Nhân viên của bạn có quá mất tập trung để hoàn thành công việc không? Nhiều nhân viên nói rằng họ làm việc hiệu quả hơn khi làm việc ở nhà so với khi họ ở văn phòng. Nếu bạn cảm thấy như vậy, có thể có lý do chính đáng.
Khi được hỏi những thuộc tính nào là quan trọng nhất trong môi trường làm việc, khả năng tập trung làm việc mà không bị gián đoạn được xếp hạng số một. Trên thực tế, nhân viên quan tâm nhiều hơn đến việc có thể tập trung hơn là có văn phòng riêng, dịch vụ giữ trẻ được trợ cấp hay thức ăn miễn phí tại nơi làm việc. Nói cách khác, như cuộc khảo sát cho biết, nó không phải là về “ghế đậu và bánh mì kẹp thịt miễn phí.”
Mức ồn
Văn phòng thiết kế mở rất phù hợp với sự chú trọng ngày nay vào công việc hợp tác và khả năng cộng tác là một điều mà các nhân viên coi trọng. Tuy nhiên, không gian mở có thể gây ồn ào, đặc biệt là nếu nhân viên ở gần nhau vì họ có thể xảy ra nếu một doanh nghiệp nhỏ đang cố gắng tiết kiệm không gian. Ngoài việc khiến người lao động mất tập trung, tiếng ồn có thể khiến việc nói chuyện điện thoại với khách hàng hoặc khách hàng trở nên khó khăn hơn do mọi người ở cả hai đầu cuộc gọi đều căng thẳng để nghe. Lọc tiếng ồn xung quanh gây mệt mỏi về tinh thần, làm giảm năng suất của nhân viên. Hơi ngạc nhiên là nhân viên Millennial có nhiều khả năng bị phân tâm bởi tiếng ồn hơn các nhóm tuổi khác và cảm thấy khó chịu hơn so với các nhóm nhân khẩu học khác.
Giải pháp: Thực hiện các bước để giảm thiểu tiếng ồn. Trải thảm sàn cứng hoặc trải thảm xuống sẽ giúp hấp thụ tiếng ồn, cũng như tấm phủ cửa sổ, cây cỏ, gạch trần hấp thụ âm thanh và thậm chí cả trang trí tường. Về cơ bản, càng có nhiều bề mặt cứng ở vị trí của bạn, thì càng ồn ào hơn; thêm các yếu tố nhẹ nhàng hơn sẽ làm giảm mức độ tiếng ồn. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng bạn cung cấp không gian yên tĩnh, nơi nhân viên có thể tổ chức các cuộc họp mà không làm gián đoạn những người khác. Những nhân viên cần điện thoại liên tục, chẳng hạn như đại diện bán hàng hoặc nhân viên dịch vụ khách hàng, nên tập trung ở một không gian cách xa những người khác cần sự yên tĩnh. Tai nghe khử tiếng ồn, máy chống ồn trắng hoặc ứng dụng điện thoại thông minh và thậm chí cả nút tai cũng có thể hữu ích.
Công cụ công nghệ
Mặc dù theo một số cách, công nghệ đã giúp công việc của chúng ta dễ dàng hơn rất nhiều, nhưng nghiên cứu cho thấy vẫn còn một chặng đường dài phía trước. Chỉ 38% nhân viên trong cuộc khảo sát nói rằng họ có tất cả các công cụ cần thiết để thực hiện công việc của mình và chỉ 36% nói rằng các thiết bị họ sử dụng khi ở xa văn phòng hoạt động trơn tru với công nghệ tại nơi làm việc. Điều này làm tăng thêm sự thất vọng vì bị sao lãng:Nhân viên có thể cố gắng hoàn thành công việc ở quán cà phê hoặc ở nhà vì văn phòng quá ồn ào, nhưng lại thấy rằng họ thiếu công cụ để làm việc hiệu quả ở bất kỳ nơi nào khác.
Giải pháp: Đảm bảo rằng nhân viên của bạn có các công cụ công nghệ thích hợp mà họ cần để hoàn thành công việc mọi lúc mọi nơi. Ví dụ:nếu nhân viên của bạn làm việc từ xa hoặc thường xuyên đi công tác, hãy cung cấp cho họ công nghệ để sử dụng khi di chuyển. Nếu nhân viên thích sử dụng thiết bị của riêng họ, thì hãy cố gắng tìm các ứng dụng hoạt động với nhiều nền tảng hoặc với nền tảng mà hầu hết nhân viên sử dụng. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng các thiết bị mà nhóm của bạn sử dụng trong văn phòng, ở nhà và trên đường đều tích hợp trơn tru, đồng nghĩa với năng suất cao hơn.
Kết nối liên tục
Kết nối liên tục thông qua các thiết bị và công nghệ là một yếu tố khác góp phần làm mất tập trung. Các nhân viên cấp cao hơn có nhiều khả năng cảm thấy áp lực khi phải liên tục “làm việc”.
Giải pháp: Đặt giới hạn về kết nối. Hãy thử thực sự đứng dậy và nói chuyện với nhau thay vì thực hiện mọi giao tiếp thông qua thiết bị điện tử. Đảm bảo rằng nhân viên biết điều gì được và không được mong đợi ở họ về khả năng đáp ứng. Nếu bạn không mong đợi nhóm của mình trả lời email của bạn vào cuối tuần, hãy nói với họ! Đó có thể là lần duy nhất bạn có thể chuẩn bị kỹ lưỡng các email của mình, nhưng họ có thể cảm thấy áp lực khi phải trả lời. Một số công ty thử những ngày không có email hoặc loại bỏ email vào các buổi chiều thứ Sáu; những người khác đặt ra các quy tắc như không gửi email trước 7 giờ sáng hoặc sau 8 giờ tối. Xem điều gì phù hợp với bạn và nhân viên của bạn.
Điểm mấu chốt trong việc cải thiện năng suất bằng cách loại bỏ phiền nhiễu:Tất cả là liên lạc rõ ràng với nhóm của bạn về nhu cầu của họ, kỳ vọng của bạn và cách cả hai có thể đáp ứng.
Người cố vấn ĐIỂM SỐ có thể giúp công ty của bạn hoạt động hiệu quả hơn, bất kể bạn đang gặp phải vấn đề gì. Hãy truy cập www.score.org để kết nối với một người cố vấn ngay hôm nay.