Năm nay đánh dấu kỷ niệm lần thứ 21 của Tuần lễ trả lương quốc gia .
Theo nghĩa đó và rộng hơn nhiều, biên chế đã quá cũ trong hai thập kỷ qua. Kể từ năm 1998, các bộ phận tài chính đã dần dần tiếp cận được nhiều thông tin hơn từ nhiều nguồn khác nhau.
Công nghệ đã đưa tài chính vượt ra khỏi vai trò xử lý số lượng truyền thống của nó và cho phép trả lương trở thành một chức năng chiến lược với đóng góp có giá trị ở cấp hội đồng quản trị.
Từ khi còn nhỏ đến khi nghỉ hưu, chúng tôi được hỗ trợ bởi bảng lương. NHS đưa chúng ta ra thế giới và các trường học giáo dục chúng ta được tài trợ bởi bảo hiểm quốc gia do ngành biên chế thu.
Khi chúng tôi làm việc, chúng tôi đóng góp vào cùng hệ thống đó và sau đó, khi chúng tôi nghỉ hưu, những năm tháng cuối đời của chúng tôi được tài trợ bởi khoản lương hưu mà nhóm biên chế của chúng tôi cung cấp đã trả tiền cho chúng tôi trong nhiều năm.
Biên chế là người hùng thầm lặng của nền kinh tế, là công cụ thiết yếu tạo nên động cơ quay. Tuần lễ tính lương quốc gia lần thứ 21 này là cơ hội để ghi nhận công việc của một nhóm người bị đánh giá thấp - và là cơ hội để lập kế hoạch cho một tương lai tích hợp hơn, được dẫn dắt bởi kỹ thuật số.
Khi hoạt động kinh doanh trở nên kỹ thuật số, các chuyên gia trả lương cần đảm bảo họ tiếp tục nâng cao kỹ năng để duy trì vị trí dẫn đầu.
Phân tích dữ liệu và lịch thanh toán linh hoạt đang thay đổi cách thức hoạt động của bảng lương, trong khi nhu cầu của nhân viên và yêu cầu của từng công ty ngày càng đóng vai trò trung tâm trong việc quản lý bảng lương. Vậy tương lai của bảng lương sẽ như thế nào?
Đầu tiên, một trong những thay đổi lớn nhất trong hai thập kỷ qua là yêu cầu về Thông tin PAYE theo thời gian thực (RTI) trong bảng lương. RTI yêu cầu các công ty phải báo cáo cho HMRC mỗi khi họ trả lương cho nhân viên - không chỉ mỗi tháng một lần.
Điều đó có nghĩa là một bức tranh sâu sắc hơn về các khoản thanh toán thuế có sẵn trong thời gian thực, nhưng nó cũng mang lại sự gia tăng đáng kể trong công việc quản trị viên. Công nghệ tính lương tự động đã trở nên thiết yếu để vận hành trơn tru một bộ phận tính lương hiện đại.
Do đó, các nhóm cần có khả năng làm việc với các công nghệ mới để đảm bảo rằng việc trả lương có thể phát triển cùng với phần còn lại của doanh nghiệp.
Khả năng hiển thị dữ liệu, quy trình tự động và quản lý dự đoán đều cần thiết cho tương lai của vai trò - chỉ bằng cách tích hợp với các bộ phận khác và sử dụng dữ liệu tổ chức rộng hơn, các nhóm mới có thể đảm bảo cung cấp dịch vụ mà các công ty tiên phong về kỹ thuật số yêu cầu.
Nhưng không chỉ là báo cáo trong thời gian thực. Nhờ sự phát triển của đám mây, tương lai của bảng lương không còn bị ràng buộc với văn phòng.
Không có gì bí mật khi sự gia tăng điện toán đám mây đã tạo ra một mô hình mới cho lực lượng lao động phân tán.
Việc người lao động làm việc ở các quốc gia khác nhau nơi cư trú của người sử dụng lao động trở nên phổ biến hơn và các công ty hoạt động ở nhiều khu vực với một chức năng tài chính duy nhất tại trụ sở chính.
Tất nhiên, điều này có sự phân nhánh đối với việc trả lương, giống như cách mà tác động của bối cảnh chính trị và quy định toàn cầu gây ra, bất kể bạn đang ở đâu. Sự ra đời gần đây của GDPR và việc Vương quốc Anh sắp rời khỏi châu Âu là hai ví dụ điển hình.
Quy định không cần phải được thông qua tại địa phương của bạn để có tác động trực tiếp đến cách bạn hoạt động - ví dụ:chỉ vì trụ sở chính ở Hoa Kỳ, không có nghĩa là các quy định của EU không phải là một thách thức trực tiếp.
