Sở hữu một doanh nghiệp đi kèm với một số trách nhiệm nặng nề. Từ lập hóa đơn đến cập nhật sách, bạn có rất nhiều nhiệm vụ phải thực hiện. Bạn cần các công cụ phù hợp để giúp doanh nghiệp của mình phát triển — mà không làm mất đi những gì bạn đang gặp phải.
Vì vậy, bạn nên giữ những loại công cụ kế toán nào trong kho vũ khí của mình để giữ cho mọi thứ hoạt động trơn tru?
Có một số công cụ kế toán cho doanh nghiệp trên mạng. Bí quyết là tìm các công cụ kế toán tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ cho bạn. Sáu công cụ kế toán phổ biến là:
Nếu bạn không phải là kế toán, đừng lo lắng. Phần mềm kế toán là một công cụ dễ sử dụng mà bạn có thể sử dụng để tổ chức các giao dịch hàng ngày của mình. Với hầu hết các phần mềm kế toán, bạn có thể:
Và nếu bạn là nhà tuyển dụng, hãy tìm phần mềm kế toán tích hợp với phần mềm tính lương của bạn. Tích hợp cho phép bạn xử lý bảng lương và gửi thông tin ngay vào sổ sách của bạn mà không cần nhập dữ liệu theo cách thủ công.
Một ưu điểm khác của phần mềm kế toán là nó thường cung cấp cho người dùng khả năng thanh toán và theo dõi 1099 nhà thầu. Và, bạn có thể in Biểu mẫu 1099 và 1096 vào cuối năm. Trước tiên, bạn cần yêu cầu các nhà cung cấp và nhà thầu hoàn thành và gửi lại Biểu mẫu W-9. Sau đó, nhập thông tin Biểu mẫu W-9 vào phần mềm trước khi thanh toán cho nhà thầu và phần mềm sẽ tạo Biểu mẫu 1099.
Một số phần mềm cho phép bạn gửi Biểu mẫu 1099 và 1096 tới IRS và các tiểu bang tham gia Chương trình nộp đơn liên bang / tiểu bang kết hợp. Tuy nhiên, nếu phần mềm kế toán của bạn không có tùy chọn này, bạn phải gửi bản giấy.
Doanh nghiệp của bạn có đang di chuyển nhiều không? Tìm một chương trình phần mềm kế toán đám mây cho phép bạn đăng nhập vào tài khoản của mình mọi lúc, mọi nơi. Bạn có thể dễ dàng thêm vào sách của mình ở bất kỳ đâu bạn có kết nối Internet, do đó bạn không quên ghi lại bất kỳ thứ gì.
Các doanh nghiệp có các giao dịch lặp lại thường xuyên cũng có thể muốn chọn một tùy chọn phần mềm kế toán sử dụng máy học để nhập và phân loại các giao dịch một cách nhanh chóng.
| Muốn có phần mềm kế toán giúp bạn theo dõi, sắp xếp và báo cáo thông tin tài chính của mình chỉ với một vài cú nhấp chuột? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot cho phép bạn làm tất cả những điều đó và hơn thế nữa từ mọi nơi, mọi lúc. Dùng thử miễn phí trong 30 ngày hôm nay! |
Trong một số trường hợp, phần mềm lập hóa đơn được tích hợp sẵn trong phần mềm kế toán. Nếu phần mềm kế toán của bạn không có tùy chọn lập hóa đơn, hãy xem xét việc tìm một chương trình phần mềm để lập hóa đơn (hoặc nâng cấp lên một phần mềm kế toán có để bạn xuất hóa đơn).
Phần mềm lập hóa đơn giúp bạn tạo ra một hệ thống hiệu quả và hiệu quả để thu thập các khoản thanh toán của khách hàng. Ưu điểm của một hệ thống hiệu quả và hiệu quả hơn là bạn có thể nhận được các khoản thanh toán nhanh hơn.
Và, phần mềm lập hóa đơn cho phép bạn tạo một mẫu thống nhất cho các hóa đơn của mình. Vì vậy, bạn có thể nhanh chóng tạo và gửi hóa đơn mà không cần tạo hóa đơn mới theo cách thủ công mỗi lần.
Sau khi gửi hóa đơn, bạn sẽ có thể ghi lại những khách hàng nào bạn đã lập hóa đơn và những khách hàng nào đã thanh toán cho bạn ngay trong phần mềm.
