Đây có lẽ là hoạt động quan trọng nhất mà bất kỳ doanh nghiệp lớn hay nhỏ nào cũng phải thực hiện. Đáng buồn thay, hành động đơn giản là gửi hóa đơn cho khách hàng đi kèm với hàng loạt cạm bẫy có thể xảy ra. Sai sót trong việc lập hóa đơn có thể xảy ra với bạn khi nó được tính vào đường cơ sở của bạn. 
Địa chỉ hoặc một khoản chi phí của khách hàng có thể làm chậm trễ các khoản thanh toán và cản trở dòng tiền của bạn. Có một cách để bắt đầu lập hóa đơn và có nhiều cách. Dưới đây là một số lỗi lập hóa đơn mà các doanh nghiệp mắc phải khi lập hóa đơn cho khách hàng của họ.
Không lập hóa đơn: Nếu bạn không gửi một bản sao kê, bạn sẽ không được trả tiền. Chỉ cần quên lập hóa đơn cho khách hàng đối với các dịch vụ, bạn sẽ bị trừ tiền và khi nhớ lại, bạn vẫn sẽ phải chịu đựng sự chậm trễ trong việc đạt được doanh thu quan trọng.
Giải pháp? Sử dụng một hệ thống nhắc nhở nhân viên thích hợp khi họ cần gửi hóa đơn.
Hóa đơn mềm: Cách nhanh nhất để đảm bảo bạn không được thanh toán số tiền phù hợp hoặc kịp thời là gửi các hóa đơn cùng nhau mà bạn không bao giờ kiểm tra kỹ. Việc thanh toán có thể bị giữ lại bởi những sai lầm đơn giản như số giờ hoặc ngày gửi sản phẩm khi ai đó cố gắng tìm hiểu xem đã xảy ra lỗi gì. Đừng quên bao gồm các vấn đề như tên và ngày của khách hàng, số lượng và điều khoản thanh toán.
Người nhận sai: Trong trường hợp bạn có rất nhiều khách hàng cần giao hóa đơn, việc gửi hóa đơn đơn giản và gửi đến nhầm khách hàng.
Tuy nhiên, hệ lụy còn nghiêm trọng hơn nhiều so với việc chỉ thanh toán chậm bất cứ khi nào bạn nhận ra lỗi của mình, bạn có thể chỉ đưa ra thông tin nhạy cảm cho người không chính xác, làm suy giảm lòng tin và sự tin tưởng vào hoạt động của chính bạn. Không lặp lại:Tất cả trong một là hoàn hảo cho các thiết bị nhà bếp, nhưng một cách dễ dàng để tạo ra một tuyên bố trở nên tồi tệ. Liệt kê từng khía cạnh của từng dự án một, với tỷ lệ, lệ phí và \ / hoặc chi phí được liệt kê rõ ràng cho từng dự án. Bằng cách này, không có sự mơ hồ ở mỗi bên của giao dịch. Công nghệ sử dụng thấp:Việc lưu trữ hồ sơ được số hóa cũng như lưu trữ đám mây là những chiếc nạng vững chắc giúp bất kỳ doanh nghiệp nào tránh được những sai sót trong việc lập hóa đơn.
Cố gắng không sử dụng hóa đơn đã in, gửi qua email nếu có thể xảy ra nhiều khả năng bị mất hóa đơn hơn, cũng không nhanh bằng. Hơn nữa, đừng chỉ lưu trữ các tệp hóa đơn trên ổ đĩa cứng tại nơi làm việc của bạn, chỉ tải chúng lên đám mây trong trường hợp thảm họa xảy ra.
Ngày đến hạn không có trong danh sách: Một nghiên cứu của FreshBooks về các hóa đơn cho thấy rằng các từ ngữ cụ thể liên quan đến ngày đến hạn dễ được bạn thanh toán đúng hạn hơn. Từ nghiên cứu của mình:Việc sử dụng các thuật ngữ chính xác như 21 ngày dường như tập trung tâm trí của khách hàng vào một khung thời gian cụ thể và trên thực tế, sẽ khiến bạn được thanh toán nhanh hơn so với yêu cầu thanh toán ngay lập tức. Không sử dụng phí trả trễ:bất cứ khi nào bạn thiết lập thỏa thuận của mình với khách hàng hoặc khách hàng, bạn nên thiết lập hệ thống phí trả chậm cho các hóa đơn chưa thanh toán cũng phải viết rõ ràng trước khi bất kỳ ai ký vào dòng dấu chấm.
Đây là nơi mà phần mềm như ZapERP có thể giúp bạn. Phần mềm của chúng tôi có thể thay mặt bạn gửi hóa đơn thay vì bạn ghi nhớ nó. Hơn nữa, nó cũng có thể giúp bạn thu thập các khoản thanh toán. Đúng. Đúng rồi! 🙂
