Các báo cáo tài chính và thông tin kế toán có vẻ tốn thời gian hoặc khó hiểu. Tuy nhiên, dữ liệu đó là một phần thiết yếu của việc điều hành một doanh nghiệp - đặc biệt là khi bạn cần đưa ra các quyết định lớn. Bạn có cần vay tiền không? Bạn có đủ khả năng tăng lương cho nhân viên của mình không? Mua thiết bị mới thì sao? Tất cả những câu hỏi này có thể được trả lời bằng cách xem các báo cáo tài chính của bạn. Vậy, thông tin kế toán giúp ích như thế nào trong việc ra quyết định?
Mối quan hệ giữa thông tin kế toán và việc ra quyết định là một con đường hai chiều. Bạn (hoặc người khác) không thể đưa ra quyết định mà không có tất cả các thông tin kế toán cần thiết. Nhưng, tại sao các quyết định sáng suốt lại quan trọng như vậy? Vì bạn cần biết mình có bao nhiêu trước khi có thể chi tiêu hoặc đăng ký vay.
Nói một cách đơn giản, người cho vay, nhà đầu tư và các bên liên quan, và kế toán của bạn cần biết thông tin cho biết gì trước khi họ có thể xác định bất kỳ điều gì liên quan đến doanh nghiệp của bạn. Hãy xem một số ví dụ.
Cho dù công việc kinh doanh của bạn chỉ mới bắt đầu hay bạn đã có hàng chục năm hoạt động, bạn có thể cần phải xem xét một khoản vay kinh doanh. Làm thế nào để bạn biết liệu bạn có nên xem xét một khoản vay hay không? Tất nhiên bằng cách xem thông tin kế toán của bạn. Nhưng, làm thế nào để người cho vay xác định xem họ có nên cho bạn vay kinh doanh hay không? Bên cho vay cũng cần thông tin kế toán của bạn.
Khi các tổ chức tài chính (ví dụ:ngân hàng) muốn xem mức độ tín nhiệm của doanh nghiệp bạn, họ cần biết thông tin tài chính của bạn. Dữ liệu tài chính của bạn cho phép các chủ nợ đưa ra quyết định về số tiền bạn đủ điều kiện nhận trong các khoản vay. Hoặc, người cho vay có thể quyết định rằng bạn không đủ điều kiện cho khoản vay dựa trên thông tin bạn cung cấp.
Nếu bạn không muốn vay nhưng cần đăng ký thẻ tín dụng doanh nghiệp, thông tin kế toán cho phép các chủ nợ xem bạn có đủ điều kiện để được cấp thẻ tín dụng hay không.
Bạn cần cung cấp loại thông tin kế toán nào cho người cho vay để giúp quá trình ra quyết định của họ? Thông tin tài chính của doanh nghiệp bao gồm:
Nếu bạn là chủ sở hữu công ty khởi nghiệp hoặc chỉ muốn thu hút các nhà đầu tư để phát triển, bạn cần cung cấp thông tin kế toán cho bất kỳ nhà đầu tư tiềm năng nào. Tại sao? Thông tin kế toán giúp các nhà đầu tư hoặc các bên liên quan đưa ra quyết định đầu tư vào doanh nghiệp của bạn.
Nhà đầu tư sử dụng thông tin kế toán như thế nào? Và, các bên liên quan sử dụng thông tin tài khoản như thế nào? Các bên liên quan và các nhà đầu tư tiềm năng sử dụng thông tin tài chính để xác định giá trị của công ty bạn. Và, họ sử dụng dữ liệu để thực hiện phân tích tín dụng.
Thông tin kế toán giúp ích như thế nào trong việc ra quyết định cho các nhà đầu tư và các bên liên quan giúp họ thấy được tình hình tài chính của công ty bạn. Họ có thể xem các nguồn tài chính của bạn ở đâu, tính toán lợi nhuận và ước tính bất kỳ rủi ro nào.
Ví dụ:các nhà đầu tư và các bên liên quan có thể yêu cầu xem báo cáo thu nhập của công ty bạn. Các chi tiết đơn hàng trình bày chi tiết bất kỳ giao dịch thu nhập một lần và định kỳ nào để cho biết thu nhập của bạn là nhất quán hay rời rạc. Một nhà đầu tư có thể quyết định tiếp tục đầu tư vào doanh nghiệp của bạn nếu thông tin kế toán của bạn cho thấy bạn có thu nhập ổn định.
Việc ghi sổ kế toán của bạn cũng có thể cho các bên liên quan thấy rằng doanh nghiệp của bạn là một rủi ro tài chính bằng cách cho thấy các khoản lỗ tiềm ẩn theo thời gian. Vai trò của thông tin kế toán trong việc ra quyết định đối với các nhà đầu tư là thông báo cho họ về những rủi ro và tổn thất tiềm ẩn, cũng như lợi nhuận, nếu họ cung cấp vốn cho bạn.
Thông tin kế toán để ra quyết định rất quan trọng đối với kế toán vì họ có thể tư vấn cho bạn trong việc ra quyết định của riêng bạn. Kế toán của bạn biết cách đọc các báo cáo tài chính của bạn để hiểu được bức tranh toàn cảnh hơn về sổ sách của bạn.
