp khó khăn.
Theo dõi dòng tiền của bạn trong suốt cả năm và vào cuối năm cũng có thể giúp bạn tạo dự báo dòng tiền và dự đoán dòng tiền trong tương lai của mình.
Bảng cân đối kế toán kinh doanh của bạn hiển thị tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu và theo dõi tiến độ tài chính của công ty bạn.
Dưới đây là ảnh chụp nhanh về các khía cạnh khác nhau của bảng cân đối kế toán của bạn:
Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của bạn phải luôn bằng số tài sản của bạn.
Sử dụng bảng cân đối kế toán của bạn vào cuối năm để đảm bảo số dư tài khoản của bạn và mọi thứ đều ổn định cho năm mới. Nếu bạn tìm thấy sự khác biệt, hãy đảm bảo rằng bạn tìm ra sai sót kế toán và sửa chữa nó.
Nếu bạn muốn hoàn thành những cuốn sách của mình cho cuối năm, hãy cố gắng thu thập số tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp của bạn. Điều này có nghĩa là phải thực hiện một chút công việc và cố gắng thu thập các hóa đơn quá hạn trước năm mới.
Một số khách hàng có thể chỉ cần một cú huých nhẹ nhàng với một lời nhắc hóa đơn đơn giản. Những người khác có thể cần một số động tác bổ sung. Vì vậy, bạn sẽ làm gì nếu khách hàng không trả tiền? Bạn có thể:
Khi liên hệ với khách hàng về các hóa đơn quá hạn, hãy tỏ ra chuyên nghiệp. Hãy thấu hiểu, kiên nhẫn và tích cực khi bạn tiếp cận với những khách hàng trả tiền muộn.
Nếu việc thu tiền từ khách hàng gặp khó khăn, hãy xem xét cung cấp cho họ một kế hoạch thanh toán. Khách hàng có thể không thanh toán hết hóa đơn của họ cùng một lúc. Thương lượng về chương trình trả góp có thể giúp bạn được thanh toán nhanh hơn. Ngoài ra, nó còn cho khách hàng thấy rằng bạn hiểu hoàn cảnh của họ và quan tâm đến nhu cầu của họ.
Nếu bạn thực sự không thể tự thu tiền, hãy cân nhắc việc thuê sự trợ giúp từ bên ngoài. Các đại lý thu phí có thể giúp bạn thu thập các hóa đơn quá hạn cho một mức giá. Nói chung, cơ quan thu tiền giữ một phần trong tổng số tiền đến hạn.
Bạn phải đếm chính xác các nguyên liệu và vật tư bạn có trong tay nếu doanh nghiệp của bạn có hàng tồn kho. Nếu không, bạn có thể kết thúc với các kệ trống hoặc hàng tồn kho bị co lại (ví dụ:hàng hết hạn).
Nếu doanh nghiệp của bạn có hàng tồn kho, hãy hoàn thành việc kiểm tra hàng tồn kho trước khi kết thúc năm. So khớp tổng số hàng tồn kho của bạn với bảng cân đối của bạn. Nếu bạn thấy có sự chênh lệch giữa số đếm và bảng cân đối của mình, hãy thực hiện điều chỉnh.
Kế toán hàng tồn kho cuối năm cũng có thể giúp bạn biết bạn đã chi bao nhiêu cho hàng tồn kho trong năm và giá trị của nó. Và, nó có thể giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn cho khoảng không quảng cáo của năm tới, đặc biệt là đối với những mùa bận rộn hơn.
Bạn vẫn đang lưu trữ biên lai kinh doanh của mình trong một hộp đựng giày? Nếu vậy, bạn có thể muốn xem xét lại cách bạn sắp xếp các biên lai kinh doanh để dọn dẹp cho năm mới.
Việc thu chi vô tổ chức có thể khiến doanh nghiệp nhỏ của bạn có nguy cơ sổ sách cẩu thả và không chính xác. Chưa kể, hồ sơ lộn xộn có thể làm tăng khả năng mắc sai sót trên tờ khai thuế của doanh nghiệp và gây ra nhiều vấn đề hơn trong tương lai.
