Về cơ bản, một hóa đơn bán hàng xác nhận rằng quyền sở hữu đã thay đổi. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách viết hóa đơn bán hàng.
Bạn có thể sử dụng hóa đơn bán hàng để ghi lại nhiều giao dịch mua khác nhau, với hầu hết mọi người sử dụng chúng cho ô tô, xe máy hoặc tàu thuyền. Tuy nhiên, bạn cũng có thể xuất hóa đơn bán hàng khi bán tài sản cá nhân như quần áo, đồ nội thất hoặc thậm chí là một con chó con.
Nói chung, người bán viết hóa đơn bán hàng cần ghi rõ tất cả các chi tiết của cuộc trao đổi. Mục đích của hóa đơn bán hàng là ghi lại rằng việc mua bán đã xảy ra và để bảo vệ cả hai bên trong trường hợp có tranh chấp trong tương lai.
Bạn có thể nghĩ về một hóa đơn bán hàng tương tự như một biên lai. Đây là tài liệu pháp lý giúp bảo vệ cả hai bên bằng cách chứng minh việc mua bán đã hoàn tất và tài sản và khoản thanh toán đã được đổi chủ.
Đối với người bán, hóa đơn bán hàng là bằng chứng cho thấy mặt hàng được chuyển đi đã được người mua chấp nhận trong điều kiện được mô tả.
Ví dụ:nếu ai đó đang bán chiếc ô tô đã qua sử dụng của họ, họ có thể muốn bán nó trong tình trạng "nguyên trạng". Điều này có nghĩa là họ không gia hạn bảo hành rằng mọi thứ trên xe hoạt động hoàn hảo vì tình trạng đã qua sử dụng của xe có thể có nghĩa là có một vấn đề cơ bản chưa xác định với một bộ phận của xe.
Ngược lại, nếu họ bán hàng có bảo hành, thì hóa đơn bán hàng phải ghi rõ những gì họ đảm bảo.
Đối với người mua, hóa đơn bán hàng là một bản ghi của giao dịch. Điều này cung cấp cho họ bằng chứng về quyền sở hữu cũng như hồ sơ thanh toán của họ. Tùy thuộc vào việc họ sống ở bang nào, họ cũng có thể cần hóa đơn bán hàng để hoàn tất việc chuyển quyền sở hữu. Ví dụ:một số tiểu bang yêu cầu người lái xe ô tô xuất trình hóa đơn bán hàng trước khi họ có thể đăng ký một chiếc xe với tên của họ.
Người bán có thể tự mình soạn thảo hóa đơn bán hàng, nhưng thường hữu ích khi sử dụng mẫu. Mặc dù không có định dạng hoặc quy tắc chung cho hóa đơn bán hàng sẽ như thế nào, nhưng tài liệu này phải bao gồm tên của người bán và người mua, mô tả về mặt hàng đang được bán và ngày bán hàng.
Mỗi tiểu bang có các quy tắc riêng về hóa đơn bán hàng và khi nào chúng được yêu cầu. Nếu bạn đang bán một chiếc xe, bạn nên kiểm tra luật của tiểu bang của bạn vì hầu hết các tiểu bang yêu cầu hóa đơn bán hàng.
Nếu bạn đang bán thứ gì đó có giá trị tối thiểu, chẳng hạn như các mặt hàng tại cửa hàng bán trong nhà để xe, bạn có thể không cần phải bận tâm đến hóa đơn bán hàng. Tuy nhiên, bạn có thể muốn thảo một bản thảo nếu bạn đang bán một thứ gì đó như TV hoặc đồ cổ có giá trị.
Tóm lại, bạn nên có hóa đơn bán hàng bất kỳ khi nào bạn bán một chiếc xe hoặc một thứ gì đó có giá trị quan trọng. Đối với các mặt hàng có giá trị thấp hơn, bạn có thể không cần.
Hóa đơn bán hàng là một tài liệu đơn giản mà bất kỳ ai cũng có thể xử lý. Dưới đây là ba bước đơn giản để bạn tự tạo.
Một số giao dịch được quy định bởi luật tiểu bang, có thể yêu cầu hóa đơn bán hàng. Ví dụ phổ biến nhất của việc này là bán xe cộ, xe máy và tàu thuyền. Ở hầu hết các tiểu bang, bạn cần có hóa đơn bán hàng cho bất kỳ loại tài sản cá nhân nào có tiêu đề.
Tuy nhiên, một số luật của tiểu bang quy định rằng bản thân sách đủ điều kiện là hóa đơn bán hàng, vì vậy không cần phải có tài liệu riêng. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải kiểm tra luật của tiểu bang của bạn trước khi tiếp tục giao dịch.
