Là chủ doanh nghiệp, bạn có thể xử lý hóa đơn thường xuyên. Có thể bạn gửi chúng cho khách hàng của bạn. Hoặc, có thể trước đây bạn đã nhận được chúng để mua hàng. Bất kể, nếu bạn đang lên kế hoạch lập hóa đơn cho khách hàng của mình, bạn cần phải đưa ra các điều khoản thanh toán hóa đơn rõ ràng.
Hóa đơn là chứng từ ghi lại giao dịch giữa người mua và người bán. Và khi bạn tạo hóa đơn cho khách hàng, bạn đặt điều khoản thanh toán để người nhận hóa đơn biết:
Điều khoản thanh toán hóa đơn chia nhỏ thông tin hóa đơn cho khách hàng để họ biết khi nào và cách thức thanh toán cho bạn và nếu có hậu quả nếu thanh toán chậm. Về cơ bản, điều khoản thanh toán là nguyên tắc mà khách hàng sử dụng để thanh toán cho bạn cho hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn.
Điều khoản thanh toán hóa đơn tiêu chuẩn là gì? Nhiều doanh nghiệp có điều khoản 30 ngày trong đó khoản thanh toán đến hạn sau 30 ngày kể từ ngày lập hóa đơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp của bạn có thể chọn bất kỳ điều khoản nào bạn muốn.
Mục tiêu cuối cùng của mọi doanh nghiệp là được trả tiền. Tuy nhiên, bạn không thể mong đợi được thanh toán nếu các điều khoản hóa đơn của bạn lỏng lẻo.
Các điều khoản của bạn nêu rõ các chi tiết cụ thể về khoản thanh toán cho khách hàng của bạn. Mức độ ảnh hưởng của các điều khoản của bạn:
Nếu bạn không đưa ra các điều khoản thanh toán hóa đơn cho khách hàng của mình, bạn có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm công ty của mình để tồn tại. Chưa kể, bạn có thể cần phải đuổi khách hàng để thanh toán, điều mà không doanh nghiệp nào muốn làm.
Không nghiêm ngặt với các điều khoản thanh toán của bạn và đưa ra một kế hoạch chắc chắn có thể gây ra nhiều vấn đề cho công ty của bạn. Vì vậy, tốt nhất là bạn nên tinh chỉnh các điều khoản của mình để đảm bảo doanh nghiệp của bạn được thanh toán.
Bạn muốn hoàn thiện các điều khoản thanh toán hóa đơn doanh nghiệp nhỏ của mình? Hãy xem một số mẹo để cải thiện các điều khoản và điều kiện của bạn.
Điều cuối cùng bạn muốn làm là để khách hàng hiểu rõ về các điều khoản và điều kiện thanh toán cho hóa đơn. Vì vậy, thay vì tránh các câu hỏi về điều khoản thanh toán như bệnh dịch, hãy minh bạch về các điều khoản và điều kiện của bạn.
Khi bạn bắt đầu một mối quan hệ khách hàng mới, hãy cởi mở và trung thực về các điều khoản của bạn, đặc biệt nếu khách hàng yêu cầu. Hãy rõ ràng trong quá trình này về các điều khoản thanh toán của bạn và đừng đợi cho đến khi bạn gửi hóa đơn để thảo luận về chúng.
Hóa đơn của bạn phải rõ ràng trong ngày cho khách hàng của bạn. Nếu khách hàng gặp khó khăn trong việc hiểu hóa đơn của bạn, thì có thể mất nhiều thời gian hơn để bạn nhận được thanh toán. Đảm bảo liệt kê tất cả các chi tiết cần thiết trước khi bạn gửi bất kỳ hóa đơn nào:
Trước khi bạn gửi từng hóa đơn, hãy kiểm tra độ chính xác của chúng để đảm bảo bạn không mắc bất kỳ sai sót nào.
Để đảm bảo bạn được thanh toán nhanh chóng, hãy lập hóa đơn cho khách hàng của bạn càng sớm càng tốt. Khách hàng của bạn nhận được hóa đơn càng sớm thì bạn càng có thể nhận được thanh toán sớm hơn.
Gửi hóa đơn ngay sau khi bạn hoàn thành công việc hoặc giao sản phẩm. Để đẩy nhanh quá trình, hãy sử dụng phần mềm kế toán trực tuyến để tạo và theo dõi hóa đơn.
