Nhờ đại dịch COVID-19, hơn bao giờ hết, nhiều doanh nhân đang sử dụng cấu trúc làm việc từ xa để cho phép doanh nghiệp của họ tiếp tục hoạt động. Nhưng nếu bạn chưa quen với việc quản lý một nhóm từ xa, một số thách thức có thể khiến bạn cảm thấy quá sức.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét một số cách tốt nhất để giữ cho nhóm của bạn có động lực và tương tác khi mặt đối mặt không còn là một lựa chọn.
Tony Sherba, chủ tịch và cha sáng lập của Yeti LLC, nêu bật lợi ích của việc tạo ra một cấu trúc cuộc họp tiêu chuẩn mà nhân viên có thể tuân theo. Trong đại dịch, nhóm của Sherba đã làm việc chăm chỉ để kết hợp các cuộc họp nhóm tiêu chuẩn để bắt chước những gì sẽ xảy ra trong văn phòng.
Tại Yeti LLC, tất cả các đội 'gặp nhau' vào một thời gian nhất định vào các ngày Thứ Hai để thảo luận về các chiến lược hàng tuần và phân bổ nhiệm vụ. Các nhóm cá nhân sau đó có các cuộc họp "tổng hợp" hàng ngày và các cuộc họp theo dõi trong suốt cả tuần.
Cuộc trò chuyện nhất quán này đảm bảo rằng mọi người đều cảm thấy được tham gia và biết công việc của họ ảnh hưởng như thế nào đến tổng thể công ty. Nó cũng mang lại cảm giác chắc chắn trong một thời điểm vô cùng chắc chắn:chúng tôi không thể kiểm soát được nhiều vào lúc này, nhưng vào lúc 10 giờ sáng Thứ Hai, ít nhất nhóm này biết những gì mong đợi ở họ.
Ngoài các cuộc họp lớn hàng tuần, Sherba cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của các cuộc họp nhỏ hơn, được lên lịch trong suốt cả tuần. Đặc biệt, một cuộc gọi nhóm vào các ngày thứ Sáu cho phép nhóm chia sẻ những thành công của họ và thảo luận về những cải tiến có thể được thực hiện vào cuối tuần.
Ngoài các hội nghị truyền hình nhóm, điều quan trọng là phải đăng ký với nhóm của bạn trong môi trường một đối một. Sử dụng lịch nhóm, chẳng hạn như Google để lên lịch các cuộc họp cá nhân, nơi bạn có thể thảo luận về thành tích và cuộc đấu tranh trong một môi trường cá nhân hơn.
Bằng cách cho nhóm của bạn thấy bạn vẫn ở đó vì họ, ngay cả khi bạn không ở cùng phòng, bạn sẽ có thể duy trì mối quan hệ và đảm bảo nhóm của bạn cảm thấy được trân trọng và lắng nghe.
WorkWithCo có một số mẹo tuyệt vời để giúp nhóm của bạn gắn kết khi làm việc tại nhà và xem tầm quan trọng của việc cân nhắc cảm xúc. Đảm bảo rằng mọi người đều cảm thấy được tham gia và quan tâm là điều cần thiết để quản lý thành công một nhóm từ xa.
Tại văn phòng, thật dễ dàng để quản lý sự sao lãng và thúc đẩy một môi trường làm việc hiệu quả. Tuy nhiên, khi ở nhà, bạn có thể khó kiểm soát những phiền nhiễu hàng ngày hơn nhiều.
Lynette Pettinicchi, người sáng lập Lynette Nicole PR, đề xuất cho nhân viên của bạn không gian để giải quyết việc trẻ em cần giúp làm bài tập về nhà hoặc chó cần đi ra ngoài. Khả năng thích ứng này sẽ cho phép các thành viên trong nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn và tập trung hơn về lâu dài.
Cô ấy tin rằng không quản lý vi mô nhóm của bạn và cho phép một số linh hoạt để giải quyết các vấn đề cá nhân trong "giờ làm việc" có thể giúp tăng cường sự tập trung và "có thể mang lại công việc chất lượng hơn".
Tom Seery, người sáng lập và Giám đốc điều hành của RealSelf, cũng tin rằng việc cung cấp cho các thành viên trong nhóm sự linh hoạt hơn một chút có thể giúp xây dựng tinh thần đồng đội mà có thể khó phát huy trong môi trường làm việc từ xa. “Tôi đã tận mắt chứng kiến cách mà nhóm của chúng ta đã cùng nhau đi đến… nhờ các nhà lãnh đạo tiết lộ những tác động mà họ đã phải chịu đựng khi làm cha mẹ, chăm sóc các thành viên trong gia đình và sức khỏe tinh thần của chính họ.”
Nếu nhóm của bạn chưa quen với cách làm việc trực tuyến, bạn nên sử dụng các công cụ nhắn tin, chẳng hạn như Slack, để phát huy hết tác dụng của mình.
Những công cụ này không chỉ cung cấp khả năng giao tiếp giữa nhân viên và quản lý để giải đáp những vấn đề nhỏ hơn hàng ngày phát sinh mà còn mang đến cho nhóm cơ hội trò chuyện với nhau, hoàn hảo để xây dựng tinh thần.
