Bạn có phải là một trong những chủ doanh nghiệp nhỏ chỉ thích nghiền ngẫm các bảng tính không? Tôi cũng không. Đúng vậy, sổ sách của doanh nghiệp bạn là một bảng điểm đánh giá mức độ hoạt động của bạn — nhưng nếu bạn không phải là một “con số”, thì việc ghi sổ kế toán của bạn nghe có vẻ hấp dẫn như một ống tủy. Vẫn còn những chủ doanh nghiệp khác có ý định xem xét tài chính kinh doanh của họ nhưng bị cuốn vào ngày này qua ngày khác và không bao giờ đạt được nó. Cho dù bạn cảm thấy thế nào về việc ghi sổ kế toán, thì đó là một trong những nhiệm vụ mà không chủ doanh nghiệp nào có thể tránh được mãi mãi.

Dưới đây là mười mẹo giúp việc ghi sổ kế toán của doanh nghiệp nhỏ dễ dàng hơn.

1. Tách biệt giữa kinh doanh và tài chính cá nhân.

Trộn lẫn giữa chi phí và thu nhập là một sai lầm phổ biến trong việc ghi sổ kế toán của doanh nghiệp nhỏ — và một lỗi sẽ khiến doanh nghiệp của bạn phải đau đầu trong tương lai. Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp ngay sau khi bạn quyết định hoàn thành việc khởi nghiệp của mình và nhận một thẻ tín dụng doanh nghiệp riêng. Điều này không chỉ tách biệt các tài khoản của bạn mà còn giúp doanh nghiệp của bạn xây dựng xếp hạng tín dụng của riêng mình.

2. Tự động hóa bất cứ điều gì bạn có thể.

Nhập dữ liệu vào bảng tính và đối chiếu số theo cách thủ công đã quá cũ. Sử dụng phần mềm kế toán dựa trên đám mây và thực hiện ngân hàng doanh nghiệp của bạn trực tuyến. Bằng cách đó, bạn có thể đồng bộ phần mềm kế toán với tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp để bạn luôn có hồ sơ chính xác, cập nhật từng phút. Ngoài ra, với đám mây, dữ liệu tài chính quan trọng của bạn được sao lưu an toàn bên ngoài trang web.

3. Hỏi chuyên gia.

Trao đổi với kế toán của bạn để tìm hiểu xem bạn có thể sử dụng phần mềm kế toán độc quyền hay không hoặc liệu bạn có được lợi từ việc tùy chỉnh nó hay không. Kế toán của bạn không chỉ có thể đưa ra lời khuyên mà còn có thể thiết lập phần mềm cho bạn và hướng dẫn bạn cách sử dụng nó.

4. Thực hiện kiểm tra tài chính thường xuyên.

Nếu bạn trì hoãn việc ghi sổ kế toán quá lâu, bạn sẽ nhận được séc bị trả lại, hóa đơn quá hạn hoặc số liệu không cộng dồn. Xem qua sách của bạn hàng tuần để đảm bảo rằng mọi thứ đều như hình con tàu.

5. Thực hiện đánh giá hàng quý.

Vào cuối mỗi quý, hãy xem xét kỹ sổ sách và hồ sơ kế toán của bạn. Tìm kiếm các xu hướng, chẳng hạn như doanh số tăng hoặc giảm, doanh thu hàng năm hoặc sự gia tăng khách hàng trả chậm. Nói chuyện với kế toán của bạn:Họ có thể giúp bạn nhìn ra bức tranh toàn cảnh để bạn chuẩn bị tốt hơn cho các nhu cầu vốn trong tương lai, chẳng hạn như mua thiết bị mới hoặc chuyển đến một địa điểm lớn hơn.

6. Lưu hồ sơ chi phí kinh doanh.

Có nhiều thay đổi đối với mã số thuế cho năm 2018 nên bạn nên tham khảo ý kiến ​​kế toán để được hướng dẫn về các loại chi phí bạn có thể khấu trừ trong năm tới. Đối với bất kỳ điều gì bạn nghĩ rằng bạn sẽ xác nhận quyền sở hữu, hãy duy trì hồ sơ chi tiết; tiết kiệm thời gian bằng cách quét và số hóa biên lai. Bạn cũng có thể đơn giản hóa việc theo dõi chi phí bằng cách luôn sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp để mua hàng kinh doanh.

7. Theo dõi giờ làm việc của nhân viên bằng phần mềm theo dõi thời gian.

Phần mềm theo dõi thời gian dựa trên đám mây cho phép nhân viên xem giờ ra vào trên điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính của họ. Nhưng nó không chỉ cứu họ phức tạp — nó cũng làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn bằng cách tự động theo dõi thời gian làm thêm giờ, PTO, v.v. Bạn có thể tìm thấy phần mềm theo dõi thời gian được thiết kế cho bất kỳ ngành nào. Hãy chọn một cái hoạt động với phần mềm kế toán của bạn và việc tính lương cũng sẽ diễn ra nhanh chóng.

8. Theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu.

Khi khách hàng không thanh toán đúng hạn, dòng tiền của doanh nghiệp bạn có thể cạn kiệt nhanh chóng. Chú ý đến thời điểm các khoản phải thu của bạn đến hạn thanh toán và liên hệ ngay với những khách hàng trả chậm để thúc đẩy họ. Ngay cả khi khách hàng đang gặp vấn đề về tài chính, bạn vẫn có thể thiết lập kế hoạch thanh toán để nhận được ít nhất một phần số tiền bạn đang nợ.

9. Luôn cập nhật thời hạn nộp thuế.

Để tránh bị hụt hẫng, hãy lập kế hoạch trước và dành tiền cho bất kỳ hóa đơn thuế dự kiến ​​nào. Thanh toán đúng hạn để bạn không phải đối mặt với tiền phạt. Lịch thuế của trang web IRS dành cho doanh nghiệp có thể đồng bộ hóa với lịch dựa trên đám mây của riêng bạn để bạn không bao giờ bỏ lỡ thời hạn; nó thậm chí có thể gửi cho bạn lời nhắc một hoặc hai tuần trước khi đến hạn thanh toán.

10. Nhận trợ giúp từ SCORE.

SCORE cố vấn có thể giúp bạn về tất cả các khía cạnh của sổ sách kế toán và kế toán doanh nghiệp nhỏ, và thậm chí giới thiệu các kế toán địa phương có trình độ. Nếu bạn không có một người cố vấn, bạn còn chờ gì nữa?