Khi ngành công nghiệp phát triển với thời gian thay đổi nhanh chóng, hoạt động thực hành của bạn sẽ phải thích ứng với áp lực lớn và nhỏ, áp lực bên trong và bên ngoài để biến đổi.

Thay đổi là liên tục và không ngừng và yêu cầu nhân viên của bạn thay đổi cách họ giao tiếp, học hỏi các kỹ năng mới và thay đổi quan điểm về công việc của họ. Ngoài việc thích nghi với cách làm việc mới, nhân viên của bạn sẽ phải duy trì sự tập trung vào công việc trong ngày và giữ bình tĩnh và chuyên nghiệp.

Phải làm gì với thay đổi CNTT

Một thay đổi có thể khiến các doanh nghiệp cảm thấy lo lắng là thay đổi phần mềm hoặc chuyển toàn bộ bộ phần mềm. Rất dễ đánh giá thấp mức độ thay đổi hành vi cần thiết để thực hiện thành công các thay đổi về phần mềm hoặc quy trình. Điều quan trọng hơn bao giờ hết là quản lý sự thay đổi khi CNTT là trung tâm của quá trình chuyển đổi.

Các nhà quản lý có xu hướng tập trung vào phần mềm và hậu cần hơn là những người sẽ vận hành các hệ thống mới.

Để thành công, bạn cần:

• Đầu tư thời gian và nguồn lực vào việc đào tạo cho nhân viên của bạn về cách sử dụng phần mềm hoặc các quy trình mới và cách nó sẽ cải thiện cách họ vận hành.
• Dành thời gian giải thích các quy trình mới và đưa mọi người tham gia với tư cách là đại sứ thay đổi.
• Phát triển khả năng cộng tác của nhân viên với cả nhà cung cấp phần mềm và đồng nghiệp, những người có thể trợ giúp trong quá trình chuyển đổi.
• Tạo cơ hội thường xuyên để nhân viên phản hồi về tiến trình của quá trình chuyển đổi.
• Đảm bảo rằng bạn đã quản lý kỳ vọng của nhân viên, đặc biệt là trong giai đoạn chuyển tiếp vì một số người có thể mong đợi thành công ngay lập tức.
• Đảm bảo rằng mọi người đang sử dụng một ngôn ngữ chung để tất cả mọi người đều hiểu rõ về kế hoạch chuyển đổi.
• Sẽ hữu ích nếu chỉ định một người quản lý dự án giám sát quá trình từ đầu đến cuối. Người này sẽ chịu trách nhiệm tổng hợp tất cả các quy trình khác nhau và đảm bảo rằng quy trình đó luôn đi đúng hướng.

Tham gia

Nếu bạn chuẩn bị thực hiện một thay đổi trong thực tiễn của mình, điều quan trọng cần nhớ là thay đổi có thể có nhiều hình thức khác nhau và không có một quy mô nào phù hợp với tất cả các kế hoạch để đảm bảo thành công. Trước khi bắt đầu hoạt động, các doanh nghiệp nên phân tích những thay đổi khác đang diễn ra trong doanh nghiệp của họ và liệu các chương trình có kết hợp hay làm giảm giá trị của nhau hay không.

Giao tiếp là chìa khóa

Thiết kế chiến lược truyền thông phải là trọng tâm trong việc lập kế hoạch chương trình thay đổi của bạn. Chìa khóa để truyền đạt sự thay đổi thành công là tạo ra một câu chuyện thể hiện tầm nhìn, giảm sự không chắc chắn và tạo ra sự hiểu biết sâu sắc hơn về hành trình. Thực hiện ba điều này có thể là sự khác biệt giữa sự thay đổi đạt được mục tiêu và sự thay đổi không thành công.

Sự đồng cảm và văn hóa

Thay đổi và văn hóa của một tổ chức song hành với nhau. Khi dẫn đầu sự thay đổi, bạn cần mang theo mọi người trong cuộc hành trình. Mục đích của bạn là để nhân viên của bạn cảm thấy có giá trị và được trao quyền thông qua những thay đổi, thay vì không quan tâm và cáu kỉnh. Bí quyết thành công thực sự là xem xét tổ chức của bạn và tài sản quan trọng nhất, nhân viên, trong ngữ cảnh.

Nếu bạn đang cân nhắc thay đổi bộ phần mềm của mình, hãy truy cập Wolters Kluwer tại Accountex Stand 1060 để biết thêm mẹo về cách quản lý thay đổi trong thực tế của bạn.