Ngoài ra, các tiểu bang quy định hóa đơn mua bán chuyển nhượng xe thường có các yêu cầu về định dạng và thông tin cụ thể. Ví dụ:tiểu bang của bạn có thể yêu cầu tất cả các hóa đơn mua bán xe có động cơ phải được công chứng. Ở các tiểu bang khác, hóa đơn bán xe phải liệt kê tên sản phẩm và kiểu dáng của chiếc xe, cũng như quãng đường và tình trạng của nó.
Để đảm bảo bạn được bảo vệ và hoàn toàn tuân thủ luật pháp, hãy nghiên cứu các yêu cầu của tiểu bang bạn đối với hóa đơn bán hàng. Trong hầu hết các trường hợp, bạn cũng có thể tìm thấy mẫu được cơ quan nhà nước phê duyệt để điều chỉnh loại giao dịch của bạn.
Hóa đơn bán hàng là tài liệu phổ biến, có nghĩa là có rất nhiều mẫu miễn phí có sẵn trực tuyến. Bằng cách sử dụng một mẫu, bạn có thể cảm thấy tự tin hơn rằng tài liệu của mình bao gồm tất cả các chi tiết mà nó cần.
Ngoài ra, các cửa hàng đồ dùng văn phòng thường bán các hóa đơn bán hàng đã in sẵn với các khoảng trống mà bạn có thể điền vào khi bán hàng. Trong hầu hết các trường hợp, chúng đi kèm với một gói tiện lợi với các bản sao carbon bên dưới để người bán có một bản sao của tài liệu. Những thứ này thường phổ biến đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ, những người cần một cách nhanh chóng và dễ dàng để quản lý hàng tồn kho và cung cấp cho khách hàng của họ hóa đơn bán hàng.
Cho dù bạn sử dụng biểu mẫu in sẵn mà bạn mua ở cửa hàng hay in hóa đơn bán hàng của riêng bạn từ một mẫu, bạn phải luôn giữ lại một bản sao để lưu trữ.
Dưới đây là một số mẫu cho hóa đơn bán hàng bạn có thể tìm thấy trực tuyến:
Khi bạn đã tìm thấy một mẫu ưng ý, bạn nên xem lại mẫu đó để đảm bảo rằng mẫu đó bao gồm tất cả thông tin bạn cần cho một hóa đơn bán hàng tuân thủ pháp luật. Hãy nhớ rằng tốt hơn hết là bạn nên tìm hiểu kỹ càng về quá nhiều thông tin thay vì quá ít.
Một hóa đơn bán hàng chung phải bao gồm những điều sau:
Nếu bạn đang bán một chiếc xe có động cơ, hóa đơn bán hàng cũng phải bao gồm:
Ở hầu hết các tiểu bang, nếu bạn không bao gồm thông tin bảo hành trên hóa đơn bán hàng, luật sẽ cho rằng tài sản được bán trong tình trạng nguyên trạng. Tuy nhiên, nếu bạn bao gồm bất kỳ lời hứa, bảo đảm hoặc thông tin bảo hành nào trong hóa đơn bán hàng, tòa án trong tương lai có thể giữ bạn với họ.
Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải cụ thể về những gì bạn hứa hẹn. Khi nói đến việc bán tài sản cá nhân đã qua sử dụng, khá phổ biến người bán chỉ định rằng việc bán là để bán tài sản ở “tình trạng hiện tại”. Bằng cách này, họ không có lợi cho việc đảm bảo tình trạng của tài sản trên đường.
Ví dụ:nếu bạn bán một chiếc ô tô “nguyên trạng”, bạn không chịu trách nhiệm sửa chữa nếu điều hòa không khí bị hỏng sau ba tháng kể từ khi bán.
Mặt khác, luật tiểu bang thường cấm người bán cố ý che giấu tình trạng lỗi của một mặt hàng. Nếu bạn cố gắng che giấu một lỗ hổng và người mua sau đó phát hiện ra nó, thì việc bạn bán tài sản đó có thể không thành vấn đề.
Tóm lại, cả người bán và người mua đều có nghĩa vụ giao dịch với nhau một cách trung thực. Nếu bạn là người mua, bạn nên tiến hành kiểm tra hợp lý tài sản bạn đang mua trước khi đồng ý mua nguyên trạng.
Khi bạn đã điền vào hóa đơn bán hàng và hoàn thành giao dịch của mình, bạn nên giữ lại một bản sao của hóa đơn bán hàng và đưa một bản sao khác cho người mua. Hóa đơn bán hàng là hồ sơ của bạn rằng giao dịch đã hoàn tất.
Ở một số tiểu bang, bạn có thể phải xuất trình hóa đơn bán xe khi đăng ký xe hoặc sang tên xe.
