Giao tiếp là chất keo gắn kết một doanh nghiệp với nhau. Khi được thực hiện một cách hiệu quả, giao tiếp mạnh mẽ có thể tăng năng suất, giảm thiểu cạm bẫy và giải quyết các vấn đề ở nơi làm việc. Khi thực hiện không hiệu quả, nó có thể dẫn đến mất doanh thu, xung đột giữa nhân viên và môi trường làm việc thù địch.
Giao tiếp bắt đầu bằng việc lắng nghe tích cực. Lắng nghe tích cực không phải là kỹ năng dễ dàng, đặc biệt là trong môi trường làm việc, nơi các cuộc trò chuyện thường có cấp trên và cấp dưới.
Bất kể vị trí của bạn trong công ty là gì, để trở thành một người giao tiếp hiệu quả, bạn cần học nghệ thuật lắng nghe tích cực. Người nghe tuyệt vời có thể tập trung hoàn toàn vào những gì đang được nói, hiểu chi tiết được diễn đạt, trả lời khi thích hợp và ghi nhớ thông tin được truyền đạt.
Để cải thiện kỹ năng nghe của bạn, hãy thử loại bỏ tất cả các yếu tố gây xao nhãng khỏi cuộc trò chuyện. Điều này có nghĩa là tắt điện thoại, tắt máy tính hoặc chuyển cuộc trò chuyện sang một không gian văn phòng yên tĩnh. Sự phân tâm có thể khiến bạn khó tập trung và có thể làm giảm sự chú ý của bạn.
Một cách dễ dàng khác để cải thiện kỹ năng nghe của bạn là trở thành người ghi chú siêng năng trong các cuộc họp và cuộc trò chuyện. Những bước nhỏ này có thể nhanh chóng đưa bạn đến con đường trở thành một người biết lắng nghe và do đó, cải thiện kỹ năng giao tiếp tổng thể của bạn.
Mỗi công ty đều có một bộ thông tin duy nhất phù hợp với cách thức hoạt động của tổ chức cụ thể đó. Điều này có thể bao gồm:
Thông tin này đóng một vai trò quan trọng trong cách doanh nghiệp và nhân viên tương tác. Do đó, điều quan trọng là phải đảm bảo thông tin này được thông báo tới tất cả những người mới tuyển dụng và định kỳ cho nhân viên. Các tài liệu cũng phải dễ dàng truy cập thông qua Wiki trực tuyến hoặc một số phương pháp khác cho phép nhân viên tìm và truy cập thông tin bất cứ lúc nào.
Bằng cách cung cấp thông tin quan trọng cho tất cả nhân viên, bạn đang phát triển một nguồn thông tin liên lạc bền vững để cung cấp thông tin cho tất cả nhân viên.
Nhiều thập kỷ trước, các doanh nghiệp có các phương thức giao tiếp rất hạn chế trong công ty của họ. Do những tiến bộ trong công nghệ truyền thông, giờ đây bạn có nhiều tài nguyên hơn tùy ý sử dụng.
Những thay đổi đối với công nghệ di động đã ảnh hưởng đến giao tiếp trong và ngoài nơi làm việc. Ước tính đến cuối năm 2017, 67% doanh nghiệp nhỏ sẽ có ứng dụng di động cho doanh nghiệp của họ, với khoảng 49% có đội ngũ nội bộ để hỗ trợ đầu tư và phát triển ứng dụng dành cho thiết bị di động. Các doanh nghiệp nhỏ không còn có thể bỏ qua tác động của thiết bị di động đối với khả năng giao tiếp với nhân viên và thậm chí cả khách hàng của bạn.
Việc sử dụng một dịch vụ như Yêu cầu văn bản có thể cải thiện đáng kể các phương pháp giao tiếp nội bộ của bạn. Chúng giúp các doanh nghiệp dễ dàng giao tiếp với nhân viên và nhóm của họ thông qua tin nhắn văn bản trên điện thoại di động.
Công nghệ liên lạc không chỉ giới hạn trong nhắn tin văn bản. Việc làm từ xa, làm việc từ xa, văn phòng ảo hoặc bất kỳ loại hình tương tác làm việc tại nhà nào khác được thực hiện dễ dàng hơn do những tiến bộ của công nghệ truyền thông.