Để sắp xếp các biên lai kinh doanh của bạn trước khi kết thúc năm, bạn có thể:
Để giữ biên lai của bạn ở dạng tàu quanh năm, hãy đảm bảo rằng bạn sắp xếp ngay từ đầu. Ngay sau khi bạn nhận được biên nhận, hãy sắp xếp nó bằng cách sử dụng hệ thống lưu trữ hoặc lưu trữ của bạn. Bằng cách đó, bạn không phải lo lắng về việc thất lạc biên lai hoặc quên tính toán biên lai.
Nếu bạn sử dụng phần mềm kế toán, bạn thậm chí có thể đính kèm biên lai và tài liệu vào các giao dịch để theo dõi chúng tốt hơn.
Một khía cạnh chính của danh sách kiểm tra các thủ tục cuối năm kế toán của bạn là điều chỉnh tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng của bạn. Bằng cách đó, bạn xác minh rằng hồ sơ kế toán khớp với tài khoản ngân hàng của bạn.
Để đối chiếu các tài khoản của bạn, hãy so sánh bảng sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng với hồ sơ kế toán của bạn. Bảng sao kê của bạn phải khớp với số dư được liệt kê trong sổ sách của bạn. Nếu chúng không khớp, hãy đào sâu một chút để tìm ra sự khác biệt. Bạn có thể cần điều chỉnh một trong các bản ghi của mình để số dư bằng nhau (ví dụ:số tiền lãi).
Trước khi kết thúc năm, hãy xem xét cả tài khoản phải thu và tài khoản phải trả của bạn để đảm bảo bạn giải quyết tất cả các khoản thu và nợ.
Trong tài khoản phải thu, hãy kiểm tra các hóa đơn quá hạn. Nếu khách hàng có bất kỳ hóa đơn thanh toán muộn hoặc chưa thanh toán nào, hãy liên hệ với họ càng sớm càng tốt (ví dụ:email, cuộc gọi điện thoại, v.v.).
Nhìn vào báo cáo tình hình già hóa các khoản phải thu của bạn để biết liệu bạn có bất kỳ hóa đơn thanh toán muộn hoặc chưa thanh toán nào trước khi kết thúc năm hay không. Theo dõi các nhà cung cấp và thanh toán các hóa đơn để bắt đầu năm mới với một phương tiện sạch sẽ.
Để đảm bảo bạn lưu dữ liệu kế toán của mình một cách an toàn cho năm mới, hãy thêm thông tin sao lưu vào danh sách kiểm tra tổng kết cuối năm của bạn.
Điều cuối cùng bạn muốn làm là mất thông tin kế toán quan trọng từ năm nay và các năm trước. Để đảm bảo dữ liệu của bạn được an toàn, hãy trang bị một hệ thống sao lưu đáng tin cậy.
Bạn có thể sao lưu thông tin kế toán trên máy tính hoặc điện thoại thông minh của mình hoặc in ra các tài liệu (ví dụ:báo cáo tài chính) và lưu trữ chúng ở một nơi an toàn. Nếu bạn sử dụng kế toán trực tuyến, bạn có thể yên tâm khi biết rằng thông tin của bạn được bảo mật trên đám mây.
Dù bạn quyết định làm gì, hãy đảm bảo rằng bạn đã có sẵn kế hoạch để sao lưu những hồ sơ kế toán quý giá đó cho doanh nghiệp của mình.
Nếu bạn sử dụng một kế toán theo một số hình thức hoặc hình thức nào đó cho doanh nghiệp của mình (ví dụ:phần mềm kế toán kết hợp với chuyên gia thuế), bạn cần chuẩn bị sẵn tài liệu để sử dụng cho kế toán của mình trước khi kết thúc năm.
Mặc dù nó phụ thuộc vào những gì kế toán của bạn đang xử lý cho bạn, đây là một số thông tin bạn có thể cần thu thập:
Nếu bạn sử dụng phần mềm, bạn sẽ có thể dễ dàng lấy các tài liệu cần thiết cho kế toán của mình.
Kiểm tra với kế toán của bạn để xem họ cần thông tin gì từ bạn để đóng sổ sách của bạn vào cuối năm và chuẩn bị cho năm và mùa thuế sắp tới.
Bài viết này đã được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 6 tháng 12 năm 2016.