Nó xảy ra với hầu hết mọi doanh nhân. Bạn đạt đến một thời điểm nào đó trong công việc kinh doanh của mình mà bạn cảm thấy bế tắc và tiến độ đã tạm dừng. Công việc kinh doanh có thể đang diễn ra tốt đẹp, nhưng bạn vẫn phải mất từng phút mỗi ngày để giữ vững vị trí của mình. Bạn nghĩ về những chủ doanh nghiệp khác, những người đã cố gắng để có được cuộc sống mà họ hằng mong muốn, với thời gian rảnh rỗi để tập trung vào những nỗ lực sáng tạo mới hoặc những kỳ nghỉ cùng gia đình của họ. Họ có gì mà bạn không có?
Chìa khóa thành công của họ thực sự là điều mà mọi doanh nhân đều có nhưng chưa dành thời gian để thực hiện. Tôi đã thấy thành công lớn hơn nhiều từ những doanh nhân mà tôi làm việc cùng, những người chọn sử dụng chìa khóa này so với những người không sử dụng.
Tôi biết rằng “hệ thống, chính sách và thủ tục” nghe có vẻ đáng sợ và khô khan. Tôi trìu mến gọi đây là phần ít gợi cảm nhất trong việc xây dựng một doanh nghiệp, nhưng hãy nghe tôi nói.
Giống như hầu hết các doanh nhân, bạn có thể thấy mình kiếm được ít tiền hơn và làm việc nhiều giờ hơn những gì bạn đã lên kế hoạch. Nếu bạn bắt đầu kinh doanh vì bạn muốn tự do sống một cuộc sống đặc biệt, bao gồm thời gian bên gia đình và bạn bè, đi du lịch và tự do tài chính, thì bạn cần phát triển các hệ thống, chính sách và quy trình để thoát khỏi những ngày không cần thiết các công việc hàng ngày khiến bạn không thể mở rộng quy mô. Họ có thể biến đổi doanh nghiệp của bạn và giải phóng bạn khỏi việc tự mình làm mọi thứ. Đó là con đường duy nhất dẫn đến sự tự do thực sự trong việc điều hành doanh nghiệp.
Một hệ thống tốt bao gồm các chính sách và thủ tục bằng văn bản về một chủ đề trong doanh nghiệp của bạn. Đ chính sách là thứ đưa ra lý do hoặc triết lý đằng sau quy trình và quy trình đưa ra các bước.
Điều hoàn toàn cần thiết là triết lý đằng sau chính sách phải rõ ràng, vì vậy thủ tục có ý nghĩa. Bạn có một cách đặc biệt để làm điều gì đó độc đáo cho doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn bỏ qua trực tiếp quy trình mà không có ngữ cảnh cơ bản của chính sách, nhân viên của bạn sẽ không hiểu tại sao họ đang làm những gì họ đang làm.
Một hệ thống tuyệt vời là một hệ thống truyền cảm hứng cho nhân viên hành động theo cách bạn muốn, trao quyền cho nhân viên để đưa ra quyết định, đảm bảo rằng quy trình được thực hiện theo cùng một cách mọi lúc và cuối cùng cung cấp cho khách hàng và khách hàng một trải nghiệm nhất quán. Quan trọng hơn nữa, một hệ thống tuyệt vời cho phép bạn tự do xây dựng doanh nghiệp của mình và tập trung vào bức tranh toàn cảnh.
Vậy bạn bắt đầu từ đâu với hệ thống của mình? Tôi thích bắt đầu với tất cả những điều tôi không thích làm. Hãy nghĩ về những điều bạn sử dụng thời gian tồi tệ nhất hoặc bạn làm đi làm lại. Tôi gọi đây là những quá trình lặp đi lặp lại. Đó có thể là những thứ như sổ sách kế toán hàng tháng và đánh giá tài chính, cách khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng thực tế hoặc thậm chí cách bạn trả lời điện thoại. Viết ra chính xác cách bạn muốn xử lý những công việc này. Sau đó, dần dần chuyển sang các bộ phận khác của doanh nghiệp của bạn.
Tiếp theo - yêu cầu nhân viên của bạn viết ra các chính sách và thủ tục cho vai trò của họ trong công ty của bạn. Điều này bao gồm mọi thứ từ cách họ pha cà phê đến cách họ đối xử và tương tác với khách hàng. Tài liệu này của nhân viên cũng cho bạn cơ hội tuyệt vời để xem xét bất kỳ chính sách hoặc thủ tục nào mà bạn muốn cải thiện hoặc loại bỏ, đồng thời trao cho nhân viên quyền sở hữu quan trọng đối với quy trình.
Nếu bạn có một nhân viên mới sắp bắt đầu làm việc mà không có các thủ tục viết trước, bạn cũng có thể yêu cầu họ viết ra các thủ tục trong thời gian thực khi họ tìm hiểu chúng.
Nếu bạn giống tôi (và hầu hết các doanh nhân mà tôi biết), đây có vẻ như là một nhiệm vụ đáng sợ và quá sức mà hầu hết những người ham học hỏi muốn tránh. Chỉ cần thực hiện từng bước một. Lên lịch một hoặc hai ngày mỗi tháng trên lịch để chỉ làm việc trên các hệ thống và quy trình của bạn. Nhưng hãy chắc chắn lên lịch cho nó - nó phải có trên lịch. Không lúc nào trong đời tôi nghĩ “Tôi có thêm một giờ nữa, tôi sẽ làm các thủ tục.” Bạn phải dành chỗ cho bạn và nhân viên của bạn làm việc trong dự án này và dự án sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn có động lực phát triển trong công ty của mình.
Vì tôi đã hệ thống hóa toàn bộ doanh nghiệp của mình bằng các chính sách và thủ tục, nên tôi đã thấy nó phát triển nhanh hơn tôi tưởng tượng theo cấp số nhân. Điều xảy ra bây giờ là nhân viên của tôi có thể đào tạo các nhân viên khác bằng cách sử dụng cuốn sách về hệ thống mà chúng tôi đã tạo. Họ nắm quyền sở hữu nhiều hơn đối với doanh nghiệp và cảm thấy được trao quyền và tự tin để đưa ra các quyết định đúng đắn. Tôi có thể đi du lịch đến Châu Âu hoặc Châu Phi trong nhiều tuần cùng một lúc, mà không cần đăng ký qua điện thoại hoặc email và tin tưởng nhân viên của tôi điều hành công việc kinh doanh của tôi khi tôi vắng mặt.
Trong bức tranh lớn hơn, các hệ thống bằng văn bản cung cấp cho bạn, chủ sở hữu, một nền tảng để đứng vững và phát triển trở lại. Hãy coi đây là những cơ sở xây dựng nên công ty của bạn. Chúng là những khối xây dựng sẽ tạo ra sự tự do mà bạn khao khát.
Đầu tư thời gian ngay bây giờ để tạo ra cấu trúc này trong doanh nghiệp của bạn sẽ giải phóng bạn và thúc đẩy công ty của bạn vượt ra ngoài những gì bạn nghĩ là có thể.