Nếu bạn đang thành lập một doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể đã lưu ý đến một số tài chính cơ bản; tính phí bao nhiêu, số tiền bạn muốn mang về nhà mỗi năm, v.v. Nhưng có thể bạn chưa thiết lập bất kỳ mô hình hoặc báo cáo tài chính nào.
Thật không may, vài tháng và năm đầu tiên thực sự là thời gian bạn cần theo dõi thông tin này hơn hết. Đó là giai đoạn trong cuộc đời doanh nghiệp của bạn, nơi hầu hết các quyết định định hình doanh nghiệp trong nhiều năm tới đều được đưa ra và nếu không có dữ liệu tài chính tốt đầu vào, những quyết định đó thường được đưa ra dựa trên bằng chứng giai thoại hoặc tệ hơn là theo bản năng.
Và nếu công việc kinh doanh của bạn đang được tiến hành, đừng lo lắng, hãy bắt đầu ngay bây giờ….
Hy vọng thì không sao, nhưng đừng là người theo chủ nghĩa lý tưởng. Bạn sẽ không kiếm được lợi nhuận vào ngày đầu tiên của mình… có thể không phải trong năm đầu tiên của bạn. Vì vậy, để tồn tại, bạn luôn phải biết dòng tiền hoặc “đường băng” doanh nghiệp của bạn có bao nhiêu tháng trước khi bạn phá sản. Bạn cũng cần biết mức trung bình của ngành theo thời gian để đạt được lợi nhuận nhất quán cho thị trường ngách của bạn. Sau khi bạn tìm hiểu mức trung bình của ngành, hãy thêm 20 phần trăm vào mức an toàn. Sau đó, hãy nhìn vào đường băng dòng tiền của bạn. Nếu bạn có đủ đường băng, bạn không sao, nếu không, hãy tìm thêm nguồn vốn vì bạn đã vượt quá mức tài trợ hiện tại, bất kể số tiền trong tài khoản ngân hàng của bạn là bao nhiêu.
Bạn có thể nhìn lại kế hoạch kinh doanh của mình và cảm thấy hài lòng vì bạn đã thu được lợi nhuận trên giấy tờ… nếu trên thực tế, sách của bạn cho thấy rằng doanh số bán hàng của bạn vượt xa chi phí. Tuy nhiên, nếu bạn không thu được số tiền đó từ những lần bán hàng đó, thì lợi nhuận đó sẽ không bao giờ thành hiện thực. Hãy xem phần trăm doanh số bán hàng được thanh toán đúng hạn so với doanh số bán hàng trả chậm. Nhìn lại mức trung bình ngành của bạn… bạn có ngang bằng không? Nếu không, hãy chỉ định một người nào đó (có thể là bạn) theo dõi các khoản phải thu đó và đảm bảo họ thanh toán mọi khoản phạt bạn đã chỉ định cho các khoản thanh toán chậm. Nếu bạn không theo dõi các khoản phải thu, bạn sẽ gặp phải các vấn đề về dòng tiền.
Hầu hết các doanh nghiệp không thực sự thất bại, mà họ đã phá sản. Một doanh nghiệp thất bại là một trong đó doanh thu bán hàng của nó không đủ để trang trải chi phí của nó. Ngược lại, một doanh nghiệp bị phá sản là một doanh nghiệp không thể đáp ứng nhu cầu về dòng tiền trong một giai đoạn cụ thể của doanh nghiệp đó. Đó là vấn đề phổ biến hơn nhiều và hoàn toàn có thể tránh được nếu bạn đang theo dõi dự báo dòng tiền hàng tháng của mình. Ví dụ:bạn cần phải mô hình hóa rằng nếu bạn đang bán lẻ, bạn cần tiền mặt để bổ sung hàng tồn kho của mình hoặc bạn sẽ cần thanh toán một lần để trả cho nhân viên thuế mỗi năm. Lập mô hình dòng tiền của bạn từng tháng bởi vì phát hiện ra rằng tháng đó bạn không thể lập bảng lương sẽ tệ hơn rất nhiều so với 9 tháng sau khi vẫn còn điều gì đó bạn có thể làm.
Đúng vậy, thật thú vị khi thực hiện lần bán hàng đầu tiên, lần bán hàng thứ hai và thậm chí là lần bán hàng loạt… nhưng đừng quên rằng những lần bán hàng đó phải có lãi để tương đương với thành công trong kinh doanh. Nếu bạn không theo dõi chính xác giá vốn hàng bán của mình và nếu bạn không kiểm tra các chi phí đó một cách thường xuyên, bạn có thể không nhận ra rằng bạn đang thực sự thua lỗ trong một số lần bán hàng. Việc bán giá thấp đó có thể đồng nghĩa với việc bơm tiền ngắn hạn, nhưng đó là con đường dài hạn dẫn đến phá sản.
Bạn đã từng nghe những điều sáo rỗng trước đây - đừng bỏ tất cả trứng vào một giỏ. Nói cách khác, một doanh nghiệp có 100 khách hàng nhỏ sẽ an toàn hơn nhiều so với một doanh nghiệp có một khách hàng lớn. Đa dạng hóa nguồn doanh thu của bạn ngay từ ngày đầu tiên và tiếp tục so sánh sự đa dạng đó với mức trung bình trong ngành của bạn. Nguồn thu nhập của bạn càng đa dạng càng tốt. Nguồn thu nhập đa dạng này ít bị sốc khi khách hàng đó rời đi, điều này cuối cùng sẽ xảy ra cho dù bạn cung cấp dịch vụ tốt đến đâu.
Giai đoạn đầu của một doanh nghiệp là một trong những thời điểm bận rộn nhất. Bạn vẫn đang cố gắng phát triển một sản phẩm và một mô hình kinh doanh, vì vậy những thứ như theo dõi tài chính có thể có xu hướng trở nên khó khăn hơn. Thật không may, bản năng đặt mô hình tài chính cơ bản ở trạng thái giữ lại là một trong những quyết định tồi tệ nhất mà bạn có thể thực hiện. Thay vào đó, hãy đảm bảo thực hiện theo dõi thường xuyên để tránh những tác nhân gây hại cho doanh nghiệp như thiếu sự đa dạng về doanh thu, các khoản phải thu chưa được tổng hợp và hàng hóa được định giá không phù hợp không xảy ra với bạn.
