Bạn có bao giờ gặp khó khăn khi xử lý thời gian nghỉ cho nhân viên làm công ăn lương không? Có lẽ bạn không chắc chắn khi nào mình có thể chuyển khoản thanh toán - hoặc liệu bạn có nên cho phép các yêu cầu tạm dừng trong thời gian ít hơn một ngày hay không. Và điều gì về một nhân viên "bù đắp" thời gian?

Có các hướng dẫn cụ thể xung quanh việc khấu trừ lương cho nhân viên làm công ăn lương, được miễn thuế.

Bài viết này đề cập đến các tình huống phổ biến hơn - và những gì bạn nên làm để luôn tuân thủ luật pháp.

Nhưng trước hết… luật. Theo Bộ Lao động Hoa Kỳ (DOL), được trả lương trên cơ sở có nghĩa là:“Một nhân viên thường xuyên nhận được số tiền bồi thường được xác định trước mỗi kỳ trả lương trên cơ sở hàng tuần, hoặc ít thường xuyên hơn. Không thể giảm số tiền định trước do chất lượng hoặc số lượng công việc của nhân viên có sự khác biệt. " Và đó là cách mà người sử dụng lao động đôi khi gặp rắc rối:Họ khấu trừ tiền một cách không thích đáng từ phiếu lương của một công nhân được miễn.

Theo nguyên tắc chung, nhân viên được miễn trừ phải nhận đủ tiền lương cho bất kỳ tuần nào họ thực hiện công việc. Điều này là do tiền lương của một nhân viên được miễn không phải dựa trên giờ làm, mà dựa trên giá trị mà nhân viên đó mang lại cho doanh nghiệp. Vì vậy, không hợp pháp nếu trừ một giờ ở đây hoặc ở đó khi nhân viên được miễn thuế đến muộn hoặc đi khám răng. Nếu bạn làm vậy, chính phủ cho rằng nhân viên phải được trả lương theo giờ, không miễn phí. Điều đó có thể khiến công ty của bạn phải chịu trách nhiệm về tiền làm thêm giờ, thuế trả lại và các khoản phạt khác.

Vậy thì thế nào là hợp pháp? Bạn chỉ có thể giảm lương của nhân viên được miễn trong một số trường hợp nhất định, như sau:

1) Khi người lao động nghỉ làm việc từ một ngày trở lên (KHÔNG PHẢI một phần ngày) vì lý do cá nhân ngoài ốm đau hoặc tai nạn

2) Khi một nhân viên vắng mặt trong một hoặc nhiều ngày, nếu doanh nghiệp của bạn có một kế hoạch phúc lợi đã thiết lập bao gồm tiền lương cho những trường hợp vắng mặt vì lý do cá nhân, ốm đau hoặc tai nạn và nhân viên đã sử dụng hết thời gian được trả lương sẵn có của mình

Lưu ý với # 1 và # 2:Theo chính sách thời gian nghỉ có trả lương (PTO) bằng văn bản, bạn có thể khấu trừ thời gian từ ngân hàng cho những ngày bị bỏ lỡ một phần (ví dụ:theo gia số hàng giờ), nhưng không phải nếu điều đó dẫn đến giảm trả. Do đó, nếu một nhân viên làm công ăn lương sử dụng hết thời gian PTO của mình và sau đó nghỉ việc, bạn chỉ có thể khấu trừ theo mức tăng cả ngày. Nếu người đó bỏ lỡ một phần ngày, không có khoản khấu trừ nào có thể được thực hiện.

3) Đối với các hình phạt được đưa ra một cách thiện chí đối với những vi phạm các quy tắc an toàn có ý nghĩa quan trọng

4) Để bù đắp bất kỳ số tiền nào mà một nhân viên nhận được như phí bồi thẩm đoàn hoặc nhân chứng, hoặc cho lương quân sự. Tuy nhiên, ngoài những khoản bù trừ đó, có thể không khấu trừ đối với những trường hợp vắng mặt do nhiệm vụ bồi thẩm đoàn, tham dự với tư cách nhân chứng hoặc nghỉ phép quân sự tạm thời.

5) Đối với các hình thức kỷ luật đình chỉ không lương trong một hoặc nhiều ngày được áp dụng một cách thiện chí đối với hành vi vi phạm các quy tắc ứng xử tại nơi làm việc

6) Các khoản khấu trừ cho một phần tuần làm việc trong tuần đầu tiên hoặc tuần cuối cùng của công việc. (Ví dụ:nếu một nhân viên từ chức vào giữa tuần làm việc. Bạn chỉ được trả lương theo tỷ lệ cho những ngày làm việc trong tuần đó.)

7) Khi một nhân viên làm việc theo lịch trình làm việc giảm hoặc gián đoạn theo Đạo luật Nghỉ phép Gia đình và Y tế (FMLA). (Có thể chuyển đổi một nhân viên làm công ăn lương sang làm việc theo giờ trong thời gian này mà không làm mất tư cách được miễn của người đó.)

Tiến hành cẩn thận trước khi giảm lương

Khi nói đến nhân viên làm công ăn lương, điều quan trọng là phải kiểm tra các khoản khấu trừ một cách cẩn thận. Việc khấu trừ lương cho thời gian cá nhân / ốm đau và đình chỉ kỷ luật không lương chỉ được phép theo mức tăng cả ngày (trừ FMLA). Điều này có nghĩa là bạn không thể tính lương nếu một nhân viên thực hiện bất kỳ công việc nào vào ngày được đề cập.

Trước khi khấu trừ, hãy đảm bảo rằng không có công việc nào được thực hiện. Và đối với thời gian nghỉ theo kế hoạch, hãy chắc chắn rằng nhân viên hiểu rằng không có công việc nào được mong đợi vào những ngày không được trả lương. Nếu bạn khấu trừ không đúng cách từ tiền lương của nhân viên được miễn, nhân viên đó có thể mất tư cách được miễn và được trả lương làm thêm giờ trong khoảng thời gian bị khấu trừ bất hợp pháp - hoặc lâu hơn.

Để biết thêm thông tin về điều này và những sai lầm nhân sự phổ biến khác, hãy đăng ký hội thảo trên web miễn phí SCORE / ComplyRight, “ 5 sai lầm nhân sự lớn nhất mà doanh nghiệp nhỏ mắc phải ” vào ngày 1 tháng 2 năm 2018.