Dự báo số tiền bạn sẽ chi và nhận được là một phần quan trọng trong việc điều hành một doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiếm khi các dự đoán khớp với thu nhập và chi phí thực tế. Nhiều khả năng một lúc nào đó bạn sẽ gặp phải sự sai lệch trong kế toán.
Các chênh lệch là bình thường trong kế toán. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn không thể phân tích các phương sai và học hỏi từ chúng. Đọc để tìm hiểu:
Phương sai trong kế toán là sự chênh lệch giữa số tiền dự báo và số tiền thực tế. Sự khác biệt là phổ biến trong lập ngân sách, nhưng bạn có thể có sự khác biệt trong bất kỳ điều gì bạn dự đoán. Về cơ bản, bất cứ khi nào bạn dự đoán điều gì đó, bạn nhất định phải có một phương sai thuận lợi hoặc bất lợi.
Sự khác biệt thuận lợi có nghĩa là bạn đang làm tốt hơn trong một lĩnh vực kinh doanh của mình so với dự đoán. Các phương sai bất lợi có nghĩa là dự đoán của bạn tốt hơn kết quả thực tế.
Bạn có thể có sự khác biệt trong:
Do các loại phương sai khác nhau, bạn có thể đo lường phương sai bằng đô la, đơn vị hoặc giờ.
Bạn có thể đo lường tổng phương sai của mình (ví dụ:toàn bộ ngân sách của bạn) hoặc chia nhỏ (ví dụ:doanh thu bán hàng). Việc tìm ra các khác biệt cụ thể có thể cung cấp cho bạn cái nhìn chi tiết hơn về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và sức khỏe tài chính của bạn. Chỉ nhìn vào tổng phương sai của bạn có thể mang lại cho bạn ấn tượng sai lệch về hiệu quả hoạt động và tình hình kinh doanh của bạn.
Ví dụ:bạn có thể có một phương sai ngân sách thuận lợi tổng thể. Nhưng sau khi chia nhỏ các phương sai, bạn nhận thấy rằng doanh thu của mình lớn hơn dự đoán, nhưng bạn đã chi cho nguyên vật liệu nhiều hơn dự đoán. Sử dụng thông tin này, bạn có thể mua sắm xung quanh các nhà cung cấp mới và cắt giảm các chi phí không cần thiết.
Việc xem xét phương sai trong kế toán chi phí giúp bạn giải quyết các vấn đề từ trong trứng nước mà nếu không có thể không bị phát hiện - và lăn xả vào các vấn đề lớn hơn.
Trước khi bạn có thể tìm ra phương sai của mình, bạn cần biết cách tính toán nó. Cho dù bạn đang xem xét sự khác biệt trong việc sử dụng lao động, giá cả hay nguyên vật liệu, thì công thức đều giống nhau:
Phương sai =Dự báo - Thực tế
Để tìm phương sai trong kế toán, hãy trừ số tiền bạn thực sự đã chi tiêu hoặc sử dụng (chi phí, nguyên vật liệu, v.v.) từ số tiền dự báo của bạn.
Nếu số dương, bạn có một phương sai thuận lợi (yay!). Nếu số âm, bạn có một phương sai bất lợi (đừng hoảng sợ — bạn có thể phân tích và cải thiện).
Bạn muốn tính toán phương sai kế toán của bạn dưới dạng phần trăm? Bạn cũng có thể làm điều đó mà. Hãy nhớ rằng phần trăm phương sai thuận lợi được biểu thị bằng số âm, trong khi phương sai bất lợi là số dương. Dưới đây là công thức để tính phương sai của bạn dưới dạng phần trăm:
Phương sai =[(Thực tế / Dự báo) - 1] X 100
Trong công thức này, hãy chia số tiền bạn thực sự đã chi tiêu hoặc sử dụng cho số tiền bạn đã dự đoán. Sau đó, trừ 1 và nhân tổng với 100 để biến nó thành phần trăm.
Bạn muốn xem các công thức này đang hoạt động? Hãy xem các ví dụ của chúng tôi để xem cả số lượng và tỷ lệ phần trăm cho các phương sai bất lợi và có lợi.
Hãy bắt đầu với công thức số lượng phương sai. Giả sử bạn dự đoán chi 5.000 đô la cho hàng tồn kho. Tuy nhiên, sự thiếu hụt nguồn cung khiến chi phí của bạn tăng lên 7.000 đô la. Phương sai của bạn là gì?
Phương sai =Dự báo - Thực tế
Phương sai =$ 5.000 - $ 7.000
Phương sai của bạn là - $ 2.000, đây là một phương sai bất lợi. Số tiền này là bao nhiêu phần trăm? Sử dụng công thức phương sai khác để tìm hiểu:
Phương sai =[(Thực tế / Dự báo) - 1] X 100
Phương sai =[(7.000 đô la / 5.000 đô la) - 1] X 100
Phương sai của bạn là 40%. Điều này cho thấy rằng chi phí thực tế của bạn lớn hơn 40% so với dự đoán của bạn.