Khách hàng càng khó trả tiền cho bạn thì bạn càng khó được thanh toán. Để mọi thứ trở nên đơn giản cho bạn và khách hàng của bạn, hãy cung cấp nhiều tùy chọn thanh toán hóa đơn cho khách hàng, nếu có thể.
Bạn có thể cung cấp cho khách hàng tùy chọn thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ trực tuyến hoặc bằng cách gửi séc qua đường bưu điện. Và nếu bạn sử dụng phần mềm (ví dụ:phần mềm kế toán), bạn có thể gửi cho khách hàng một liên kết trực tiếp để thanh toán cho bạn chỉ bằng một cú nhấp chuột (ví dụ:email).
Nếu bạn muốn hợp lý hóa các tùy chọn thanh toán của mình, hãy xem xét việc sử dụng phần mềm để thực hiện thanh toán hóa đơn dễ dàng cho khách hàng của bạn. Và, hãy xem liệu bạn có thể thiết lập cách để khách hàng thực hiện thanh toán tự động hay không.
| Đang tìm kiếm một giải pháp kế toán đáng tin cậy và giá cả phải chăng giúp tạo hóa đơn và gửi lời nhắc thanh toán hóa đơn dễ dàng? Dùng thử miễn phí phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot trong 30 ngày! |
Để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh hơn, hãy xem xét cung cấp chiết khấu thanh toán sớm. Ví dụ:bạn có thể giảm giá 2% nếu khách hàng thanh toán hóa đơn trong vòng 10 ngày (tức là 2/10 net 30 ngày).
Cung cấp cho khách hàng chiết khấu trên hóa đơn đối với các khoản thanh toán sớm cũng có thể:
Nếu bạn có kế hoạch giảm giá, hãy dành một chút thời gian để nghiên cứu các khoản chiết khấu phổ biến để xác định chiết khấu thanh toán sớm nào là lý tưởng cho khách hàng và doanh nghiệp của bạn.
Dù bạn làm gì, hãy đảm bảo rằng bạn đang theo dõi các khoản thanh toán trễ. Nếu không, những người thanh toán muộn có thể trượt qua các vết nứt và bạn có thể bỏ lỡ các khoản thanh toán.
Bạn có thể theo dõi các khoản thanh toán trễ theo cách thủ công (ví dụ:bảng tính) hoặc bằng cách sử dụng phần mềm kế toán. Nếu bạn sử dụng phần mềm kế toán, bạn thường có thể lấy một báo cáo, chẳng hạn như báo cáo lão hóa các khoản phải thu, để xem những hóa đơn nào đã quá hạn thanh toán.
Phân tích báo cáo của bạn và xác định những hóa đơn nào đã quá hạn và liên hệ với khách hàng để thanh toán.
Vì vậy, bạn sẽ làm gì nếu khách hàng không trả tiền cho dịch vụ hoặc sản phẩm? Đưa ra một kế hoạch trò chơi chắc chắn trong trường hợp điều này xảy ra.
Để yêu cầu khách hàng thanh toán các hóa đơn quá hạn, bạn có thể:
Dù bạn làm gì, hãy đảm bảo rằng kế hoạch của bạn là chuyên nghiệp và hiểu biết. Bạn không bao giờ biết tại sao khách hàng không thanh toán (gợi ý:có thể họ đã quên). Làm việc với những khách hàng trả tiền muộn của bạn để tìm ra giải pháp phù hợp với cả bạn và họ để không làm ảnh hưởng đến mối quan hệ.
Giống như với bất kỳ điều gì trong kế toán, hãy ghi chép chi tiết các ước tính, hóa đơn, thanh toán hóa đơn và thông tin thanh toán chậm. Bằng cách đó, nếu có điều gì đó xảy ra hoặc bạn cần xem lại hóa đơn, bạn có thể dễ dàng truy cập thông tin chi tiết thông qua hồ sơ của mình.
Chúng ta hãy xem một ví dụ về một hóa đơn có các điều khoản thanh toán, phải không?
Kiểm tra một hóa đơn mẫu bên dưới. Trên đó, bạn sẽ thấy điều khoản thanh toán "Net 60". Điều này có nghĩa là khách hàng có 60 ngày để thanh toán hóa đơn kể từ ngày lập hóa đơn. Điều khoản càng cao, khách hàng phải thanh toán hóa đơn càng lâu.
Bài viết này đã được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 27 tháng 9 năm 2016.