Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ, kế toán dựa trên tiền mặt là một trong những cách dễ dàng nhất để quản lý tài chính - đặc biệt nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm về kế toán. Về cơ bản, nó hoạt động như thế này:bạn ghi nhận doanh thu khi tiền mặt đến và chi phí khi tiền mặt chuyển ra ngoài.
Do đó, phần mềm kế toán dựa trên tiền mặt là bất kỳ giải pháp nào được xây dựng xung quanh phương pháp kế toán này.
Các hệ thống dựa trên tiền mặt thường dễ quản lý hơn, ít tốn kém hơn và là sự lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp nhỏ. Họ tập trung vào câu hỏi:Hiện tại tài chính của chúng ta đang ở đâu? Trái ngược với các hệ thống dựa trên dồn tích hoặc kết hợp, sử dụng các khoản phải trả và phải thu để ghi lại các khoản mục trước khi chúng hoàn tất.
Khi bạn chọn một phương pháp kế toán, bạn sẽ gặp khá nhiều khó khăn với nó (trừ khi bạn gửi yêu cầu bằng văn bản tới IRS thông qua Biểu mẫu 3115), vì vậy, điều quan trọng là chọn một giải pháp phần mềm phù hợp với phương pháp của bạn.
Hầu hết các phần mềm kế toán dựa trên tiền mặt sẽ cung cấp một số hoặc tất cả các tính năng sau:
Trong quá trình so sánh phần mềm kế toán của bạn, hãy sử dụng các tính năng này (và bất kỳ tính năng nào khác mà bạn có thể cần) để sàng lọc các sản phẩm cho danh sách chọn lọc của bạn. Sau khi bạn đã tạo danh sách chọn lọc, hãy chạy một vài bản demo / bản dùng thử miễn phí và so sánh giá cả. Giải pháp nào mang lại giá trị tốt nhất cho giá đăng ký của nó? Quan trọng nhất, phương pháp kế toán nào phù hợp nhất với bạn?
Tại sao phải sử dụng phần mềm kế toán? Một số doanh nghiệp nhỏ có xu hướng thích phần mềm kế toán dựa trên tiền mặt vì tính đơn giản vốn có của nó.
Nếu bạn đang tìm kiếm một cách dễ dàng để theo dõi tiền khi tiền chảy vào và ra khỏi tài khoản của mình, thì không cần tìm đâu xa. Một hệ thống dựa trên tiền mặt giống như một cuốn sổ séc tinh vi:bạn ghi lại các khoản thanh toán và chi phí, theo dõi số dư của mình và để kế toán của bạn thực hiện phần còn lại (báo cáo thuế, dự báo tài chính, bảng cân đối kế toán, v.v.). Bạn không cần một số phần mềm đắt tiền, khó sử dụng được thiết kế cho một công ty đa quốc gia.
Và đừng lo lắng, bạn không đơn độc khi chán ghét công việc quản lý tài chính tẻ nhạt:46% chủ doanh nghiệp nhỏ nói rằng kế toán sổ sách là công việc ít yêu thích nhất của họ.
Trước khi bạn cam kết, điều quan trọng là phải hiểu hệ thống dựa trên tiền mặt khác với các lựa chọn thay thế dựa trên cộng dồn và kết hợp như thế nào. Kế toán dựa trên cơ sở dồn tích ghi lại thu nhập và chi phí khi chúng kiếm được hoặc phát sinh, thay vì đợi tiền mặt vào hoặc rời khỏi tài khoản. Do đó, “các khoản phải trả” cho bạn biết số tiền dự kiến trong các chi phí sắp tới và “khoản phải thu” của bạn có thể mong đợi bao nhiêu trong doanh thu. Bỏ bảng lương, hàng tồn kho và báo cáo vào hỗn hợp và mọi thứ có thể bắt đầu trở nên khó hiểu.
Nhưng sự phức tạp của kế toán dồn tích không nhất thiết có nghĩa là kế toán dựa trên tiền mặt là lựa chọn phù hợp cho mọi doanh nghiệp nhỏ. Mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm của nó.
Ví dụ:kế toán tiền mặt được cho là ít đáng tin cậy hơn để tính toán và dự tính lợi nhuận vì nó không ghi nhận doanh thu kiếm được cho đến khi thực sự được thanh toán bằng tiền mặt. IRS cũng có một số quy định ngăn cản một số loại hình doanh nghiệp sử dụng kế toán tiền mặt - chẳng hạn như các công ty C, khu tạm trú thuế hoặc các doanh nghiệp giữ hàng hóa tồn kho.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|
| Dễ thiết lập. | IRS yêu cầu biểu mẫu nếu bạn thay đổi phương pháp kế toán. |
| Dễ dàng theo dõi dòng tiền. | Khó biết được “điểm mấu chốt” của bạn. |
| Thu nhập chịu thuế sau khi nhận được. | Theo IRS, một số doanh nghiệp nhất định không thể sử dụng cơ sở tiền mặt. |
Phần mềm kế toán kết hợp, như bạn có thể đoán, kết hợp các khía cạnh của cả kế toán tiền mặt và dồn tích trong một hệ thống duy nhất. Đây là một lộ trình ít phổ biến hơn, nhưng có thể là một tùy chọn hợp lệ tùy thuộc vào cách bạn quản lý thu nhập, chi phí và hàng tồn kho.
Nếu bạn vẫn còn nhầm lẫn về phần mềm kế toán dựa trên tiền mặt, chỉ cần nhớ điều này:đó là một công cụ để quản lý tiền khi tiền chảy vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn - không hơn không kém.
Là chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc chủ sở hữu duy nhất, bạn không có nhiều tiền hoặc thời gian tùy ý sử dụng, vì vậy bạn cần chọn một giải pháp giá cả phải chăng và dễ thực hiện. Trên hết, phần mềm kế toán của bạn phải phù hợp với phương pháp kế toán ưa thích của bạn. Phần mềm kế toán có thể là câu trả lời cho nhu cầu kế toán dựa trên tiền mặt của bạn.
Bài viết này là một blog của khách do TechnologyAdvice đóng góp.
Bài viết này đã được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 22 tháng 12 năm 2015.