Việc tạo lịch trình cho nhân viên đôi khi có thể giống như một đợt Tetris quản lý cho các chủ doanh nghiệp nhỏ. Một trò chơi xác định thời gian và dự đoán, mục tiêu giống như một bài kiểm tra sự kiên nhẫn chuyên nghiệp của bạn.

Làm ơn nói chuyện thật. Bạn có thể nói rằng bạn đã dành bao nhiêu thời gian để soạn thảo những lịch trình làm việc ngăn nắp đó của nhân viên mỗi tuần không? Mỗi tháng? Bạn có bao giờ thấy mình lom khom trước một bảng tính (hoặc thậm chí tệ hơn, một bảng trắng) vào đêm khuya, tranh giành để xác định xem ai là người cần thiết cho mỗi ca làm việc trong tuần tới? Khi bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ với những người làm việc theo ca, mỗi phút đều có giá trị.

Lập lịch trình kém hiệu quả không tận dụng chính xác trí óc sáng tạo và tinh thần kinh doanh của bạn.

Nếu cảnh này nghe quá quen thuộc, bạn không đơn độc.

Đối mặt với thực tế:Người sử dụng lao động mất thời gian quý báu để xây dựng lịch trình của nhân viên

Một cuộc khảo sát gần đây với 500 chủ doanh nghiệp Hoa Kỳ cho thấy một nửa số người sử dụng lao động dành ít nhất hai giờ để xây dựng lịch trình cho nhân viên mỗi tuần. 10% khác nói rằng họ dành ba giờ một tuần cho nhiệm vụ. Một số người trả lời thậm chí tuyên bố dành 12 giờ theo lịch trình của một tuần.

Thật không may, đó là hai, ba và 12 giờ có thể được dành cho giáo dục liên tục, cải tiến hệ thống, tiếp thị doanh nghiệp hoặc phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới.

Tuy nhiên, bản chất của công việc theo ca quy định rằng không phải lúc nào nhân viên cũng có mặt khi bạn cần. Họ đổi ca, họ gọi đến, hoặc họ cần về sớm. Nó bình thường. Trên thực tế, chỉ có 2% người sử dụng lao động nói rằng họ có những nhân viên không bao giờ bỏ ca, trong khi 32 phần trăm người sử dụng lao động nói rằng nhân viên của họ hiếm khi bỏ ca.

66% còn lại đó nhất định sẽ nhận được cuộc gọi hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Và chính trong những khoảnh khắc đó, bạn thực sự cần phải suy nghĩ trên đôi chân của mình.

Luật lập lịch dự đoán đang gia tăng

Không chỉ đối với người sử dụng lao động, lịch làm việc theo ca cũng đặt ra những thách thức riêng cho nhân viên. Khi lịch trình không thể đoán trước, nhu cầu sắp xếp lại việc chăm sóc con cái, cuộc hẹn với bác sĩ và thời gian cá nhân vào phút cuối trở thành tiêu chuẩn. Và những thay đổi này có thể tốn kém và gây thêm căng thẳng.

Để giải quyết vấn đề này, một số tiểu bang và thành phố đã ban hành luật về lịch trình dự đoán yêu cầu người sử dụng lao động cung cấp lịch trình cho nhân viên trước tối đa hai tuần. Điều này bổ sung cho các yêu cầu khác, chẳng hạn như cấm ca "clopen" khét tiếng (trong đó nhân viên làm việc muộn hoặc ca đóng cửa sau đó là ca sáng hoặc mở cửa) và lên lịch "theo yêu cầu" và yêu cầu người sử dụng lao động bồi thường cho nhân viên khi ca bị hủy. trong khung thời gian nhất định. Mỗi thành phố và tiểu bang có bộ luật riêng, vì vậy thật khôn ngoan khi bạn nghiên cứu và đảm bảo doanh nghiệp của bạn tuân thủ luật pháp địa phương.

Ba bước để lập lịch cho nhân viên dễ dàng hơn

Thật không may, việc áp dụng luật lập lịch dự đoán chỉ là phần nổi của tảng băng lên lịch cho nhân viên. Các vấn đề về lập kế hoạch ca làm việc phổ biến khác bao gồm tuyển dụng và giữ chân nhân viên, tìm nhân viên để đáp ứng các ca bị bỏ lỡ và lập kế hoạch cho lịch làm việc hàng tuần. Và đây không phải là những phức tạp rẻ tiền. Người sử dụng lao động mất trung bình 7.500 đô la mỗi năm nếu chỉ tính riêng ca bỏ lỡ.

Vì vậy, đây là một số mẹo để giúp bạn tiết kiệm tiền và giảm bớt căng thẳng liên quan đến việc lên lịch của nhân viên.

1. Chuẩn bị cho luật đến thành phố hoặc tiểu bang của bạn .
Luật lập lịch có thể đoán trước đang bao trùm khắp cả nước, vì vậy, điều quan trọng là phải biết vị trí của thành phố và tiểu bang của bạn về vấn đề này. Nếu bạn chưa có luật sư về luật lao động, bạn có thể cân nhắc việc tìm một luật sư hoặc ít nhất là theo dõi luật pháp với sự trợ giúp của Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực.

2. Tự động hóa các quy trình lập lịch của bạn. Giao tiếp tốt hơn giữa bạn và nhân viên của bạn là chìa khóa để cải thiện việc lập lịch trình của nhân viên. Thay vì viết và viết lại lịch trình trên giấy hoặc bảng tính, hãy tự động hóa quy trình của bạn bằng một giải pháp có tính năng cập nhật và thông báo theo thời gian thực cho các ca sắp tới và thay đổi. Tự động hóa không chỉ giúp tạo, quản lý và chia sẻ lịch biểu dễ dàng hơn mà còn có thể cắt giảm thời gian gửi lời nhắc văn bản hoặc để lại thư thoại cho nhân viên.

3. Hãy lưu ý đến thời gian bạn dành để tạo lịch trình.
Theo dõi lượng thời gian bạn dành cho việc lên lịch thay đổi của nhân viên mỗi tuần có thể mang lại quan điểm cho thách thức và giúp bạn đặt ra các mục tiêu tốt hơn cho những tuần sắp tới. Nếu bạn thường xuyên dành một lượng thời gian cắt cổ cho việc lên lịch hoặc nếu thời gian bạn dành ra tăng lên với mỗi lần tuyển dụng mới, thì bạn không nên bắt đầu tìm kiếm các giải pháp thay thế.

Bạn có nhiều việc tốt hơn để làm thay vì dành 12 giờ cho lịch trình của một tuần. Thời gian cần thiết để tạo lịch làm việc vừa nhất quán vừa được giao đúng thời gian có thể là nhiều việc hơn hoặc ít hơn đáng kể, tùy thuộc vào cách bạn tiếp cận thử thách.

Vì 47% người trả lời khảo sát nói rằng họ sẽ không thể tuân thủ luật lập lịch trình mới yêu cầu họ thông báo nhiều hơn về lịch trình hàng tuần, tất cả các chủ doanh nghiệp nhỏ nên đi trước càng sớm càng tốt. Cho dù luật mới sắp ban hành ở một quận gần bạn hay đã có luật, điều quan trọng là phải luôn cập nhật thông tin, tự động hóa quy trình lập lịch của bạn và lưu ý đến thời gian của mọi người - của bạn và nhân viên của bạn.