Nên dành riêng các email cho các liên lạc dài hơn, các tin nhắn bên ngoài hoặc các bản cập nhật hàng ngày có liên quan đến mọi người. Trò chuyện nhóm là cách tuyệt vời để giữ cho nhóm tương tác và chuyển các bản cập nhật nhỏ hơn khi chúng phát sinh.
Nếu bạn chỉ liên lạc với nhóm của mình thông qua các cuộc gọi hội nghị hoặc bằng văn bản, thì bạn đang bỏ lỡ.
Trò chuyện video nhóm bằng phần mềm như Zoom có thể đảm bảo nhóm của bạn có được thời gian trực tiếp quý giá với bạn và đồng nghiệp của họ, ngay cả khi bạn không ở trong cùng một không gian.
Cuộc gọi điện video cũng là một cách tuyệt vời để đảm bảo nhóm của bạn gắn kết:việc chơi với điện thoại hoặc thực hiện đa tác vụ khó hơn nhiều khi bạn đang thực hiện cuộc gọi điện video thay vì chỉ sử dụng âm thanh.
Nhưng trong khi tính linh hoạt là quan trọng, nhiều doanh nhân cũng nhận ra lợi ích của việc đặt giờ làm việc.
Việc đảm bảo tất cả mọi người đều ở trong cùng một không gian ảo trong những giờ cụ thể (ví dụ:10 giờ sáng đến 4 giờ chiều) cho phép giao tiếp cởi mở và đảm bảo mọi người đều có sẵn thông tin và cập nhật quan trọng.
Việc đặt những giờ này cũng mang lại cho nhóm của bạn (và chính bạn) một cứu cánh quan trọng:khả năng tắt máy.
Bằng cách đảm bảo các cuộc họp, từng người một và giờ làm việc chung được lên lịch, nhóm của bạn có thể có ý tưởng rõ ràng hơn về những gì họ cần làm và khi nào. Điều đó cũng có nghĩa là họ có thể tắt máy tính của mình vào cuối ngày và rời khỏi không gian làm việc được chỉ định của họ, thay vì cảm thấy như họ cần phải ở lại cả đêm.
Điều này cũng có lợi cho bạn với tư cách là trưởng nhóm từ xa. Bằng cách đặt ra các kỳ vọng và tính khả dụng rõ ràng, nhóm của bạn biết khi nào bạn có thể trả lời các câu hỏi so với khi bạn “vắng mặt”.
Làm việc tại nhà có thể là một cách vô giá để tăng năng suất và động lực, nhưng chỉ khi được quản lý hiệu quả. Cố gắng ngăn mọi cuộc giao tiếp liên quan đến công việc và dành thời gian trong ngày, tuần, tháng của bạn để chia sẻ những khoảnh khắc xã hội và kỷ niệm những dịp đặc biệt.
Một số nhà lãnh đạo thành công đề xuất tổ chức “giờ hạnh phúc” hoặc “giờ nghỉ giải lao” hàng tuần để nhóm của họ có một chút thời gian rảnh rỗi và cơ hội phát triển các mối quan hệ tình cảm. Kỷ niệm những khoảnh khắc như sinh nhật hoặc ngày kỷ niệm công việc thông qua trò chuyện video cũng giúp tăng cường cảm giác kết nối mà có thể khó đạt được khi làm việc từ xa.
Tuy nhiên, mặc dù điều quan trọng là phải tập trung vào nhóm của bạn, sức khỏe tinh thần của bạn cũng không nên bị coi thường. Lily Scanlon, hiệu trưởng tại Korn Ferry, khuyến khích các nhà lãnh đạo và doanh nhân nhớ rằng bạn “không ở trong tình trạng này một mình.”
Scanlon khuyến nghị rằng các nhà lãnh đạo nên "tiếp cận với mạng lưới của bạn và yêu cầu quan điểm của họ." Chia sẻ kinh nghiệm, tài nguyên và bài học kinh nghiệm của bạn - hoặc thậm chí chỉ cung cấp sự đồng cảm và hỗ trợ - đều có thể là vô giá đối với các nhà lãnh đạo đang cố gắng điều hướng một thế giới làm việc từ xa mới lạ.
Dành thời gian liên lạc, chia sẻ các cập nhật có giá trị liên quan đến công việc và giữ cho nhóm của bạn tham gia vào các quyết định hàng ngày là những cách hiệu quả để giữ chân những người làm việc từ xa. Tuy nhiên, việc cho phép "bớt thời gian", nói chuyện phiếm và một chút linh hoạt cũng có thể là một chặng đường dài để xây dựng một nơi làm việc ảo mang lại cảm giác được hỗ trợ và chào đón.
Trao đổi với nhóm của bạn về cách họ muốn được hỗ trợ và sử dụng các địa chỉ liên hệ khác để tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Bằng cách này, bạn sẽ có một nhóm vui vẻ và hiệu quả, ngay cả khi tất cả họ không thể ở bên nhau về mặt thể chất.