Việc ghi sổ sẽ dễ dàng hơn khi tài khoản doanh nghiệp của bạn tách biệt với tài khoản cá nhân của bạn. Các tài khoản riêng biệt bao gồm các thẻ tín dụng riêng biệt.
Khi bạn có thẻ tín dụng doanh nghiệp, bạn có thể tạo hồ sơ tài chính và hồ sơ thuế chính xác. Và, bạn có thể theo dõi các chi phí được khấu trừ thuế dễ dàng hơn khi bảng sao kê thẻ tín dụng doanh nghiệp của bạn không bao gồm các giao dịch mua cá nhân. Rốt cuộc, chi tiêu cá nhân không được khấu trừ thuế. Bạn phải chứng minh với IRS rằng chi phí kinh doanh của bạn là tất cả các khoản mua được thực hiện cho hoạt động kinh doanh.
Bên cạnh lợi ích của việc theo dõi chi phí một cách riêng biệt, nhiều chủ doanh nghiệp sử dụng thẻ tín dụng kinh doanh để giúp tài trợ cho công ty của họ. Tại sao? Thẻ tín dụng doanh nghiệp mang lại những lợi ích đặc biệt, chẳng hạn như hạn mức chi tiêu cao hơn thẻ tín dụng cá nhân.
Đọc tất cả các điều khoản thỏa thuận thẻ tín dụng trước khi bạn đăng ký. Một số công ty thẻ tín dụng yêu cầu nhiều bước hơn những công ty khác. Và trong một số trường hợp, bạn có thể cần một bảo lãnh cá nhân.
Giống như với thẻ tín dụng, các tài khoản ngân hàng riêng biệt rất quan trọng để theo dõi các giao dịch kinh doanh riêng biệt với các giao dịch cá nhân.
Các lợi ích của tài khoản ngân hàng doanh nghiệp bao gồm:
Và, tài khoản ngân hàng kinh doanh cũng giúp bạn tạo mối quan hệ với ngân hàng có thể mang lại lợi ích cho bạn nếu bạn cần vay vốn kinh doanh.
Hãy nhớ rằng tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp có tính phí. Tuy nhiên, phí ngân hàng được khấu trừ thuế.
Khi điều hành doanh nghiệp của bạn, bạn rất dễ quên điều gì đó với rất nhiều điều đang diễn ra. Các cuộc họp, đánh giá và hơn thế nữa có thể đẩy thời hạn tài chính xuống đáy. Đừng để các nhiệm vụ tài chính quan trọng và ngày đến hạn làm bạn quên mất. Sử dụng lịch tài chính để đánh dấu thời hạn và ngày đến hạn quan trọng.
Bạn có thể sử dụng lịch bản cứng đặt ở nơi nào đó bạn nhìn thấy hàng ngày khi làm việc, chẳng hạn như lịch để bàn. Hoặc, hãy cân nhắc tạo một lịch trực tuyến riêng biệt được kết nối với điện thoại di động hoặc email của bạn. Với hầu hết các lịch trực tuyến, bạn có thể lập trình lời nhắc về việc sắp đến thời hạn.
Quan trọng nhất, hãy nhớ kiểm tra lịch của bạn thường xuyên để biết những điều như:
Là một chủ doanh nghiệp, bạn có thể không phải là một kế toán viên. Vì vậy, bạn có thể muốn đưa một nhân viên kế toán đến để tiếp viện. Một chuyên gia kế toán có thể giúp bạn thực hiện các phần kế toán vượt xa những điều cơ bản. Đổi lại, bạn có thể tập trung hơn vào công việc kinh doanh của mình.
Thuê một kế toán có thể là một trong những công cụ kế toán quan trọng nhất để ra quyết định kinh doanh. Kế toán có thể phân tích sổ sách của bạn và cho bạn biết những quyết định tài chính nào đang hiệu quả (và những quyết định nào không).
Và, một kế toán viên có thể sắp xếp sổ sách của bạn, nộp và nộp thuế, cũng như đưa ra lời khuyên tài chính. Vào cuối năm, kế toán của bạn cũng có thể giúp bạn phân tích chi tiêu ngân sách, giúp bạn tạo một ngân sách mới và tránh những sai lầm về ngân sách thường gặp trong kinh doanh.
Bài viết này đã được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 17 tháng 12 năm 2015.