Với việc mọi người xôn xao bàn tán về các cơn bão Harvey và Irma trong bối cảnh nỗ lực khôi phục các thành phố và vùng lãnh thổ bị ảnh hưởng của Hoa Kỳ, những ngày này, mọi người đều nghĩ đến thiên tai.
Từ động đất và lốc xoáy cho đến hỏa hoạn và lũ lụt, thiên tai có thể khiến doanh nghiệp nhỏ của bạn mất hoa hồng — và thậm chí ngừng kinh doanh vĩnh viễn. Ngay cả một sự kiện quy mô nhỏ, chẳng hạn như chập điện trong tòa nhà của bạn gây cháy, có thể gây ra mối đe dọa cho sự tồn tại của doanh nghiệp bạn.
Bước 1. Xác định rủi ro tiềm ẩn . Những thảm họa thiên nhiên nào có khả năng xảy ra nhất trong khu vực của bạn? Những thảm họa tự nhiên hoặc nhân tạo nào sẽ ảnh hưởng mạnh mẽ nhất đến hoạt động kinh doanh của bạn?
Bước 2. Tưởng tượng tác động . Mỗi thảm họa đó sẽ ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn như thế nào? Ví dụ:nó có khiến nhân viên của bạn không đi làm, ngăn bạn truy cập vào các tài liệu quan trọng hoặc trì hoãn việc vận chuyển hàng tồn kho không?
Bước 3. Lập kế hoạch phản hồi của bạn . Bắt đầu với những thảm họa có thể xảy ra nhất và những thảm họa sẽ ảnh hưởng lớn nhất đến doanh nghiệp của bạn, hãy phát triển các kế hoạch về cách bạn sẽ tiếp tục hoạt động ngay cả khi thảm họa đó xảy ra. Ví dụ:nếu bạn đang ở trong một khu vực bị ngập lụt, bạn muốn số hóa dữ liệu kinh doanh quan trọng để không bị mất thông tin vào các tủ tài liệu bị ngập lụt. Trước tiên, hãy tập trung vào các chức năng cốt lõi của doanh nghiệp bạn, chẳng hạn như khả năng phục vụ khách hàng, được trả tiền và thanh toán cho các nhà cung cấp của bạn.
Bước 4. Chuẩn bị công nghệ của bạn . Ngay cả khi thảm họa không trực tiếp tấn công doanh nghiệp của bạn, một thảm họa thiên nhiên gần đó có thể khiến nhân viên không thể đi làm trong nhiều ngày hoặc thậm chí vài tuần. Việc triển khai các giải pháp phần mềm dựa trên đám mây mà nhân viên của bạn có thể truy cập mọi lúc mọi nơi có thể giúp duy trì hoạt động kinh doanh của bạn bất chấp thảm họa. Bạn cũng có thể hưởng lợi từ các công cụ hội nghị truyền hình dựa trên web để bạn có thể tổ chức các cuộc họp từ nhiều địa điểm. Ngoài việc lưu trữ thông tin quan trọng trên đám mây, hãy đảm bảo nhân viên của bạn có các công cụ công nghệ mà họ cần để làm việc tại nhà nếu cần.
Bước 5. Bảo vệ mọi người của bạn . Nếu một thảm họa xảy ra khi bạn và nhóm của bạn đang ở văn phòng, thì sự an toàn của nhân viên phải là ưu tiên hàng đầu của bạn. Lập kế hoạch ra khỏi tòa nhà và thực hành chúng. Xây dựng biểu đồ tổ chức khẩn cấp xác định ai chịu trách nhiệm cho bước nào, chẳng hạn như đảm bảo rằng mọi người đã ra khỏi tòa nhà hoặc gọi cho sở cứu hỏa. Có khả năng bạn và nhân viên của bạn có thể bị mắc kẹt trong tòa nhà nhiều ngày không? Bạn nên duy trì nước khẩn cấp, thức ăn, đèn pin, pin, bộ sạc dự phòng và đài quay tay để đề phòng.
Bước 6. Cập nhật bảo hiểm kinh doanh của bạn . Đại lý bảo hiểm của bạn có thể làm việc với bạn để giúp xác định các rủi ro và đảm bảo rằng bạn được bảo hiểm đầy đủ cho những rủi ro có thể xảy ra nhất. Ví dụ, nhiều nạn nhân của cơn bão Harvey đang phát hiện ra, với sự thất vọng của họ, bảo hiểm của họ không bao gồm bảo hiểm cho lũ lụt. Nếu bạn cần bảo hiểm đặc biệt, chẳng hạn như động đất hoặc lũ lụt, thời gian để tìm hiểu là trước khi thảm họa xảy ra. Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng bạn có các bản sao kỹ thuật số của các tài liệu bảo hiểm của mình được lưu trữ trên đám mây và các bản sao lưu tại nhà để bạn có thể truy cập chúng để nộp đơn yêu cầu bồi thường sau khi có cảnh cáo khẩn cấp.
Bước 7. Giao tiếp nhanh chóng . Trong một thảm họa, bạn sẽ cần giao tiếp với nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp của mình. Tạo “cây điện thoại” như một phần của kế hoạch khẩn cấp của bạn và giao nhiệm vụ cho một số nhân viên thông báo cho những người khác về những gì đang xảy ra. Duy trì danh sách cập nhật thông tin liên hệ cho nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp của bạn. Bằng cách đó, bạn sẽ sẵn sàng trong trường hợp cần thông báo cho nhân viên của mình không đến văn phòng vào ngày hôm đó.
SBA có thông tin và nguồn lực để giúp bạn phát triển một kế hoạch thảm họa cho doanh nghiệp của bạn. SCORE cũng có nhiều loại tài nguyên lập kế hoạch thảm họa kinh doanh, bao gồm danh sách kiểm tra và hội thảo về mọi thứ, từ bão đến động đất. Nói chuyện với người cố vấn SCORE của bạn về việc tạo một kế hoạch thảm họa phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
