Sau nhiều năm gác lại, cuối cùng vợ chồng tôi quyết định thuê bảo mẫu để chăm sóc con sau giờ học. Lẽ ra, chúng tôi có thể dễ dàng thoát ra bằng cách sử dụng dịch vụ bên ngoài, nhưng chúng tôi thực sự muốn thiết lập một mối quan hệ lâu dài với một cá nhân có năng lực, chu đáo mà tôi tự tìm thấy.
May mắn thay, chúng tôi đã tìm được đúng người. Và, đột nhiên, chúng tôi phải tham gia một khóa học cấp tốc để hiểu ý nghĩa của việc trở thành nhà tuyển dụng. Làm thế nào để đảm bảo rằng bảo mẫu của chúng tôi có thể làm việc hợp pháp cho chúng tôi. Cách thiết lập hệ thống trả lương. Cách tính các khoản thuế mà chúng tôi cần rút từ phiếu lương của cô ấy.
Mặc dù tôi là một nhà lập kế hoạch tài chính, nhưng kinh nghiệm và chứng chỉ của tôi không giúp tôi chuẩn bị đầy đủ cho vai trò mới này. May mắn thay, tôi đã có thể nhận được lời khuyên tuyệt vời từ kế toán của mình và bằng cách đọc các ấn phẩm hữu ích như Hướng dẫn về Thuế của Chủ nhân Hộ gia đình IRS.
Nếu bạn đang suy nghĩ về việc thuê người giúp việc tại nhà, cho dù đó là bảo mẫu, quản gia, người giúp việc, tài xế, đầu bếp riêng, người làm vườn hay người khác, hãy học hỏi kinh nghiệm của tôi khi trở thành một chủ hộ gia đình mới đúc.
Bài báo này được viết bởi và trình bày quan điểm của cố vấn đóng góp của chúng tôi, không phải ban biên tập Kiplinger. Bạn có thể kiểm tra hồ sơ cố vấn với SEC hoặc với FINRA.
Điều quan trọng là cả bạn và người mới thuê của bạn phải hiểu mối quan hệ làm việc của bạn, vì cả hai bạn đều có thể gặp rắc rối với IRS nếu không.
Nếu cá nhân này cung cấp nhà riêng, thiết bị hoặc vật tư của họ, thương lượng giờ làm việc và trách nhiệm của họ và được trả lương như một nhà thầu 1099, thì IRS coi họ là người làm việc tự do và do đó họ không phải là “nhân viên”.
Một trong những điều đầu tiên bạn làm khi bắt đầu một công việc mới là gì? Điền vào Mẫu I-9, trong đó chứng minh bạn đủ điều kiện làm việc. Bảo mẫu của chúng tôi cũng phải làm như vậy. Cô ấy điền vào biểu mẫu và cung cấp giấy tờ tùy thân (trong trường hợp của cô ấy là hộ chiếu Hoa Kỳ, nhưng nếu không có, cô ấy có thể đã cung cấp bằng lái xe và thẻ An sinh xã hội của mình).
Nhiệm vụ của tôi là nắm giữ những biểu mẫu này (và bản sao giấy tờ tùy thân của cô ấy) và cung cấp chúng để các cơ quan chính phủ có thẩm quyền kiểm tra. Trang I-9 của Sở Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ có thể hướng dẫn bạn thực hiện quy trình này.
Nói chung, bạn chỉ phải đối phó với thuế trả lương nếu bạn trả cho người thuê giúp việc của mình hơn $ 2,200 trong một năm dương lịch. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, vợ / chồng và các thành viên khác trong gia đình đảm nhận những vai trò này có thể kiếm được hơn $ 2,200 mà không bị đánh thuế. Những tình huống này không phải lúc nào cũng đơn giản, đó là lý do tại sao bạn nên tham khảo ý kiến của chuyên gia thuế trước khi bất kỳ nhân viên mới nào bắt đầu làm việc cho bạn. Bảo mẫu của chúng tôi sẽ kiếm được nhiều hơn thế, vì vậy tôi biết mình cần phải bắt kịp những vấn đề phức tạp của việc quản lý tiền lương một cách nhanh chóng.
Nếu bạn định làm chủ hộ, bạn cũng có thể được công nhận là một người chủ. Bạn có thể làm điều này bằng cách đăng ký Mã số nhận dạng nhà tuyển dụng (EIN) từ IRS. Lưu ý rằng bạn không thể sử dụng số An sinh xã hội của mình làm EIN.
Mặc dù nhân viên của bạn có thể tự mình thanh toán phần thuế của họ, nhưng để giảm thiểu rủi ro thanh toán thiếu và bị phạt, tốt hơn là bạn nên khấu trừ thuế trực tiếp từ tiền lương của họ. Bước đầu tiên đối với người mới thuê của bạn là điền vào W-4 / Giấy chứng nhận khấu trừ của nhân viên. Mặc dù bạn sẽ cần tính toán số thuế thu nhập liên bang bị khấu trừ dựa trên số lượng miễn trừ mà họ chọn, một số mức thuế suất sẽ vẫn như cũ:
Bạn sẽ cần phải lưu giữ các hồ sơ hoàn hảo cho mỗi lần nhận lương, bao gồm số giờ làm việc, số tiền đã thanh toán và thuế đã khấu trừ. Và vào mỗi tháng 1, bạn sẽ cần cung cấp bảng sao kê thuế và tiền lương W-2 cho nhân viên của mình và gửi bản sao A cho IRS.