Phần mềm như Skype, GoToMeeting và công nghệ hội nghị truyền hình / âm thanh khác đã giúp các công ty giao tiếp với nhân viên làm việc bên ngoài văn phòng dễ dàng hơn.
Vì bạn thường có thể tìm được nhân viên hợp đồng và người làm nghề tự do với mức chi phí thuê nội bộ, bạn có thể cải thiện đáng kể lợi nhuận của mình bằng cách hiểu cách tận dụng các công nghệ truyền thông cho phép bạn quản lý nhân viên từ xa.
Ngoài các công nghệ được đề cập ở trên, bạn có thể muốn tìm một không gian làm việc chuyên dụng để chứa giao tiếp hàng ngày của mình.
Có nhiều ứng dụng web có thể giúp các công ty tạo điều kiện giao tiếp giữa nhân viên với nhân viên và chia sẻ tài liệu, chẳng hạn như Slack. Slack là ứng dụng kinh doanh phát triển nhanh nhất mọi thời đại và trung bình có khoảng 5 triệu người dùng hoạt động mỗi ngày.
Slack cho phép nhân viên nhắn tin cho từng nhân viên trong thời gian thực. Bạn cũng có thể thiết lập các kênh và cuộc trò chuyện nhóm để nhắn tin cộng tác. Slack tích hợp với các ứng dụng khác cho phép dễ dàng chia sẻ tệp, cộng tác tài liệu, ghi chú và các quy trình giao tiếp khác.
Facebook gần đây đã tung ra phiên bản Slack của riêng họ, được gọi là Workplace. Khái niệm là, phát triển một nền tảng cho phép nhân viên trong tổ chức dễ dàng giao tiếp và chia sẻ các tài liệu và thông tin quan trọng theo cách hợp tác và hợp lý.
Hầu hết mọi người nghĩ rằng giao tiếp dừng lại sau cuộc trò chuyện, nhưng điều đó không thể xa hơn sự thật. Phản hồi là phản hồi hoặc phản ứng xảy ra sau đó và là một bước quan trọng trong vòng lặp giao tiếp dành cho doanh nghiệp.
Để thành công trong việc giao tiếp, doanh nghiệp của bạn cần tìm ra quy trình thu thập và phổ biến phản hồi một cách linh hoạt. Điều quan trọng cần nhớ là phản hồi không nên một chiều, đặc biệt là không từ trên xuống. Hai công cụ có thể giúp bạn thu thập và lưu trữ phản hồi là Officevibe và Các cải tiến nhỏ.
Officevibe là một công cụ đơn giản tạo các cuộc khảo sát theo lịch trình cho nhân viên. Nó hỏi sự kết hợp của các câu hỏi dành riêng cho cá nhân và công ty để giúp ban lãnh đạo nắm bắt được nhịp đập cho tổ chức.
Cải tiến nhỏ là một công cụ phản hồi hiệu suất kết hợp các đánh giá của nhân viên và các mục tiêu hướng tới thành một giao diện. Phần mềm này giúp người quản lý dễ dàng tạo và theo dõi các mốc quan trọng của nhân viên, đồng thời cung cấp cho công ty một nguồn lực để đo lường sự phát triển của cá nhân và tổ chức.
Truyền thông không chỉ là chuyển tiếp thông tin; nó là một công cụ mạnh mẽ có thể cải thiện tinh thần của nhân viên, giảm thiểu các vấn đề ở nơi làm việc và tăng năng suất. Ngay cả các doanh nghiệp nhỏ cũng cần phân tích các phương pháp giao tiếp của họ để tối ưu hóa các kênh họ sử dụng để gửi và nhận thông điệp, củng cố kỹ năng giao tiếp tích cực cho nhân viên của họ, đồng thời phát triển văn hóa chào đón và khuyến khích phản hồi cũng như phát triển nghề nghiệp.
Hãy ghi nhớ các mẹo ở trên khi bạn muốn cải thiện giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp nhỏ của mình.