Ví dụ:bạn quyết định rằng doanh nghiệp của bạn cần một máy tính mới cho mỗi nhân viên trong số 20 nhân viên của bạn. Máy tính để bàn bạn đang xem xét có giá 300 đô la một chiếc. Vì vậy, bạn cần 6.000 đô la để nâng cấp máy tính tại văn phòng của mình (300 đô la x 20 =6.000 đô la). Trước khi bạn quyết định đầu tư vào máy tính mới, hãy tham khảo ý kiến của kế toán viên của bạn.
Kế toán của bạn xem xét sổ cái tổng hợp của bạn để xem liệu bạn có đủ tài sản để mua máy tính hay không. Hoặc, họ có thể tư vấn nếu bạn cần phải chịu một khoản nợ phải trả (ví dụ:khoản vay kinh doanh) để trang trải chi phí.
Nếu doanh nghiệp của bạn không cần người cho vay, có nhà đầu tư hoặc các bên liên quan, hoặc sử dụng kế toán, bạn vẫn cần hiểu thông tin kế toán giúp ích như thế nào trong việc ra quyết định. Một số lý do bạn cần thông tin kế toán để ra quyết định bao gồm:
Thông tin kế toán cung cấp cho bạn các số liệu và dữ liệu cứng mà bạn có thể sử dụng để đưa ra các quyết định sáng suốt. Khi bạn ngồi xuống để viết ngân sách của mình, thông tin tài chính để ra quyết định cần phải được cập nhật và đầy đủ.
Bạn đã thấy lãi hay lỗ năm ngoái? Giá vốn hàng hóa tăng hay giảm? Có mục hàng ngân sách nào có thể bị xóa hoặc thay thế bằng một mục hàng khác có thể sinh lợi hơn không? Thông tin kế toán của bạn có thể trả lời những câu hỏi này.
Nếu ngân sách của bạn tốt và bạn có đủ khả năng để chi tiêu, bạn có thể quyết định rằng bạn có thể thuê một nhân viên khác hoặc mua thêm thiết bị. Một số tài liệu bạn cần để lập ngân sách bao gồm:
Chuẩn bị các tài liệu trước mặt bạn để sử dụng thông tin kế toán của bạn cho việc ra quyết định.
Một lần nữa, bạn cần thông tin tài chính đầy đủ, chính xác để đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt. Điều đó bao gồm các khoản vay, thẻ tín dụng, đầu tư, lập ngân sách và hơn thế nữa. Tuy nhiên, thông tin kế toán của bạn chỉ tốt như việc lưu trữ hồ sơ của bạn. Đó là nơi xuất hiện hệ thống thông tin kế toán (hay còn gọi là phần mềm kế toán).
Bút và giấy, tủ đựng hồ sơ và bảng tính là những công cụ tiện dụng cần có, nhưng chúng có phải là tốt nhất không công cụ theo ý của bạn? Câu trả lời ngắn:Không. Chúng ta hãy xem câu trả lời dài.
Sử dụng bút và giấy có thể là một quá trình lâu dài và vất vả. Bạn phải đi tới tủ đựng hồ sơ, duyệt qua tất cả các biên nhận và tài liệu của mình, biên dịch chúng và sau đó viết mọi thứ ra giấy. Bạn kinh doanh càng lâu thì quá trình này càng mất nhiều thời gian. Chưa kể, đó là rất nhiều thủ tục giấy tờ phải mang theo khi bạn cần xuất trình tài liệu. Tủ hồ sơ của bạn đầy nhanh chóng.
Vì vậy, những gì về bảng tính? Bảng tính là một công cụ tốt cần có khi bạn nhập dữ liệu và tạo các báo cáo hoặc đồ thị nhỏ. Nhưng một khi bạn cần các báo cáo phức tạp hơn, đã đến lúc bỏ bảng tính và mang lại những khẩu súng lớn.
Phần mềm kế toán trực tuyến cho phép bạn đăng nhập ở bất cứ đâu để truy cập sổ sách của mình một cách nhanh chóng. Trong một số phần mềm, bạn có thể lưu trữ biên lai và tài liệu kỹ thuật số, điều chỉnh tài khoản của mình và lấy nhiều loại báo cáo khác nhau bằng một vài cú nhấp chuột. Bạn tiết kiệm thời gian, giúp bạn tiết kiệm tiền và đưa bạn trở lại điều hành doanh nghiệp của mình. Và, bạn có thể kiểm tra tình trạng của sách bất cứ lúc nào bạn cần để đưa ra quyết định kinh doanh mà không cần phải bước chân vào văn phòng.
Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu đưa ra một số quyết định tài chính kinh doanh và cần báo cáo dễ dàng chưa? Của người yêu nước phần mềm kế toán cho phép bạn đăng nhập và ghi lại thông tin từ mọi nơi. Chỉ cần đăng nhập, nhập dữ liệu, tải xuống báo cáo và quay lại làm những gì bạn yêu thích nhất. Dùng thử miễn phí trong 30 ngày!
Người thừa hành di sản có quyết định cuối cùng không?
Cách xây dựng thực hành kế toán hoàn hảo
Hướng dẫn cá nhân về bối cảnh phần mềm kế toán của Vương quốc Anh (Phần 1)
Hướng dẫn cá nhân về bối cảnh phần mềm kế toán ở Vương quốc Anh (Phần 2)
Cách đám mây chuyển đổi quy trình và quy trình công việc ...