Bây giờ, hãy xem xét một ví dụ về phương sai thuận lợi. Giả sử bạn dự đoán bạn sẽ dành 1.000 giờ cho Dự án XYZ. Thay vào đó, bạn chỉ dành 500 giờ cho dự án. Phương sai của bạn là gì?
Phương sai =Dự báo - Thực tế
Phương sai =1.000 - 500
Phương sai có lợi của bạn là 500, cho thấy bạn đã dành ít hơn 500 giờ cho dự án so với dự kiến. Đây là tỷ lệ phần trăm:
Phương sai =[(Thực tế / Dự báo) - 1] X 100
Phương sai =[(500 / 1.000) - 1] X 100
Phương sai của bạn là -50%, cho thấy số giờ lao động thực tế của bạn ít hơn 50% so với dự đoán.
Hiểu phương sai trong kế toán và tại sao nó lại quan trọng? Kiểm tra. Bây giờ, đây là những gì làm với thông tin đó để giúp doanh nghiệp của bạn.
Đã đến lúc phân tích phương sai đã nói. Vậy, phân tích phương sai là gì?
Bạn có thể tiến hành phân tích phương sai của báo cáo tài chính, số giờ nhân viên của bạn ghi nhật ký, biên lai mua hàng, v.v.
Thực hiện theo các bước chung sau để bắt đầu phân tích phương sai của bạn trong kế toán chi phí.
Đầu tiên, hãy xác định những gì bạn muốn phân tích. Đó có phải là ngân sách hàng năm của bạn không? Một dự án bạn đang thực hiện? Đầu vào và đầu ra của nhân viên?
Khi bạn đã quyết định cái gì bạn muốn đo lường, tính toán sự khác biệt giữa dự đoán của bạn và kết quả thực tế.
Biến của bạn là thuận lợi hay bất lợi? Bất kể câu trả lời là gì, hãy chuyển sang bước tiếp theo để hiểu rõ hơn về nơi bạn đang hoạt động quá mức hoặc kém hiệu quả.
Hãy xem các phương sai cụ thể cho bất kỳ giá trị nào bạn đang đo lường. Nếu đó là ngân sách của bạn, bạn có thể bắt đầu bằng cách xem xét sự khác biệt giữa chi phí được lập ngân sách và chi phí thực tế cho mỗi khoản chi phí của mình. Và nếu bạn đang đo lường thời gian bạn hoàn thành Dự án XYZ, bạn có thể xem số giờ mà mỗi bộ phận đã mất so với dự đoán của bạn.
Dù bạn đang phân tích điều gì, hãy bắt đầu bằng cách thu thập tài liệu để so sánh kết quả thực tế với dự đoán của bạn.
Ví dụ:bạn có thể cần:
Viết ra từng phương sai để giúp bạn phân tích thông tin kế toán của mình và đưa ra quyết định sáng suốt.
Tất nhiên, nếu bạn giảm giá không đáng kể (ví dụ:20 đô la), bạn có thể không cần phải mất thời gian phân tích lý do tại sao.
Hãy nhớ rằng có một số thách thức đi kèm với việc xem xét các phương sai cụ thể. Đó có thể là một cam kết về thời gian để thu thập hồ sơ và sắp xếp thông tin (đặc biệt nếu bạn không sử dụng các công cụ như phần mềm kế toán).
Đây là nơi bạn có thể chơi thám tử. Tại sao có một phương sai? Tham khảo các phương sai cụ thể mà bạn đã tính toán và xem xét hồ sơ của bạn để xác định lý do tại sao có thể có sự khác biệt.
Đừng bỏ qua các phương án có lợi. Chắc chắn, thật tuyệt khi bạn đang làm tốt hơn trong lĩnh vực này so với dự đoán của bạn. Nhưng bằng cách đánh giá lý do tại sao, bạn có thể áp dụng thành công đó cho các lĩnh vực hoạt động kém hiệu quả. Chưa kể, bạn cũng có thể nhân đôi thành công cho lần sau.
Hãy xem một số lý do dẫn đến sự khác biệt trong kế toán:
Đừng cất những phát hiện của bạn lên giá để thu thập bụi. Thay vào đó, hãy chia sẻ thông tin (cả mặt tốt và mặt xấu) với các bên quan tâm, chẳng hạn như:
Bạn đã dành thời gian tính toán, phân tích và giải thích sự khác biệt của mình. Bây giờ, đã đến lúc đưa thông tin đó vào hành động. Sử dụng những gì bạn đã học để cải thiện các lĩnh vực hoạt động kém hiệu quả.
Bạn có thể sử dụng các phương sai để thực hiện các thay đổi như:
Và, hãy nhớ luôn duy trì một điều tốt đẹp ở những khu vực hoạt động quá hiệu quả.
Có hai loại người trên thế giới này:Những người có tổ chức… và những người không có tổ chức. Nhưng nếu bạn muốn phân tích các phương sai trong kế toán, bạn cần có các hồ sơ có tổ chức. Với Patriot’s kế toán trực tuyến , bạn có thể theo dõi tất cả thu nhập và chi phí của mình ở một nơi. Xem nó dễ dàng như thế nào với bản dùng thử miễn phí!