Trong thế giới có nhịp độ nhanh ngày nay, không có thời gian cho những sai sót và kém hiệu quả. Các chủ doanh nghiệp - dù nhỏ hay lớn đều hiểu rõ thực tế này. Tuy nhiên, khi đưa ra các lựa chọn phù hợp để tham gia kinh doanh, các chủ sở hữu phải đối mặt với một tình huống khó xử chung là “Hiệu quả Vs. Hiệu quả chi phí." Mặc dù các doanh nghiệp nhận ra tầm quan trọng của việc theo dõi và quản lý hàng tồn kho, nhưng họ lại gặp phải tình huống khó xử này khi chọn các công cụ phù hợp để đáp ứng nhu cầu quản lý hàng tồn kho của mình.

Hôm nay, chúng ta tranh luận về việc sử dụng Excel làm công cụ quản lý hàng tồn kho và cố gắng tìm hiểu xem liệu việc chuyển đổi sang các giải pháp quản lý hàng tồn kho có trả phí có xứng đáng hay không:

Quản lý hàng tồn kho bằng Excel:Giá rẻ và thành thạo Vs. Không chính xác và tiêu tốn thời gian

Excel là lựa chọn đầu tiên phổ biến để quản lý hàng tồn kho của các doanh nghiệp nhỏ và các công ty mới thành lập, đặc biệt là những doanh nghiệp mới bắt đầu hành trình. Nó có các tính năng cho phép người dùng dễ dàng xử lý các phép tính phức tạp và lặp đi lặp lại để tổ chức hệ thống quản lý hàng tồn kho của riêng họ. Nó tiết kiệm chi phí và cung cấp các kỹ thuật xử lý lỗi hiệu quả để đảm bảo rằng một doanh nghiệp đang dẫn đầu trò chơi quản lý hàng tồn kho của mình. Tuy nhiên, Excel có băng thông rất hạn chế. Cập nhật sổ Excel theo cách thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót và chính xác. Vì vậy, điều quan trọng là phải đánh giá những ưu và nhược điểm của việc sử dụng excel như một công cụ quản lý hàng tồn kho để có thể đưa ra lựa chọn phù hợp:

Ưu điểm:

1. Excel là một giải pháp chi phí thấp để quản lý hàng tồn kho dành cho các doanh nghiệp có số lượng sản phẩm nhỏ và các biến thể hạn chế.
2. Việc sử dụng giải pháp quản lý hàng tồn kho bằng Excel yêu cầu rất ít đào tạo bổ sung. Nó quen thuộc và hầu hết nhân viên đều nhận thức được lợi ích của các tính năng khác nhau của nó.
3. Excel có nhiều tính năng động sẽ cho phép các doanh nghiệp tổ chức và vận hành các khía cạnh khác nhau của quản lý hàng tồn kho. Từ bảng tổng hợp đến các phép toán nâng cao - người ta có thể dễ dàng quản lý dựa vào Excel.
4. Sự hiện diện của nhiều mẫu và mẹo trực tuyến khác nhau để quản lý khoảng không quảng cáo trên Excel sẽ cho phép các doanh nghiệp dễ dàng phát triển các phương pháp hay nhất cùng với chiến lược quản lý khoảng không quảng cáo hiệu quả.
5. Khi mẫu quản lý hàng tồn kho được chuẩn bị, Excel sẽ cung cấp một phương pháp hiệu quả về thời gian và không phức tạp để giải quyết các phép tính toán phức tạp, sắp xếp và lọc theo nhu cầu kinh doanh cá nhân và nhận được các cảnh báo kịp thời.

Nhược điểm:

1. Excel có dung lượng tối thiểu và hầu như không thể quản lý chính xác khoảng không quảng cáo khi các doanh nghiệp mở rộng hoặc đa dạng hóa. Càng nhiều cột, khả năng xảy ra sai sót và chênh lệch càng lớn.
2. Excel thiếu tính năng theo dõi dữ liệu hàng tồn kho theo thời gian thực. Dữ liệu có sẵn không phải lúc nào cũng được cập nhật và phụ thuộc vào bộ nhớ của con người một cách nguy hiểm. Nếu hệ thống quản lý khoảng không quảng cáo của bạn sớm không đồng bộ, thì doanh nghiệp của bạn cũng vậy.
3. Excel cũng giới hạn khả năng của người dùng trong việc hợp nhất dữ liệu và theo dõi các xu hướng kinh doanh. Điều quan trọng là các doanh nghiệp phải dự báo nhu cầu hàng tồn kho bằng cách phân tích dữ liệu lịch sử để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng một cách hiệu quả.
4. Một lỗi đơn giản trong công thức hoặc một lỗi đánh máy có thể có tác động rất lớn đến phần còn lại của dữ liệu. Nếu không được khắc phục sớm, nó có thể dẫn đến tổn thất tài chính.
5. Mặc dù Excel được cho là có hiệu quả về chi phí, nhưng lượng thời gian mà nhân viên dành cho việc theo dõi, cập nhật và xử lý lỗi theo cách thủ công dữ liệu có thể thực sự tốn kém hơn so với dự kiến ​​ban đầu.

Excel có vẻ như là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ vì tính phổ biến và hiệu quả về chi phí của nó. Tuy nhiên, một phân tích chuyên sâu cho thấy việc sử dụng Excel có thể phản tác dụng, tốn thời gian và kém hiệu quả. Quản lý hàng tồn kho là xương sống hoạt động của một doanh nghiệp. Trong một thế giới cạnh tranh cao, cần phải đầu tư vào các công cụ phù hợp để đảm bảo hiệu quả và hiệu lực. Chuyển từ Excel sang phần mềm Quản lý hàng tồn kho có thể giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tăng lợi nhuận.

Đứng đầu danh sách các giải pháp quản lý hàng tồn kho của chúng tôi là ZapERP.com. Với nhiều mẫu cho hóa đơn, đơn đặt hàng và ghi chú tín dụng của bạn, ZapERP là ứng dụng quản lý khách hàng kiêm khoảng không quảng cáo cung cấp khoảng không quảng cáo đa kênh với khả năng quản lý kho hàng và thực hiện đơn đặt hàng mạnh mẽ. Khi doanh nghiệp của bạn sử dụng một công cụ đáng tin cậy, việc quản lý hàng tồn kho không còn là vấn đề đau đầu.