Khi các doanh nghiệp mong muốn phát triển và điều hướng sự phức tạp này, họ cần sử dụng dữ liệu thông minh hơn như thế nào để thúc đẩy cộng tác xuyên biên giới hiệu quả và cạnh tranh trên thị trường toàn cầu.
Hãy xem xét các ngành cần cập nhật bảng lương thường xuyên, chẳng hạn như ngành khách sạn. Trong một ngành công nghiệp mà nhân viên làm việc theo giờ, theo ca, gánh nặng trả lương cho người sử dụng lao động có thể rất lớn.
Có bảng lương hàng tuần trong đó bạn có hệ thống đồng hồ tự động tạo các khoản thanh toán là tốt - nhưng nếu bạn có bảng chấm công thủ công phải được thu thập và gửi đi thì đó là một câu chuyện khác.
Tự động hóa trong công nghệ đang chuyển động để thử và giảm bớt vấn đề này. Trên thực tế, tự động hóa việc truyền và thu thập dữ liệu là một trong những thay đổi lớn nhất đang diễn ra ngay bây giờ và nên là một trong những ưu tiên lớn nhất đối với các doanh nghiệp đang tiến lên.
Xét cho cùng, việc tạo và cập nhật dữ liệu luôn là ưu tiên hàng đầu để 'hoàn thành công việc', nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu điều này có thể được đảo ngược để các công ty tập trung vào việc sử dụng thông tin chi tiết về dữ liệu mà họ có để cắt giảm chi phí, trao quyền cho nhân viên và nâng cao hiệu suất?
Công nghệ phân tích đang biến đổi ngành trả lương với các công cụ mới để cải thiện độ chính xác, giúp quản lý tuân thủ dễ dàng hơn và sử dụng các phương pháp đơn giản hơn để lập hồ sơ và báo cáo. Đầu tư vào các công nghệ phù hợp sẽ giúp các nhà lãnh đạo biên chế tập trung vào các ưu tiên kinh doanh chính. Cho dù đó là hỗ trợ doanh nghiệp thúc đẩy các dòng doanh thu mới, cải thiện các quy trình nội bộ, tập trung vào các mục tiêu chiến lược hay cải thiện trải nghiệm của nhân viên.
Các công cụ phân tích mạnh mẽ có sẵn để giúp các tổ chức nhanh chóng xác định sự khác biệt trong báo cáo thuế, phí không tuân thủ có thể tránh được hoặc các yêu cầu của nhân viên có thể giúp cắt giảm chi phí. Tương tự như vậy, việc tăng cường xử lý tự động hóa có thể giảm nhu cầu về nhân viên chuyên môn (tuân thủ), cải thiện độ chính xác của dữ liệu và loại bỏ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, tốn thời gian, để các nhà lãnh đạo trả lương có thể tập trung vào báo cáo thông tin chi tiết sẽ giúp họ trở nên hấp dẫn hơn với tư cách là nhà tuyển dụng.
Để khai thác lợi ích của những công nghệ mới nổi này, điều quan trọng là phải có cái nhìn rõ ràng về tất cả dữ liệu có liên quan trong toàn tổ chức. Bằng cách triển khai hệ thống ERP toàn diện, các công ty có thể thống nhất các chức năng khác nhau trong doanh nghiệp, từ đó cho phép các chức năng đó hưởng lợi từ dữ liệu của nhau.
Với hệ thống ERP phù hợp, bảng lương có thể tạo ra những hiểu biết sâu sắc về hoạt động kinh doanh rộng lớn hơn ngoài con số hàng ngày, tạo ra nhiều giá trị hơn cho nhân viên và công ty.
Bằng cách ưu tiên cập nhật công nghệ tính lương của họ và tăng cường sức mạnh của trí tuệ tính lương, các doanh nghiệp có thể bắt đầu coi việc trả lương như một bài tập mang lại lợi ích cho toàn bộ hoạt động kinh doanh.
Hành động dựa trên những hiểu biết quan trọng về năng lực và hiệu suất của nhân viên, chẳng hạn như chi phí tiềm ẩn và tác động của việc làm thêm giờ, bất kỳ tác động tuân thủ hoặc thuế bổ sung nào, bảng lương có thể cân nhắc hiệu quả hơn các lựa chọn của họ chính xác hơn, tác động đến giá cả phù hợp và tạo điều kiện tăng trưởng cho tổ chức.
Bằng cách ưu tiên những tiến bộ này trên nền tảng công nghệ thống nhất, các công ty có thể đảm bảo rằng nhóm trả lương của họ đang tạo ra giá trị tối đa cho nhân viên - bất kể họ làm việc ở đâu. Trong thị trường toàn cầu, điều quan trọng là phải có các tiêu chuẩn cao như nhau cho mọi văn phòng trong mạng - phân tích và đám mây là chìa khóa để đạt được mục tiêu đó.