Tiểu bang của bạn có thể yêu cầu thuế thu nhập tiểu bang bổ sung và các khoản rút tiền khác từ tiền lương của nhân viên. Và bạn cần cập nhật những thay đổi trong luật thuế.
Ví dụ, ở Massachusetts, nơi tôi sống, thuế suất thuế thu nhập của tiểu bang đang được giảm từ 5,05% vào năm 2019 xuống còn 5% (bắt đầu từ năm 2020), và mức thuế thất nghiệp của tiểu bang là 2,4%. Và vào năm 2019, tiểu bang đã ban hành luật Nghỉ phép Y tế và Gia đình có trả lương, đánh thuế 0,75% trên mỗi lần trả lương bổ sung.
Nếu bảo mẫu của chúng tôi bị thương trong công việc, tôi muốn đảm bảo rằng bảo hiểm chủ nhà của chúng tôi sẽ chi trả cho các yêu cầu về y tế và mất thu nhập của cô ấy. Sau khi gọi cho nhà cung cấp bảo hiểm của mình, tôi phát hiện ra rằng tôi cần thêm một người lái xe đặc biệt để nhận được bảo hiểm mở rộng này. Đảm bảo bạn có mức bảo hiểm phù hợp trước khi nhân viên mới của bạn bắt đầu ngày làm việc đầu tiên của họ.
Ngoài ra, hãy nhớ rằng nhiều tiểu bang yêu cầu chủ hộ phải thực hiện bảo hiểm bồi thường cho người lao động trong một số tình huống nhất định nếu họ đang thuê bảo mẫu, quản gia hoặc những người chăm sóc khác. Ví dụ:ở Massachusetts, chủ hộ gia đình phải nhận bảo hiểm bồi thường cho người lao động nếu nhân viên giúp việc nhà của họ làm việc từ 16 giờ trở lên mỗi tuần. Ngay cả khi tiểu bang của bạn không yêu cầu, bạn vẫn có thể muốn mua bảo hiểm bồi thường cho người lao động, vì nó có thể cung cấp khả năng bảo vệ bổ sung cho các thương tích liên quan đến công việc không được bảo hiểm chủ nhà của bạn chi trả.
Nếu bạn đang thuê bảo mẫu, bạn có thể khấu trừ tới 3.000 đô la cho mỗi đứa trẻ (tối đa 6.000 đô la cho hai đứa trẻ trở lên) trong các chi phí liên quan đến chăm sóc trẻ em, miễn là cả bạn và vợ / chồng của bạn đều đi làm và con của bạn. dưới 13 tuổi.
Hoặc, nếu công ty của bạn cung cấp Tài khoản Chăm sóc Phụ thuộc (đôi khi được gọi là Tài khoản Chi tiêu Linh hoạt cho Chăm sóc Phụ thuộc), bạn có thể đóng góp trước thuế lên đến 5.000 đô la mỗi năm để giúp thanh toán các chi phí chăm sóc trẻ đủ tiêu chuẩn. Một lần nữa, điều quan trọng là phải nói chuyện với chuyên gia thuế của bạn để tìm ra tùy chọn nào mang lại lợi ích thuế tốt nhất.
Thật không may, những lợi ích về thuế này chỉ dành cho những người thuê nhân viên chăm sóc trẻ em.
Tôi đã đề cập rằng bạn thực sự nên tham khảo ý kiến của kế toán hoặc chuyên gia thuế trước khi thuê người giúp việc gia đình mới. Nhưng bạn cũng có thể muốn gặp một cố vấn tài chính. Sự kết hợp chuyên môn này không chỉ có thể giúp bạn hiểu trách nhiệm của mình với tư cách là người sử dụng lao động mà còn có thể giúp bạn tìm ra cách điều chỉnh dòng tiền của mình để đảm nhận các khoản chi phí bổ sung này và ước tính nhu cầu bảo hiểm bổ sung của bạn.
Được viết bởi Joelle Spear, CFP®, cố vấn tài chính tại Canby Financial Advisors ở Framingham, Mass. Spear có bằng MBA chuyên ngành tài chính của Đại học Bentley.
Tài liệu này chỉ được cung cấp cho mục đích thông tin chung và không cấu thành lời khuyên về thuế hoặc pháp lý. Mặc dù chúng tôi rất cố gắng để đảm bảo thông tin của mình là chính xác và hữu ích, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên tham khảo ý kiến của người khai thuế, cố vấn thuế chuyên nghiệp hoặc luật sư.
Dịch vụ tư vấn và chứng khoán được cung cấp thông qua Commonwealth Financial Network®, Thành viên FINRA / SIPC, Cố vấn Đầu tư đã Đăng ký. Các dịch vụ lập kế hoạch tài chính do Cố vấn Tài chính Canby cung cấp là riêng biệt và không liên quan đến Khối thịnh vượng chung.
Bài báo này được viết bởi và trình bày quan điểm của cố vấn đóng góp của chúng tôi, không phải ban biên tập Kiplinger. Bạn có thể kiểm tra hồ sơ cố vấn với SEC hoặc với FINRA.Cố vấn Tài chính, Đối tác, Cố vấn Tài chính của Canby
Joelle Spear, CFP® là cố vấn tài chính và là Đối tác tại Canby Financial Advisors ở Framingham, Mass. Cô có bằng MBA chuyên ngành tài chính của Đại học Bentley. Cố vấn Đầu tư đã Đăng ký. Các dịch vụ lập kế hoạch tài chính do Cố vấn Tài chính Canby cung cấp là riêng biệt và không liên quan đến Khối thịnh vượng chung.
