Biên bản ghi nợ, hoặc thư báo ghi nợ, là một thông báo cho khách hàng biết về sự sụt giảm số dư trong tài khoản của họ cần được điều chỉnh.

Thư báo ghi nợ được sử dụng để thông báo cho bạn về điều chỉnh thay vì giao dịch điển hình. Tìm hiểu thêm về thư báo ghi nợ là gì và cách chúng so sánh với thư báo ghi có.

Định nghĩa và Ví dụ về Biên bản Ghi nợ

Biên bản ghi nợ là một thuật ngữ kế toán đề cập đến một mục nhập có vai trò như thông báo cho khách hàng về sự thay đổi hoặc điều chỉnh đối với tài khoản của họ làm giảm số dư.

• Tên thay thế :Thư báo ghi nợ, giấy ghi nợ

Thư báo ghi nợ phổ biến trong ngành ngân hàng trong một số trường hợp. Ví dụ:một ngân hàng có thể phát hành một thư báo ghi nợ khi họ đánh giá các khoản phí. Phí sẽ được ghi nợ (hoặc khấu trừ) từ tài khoản của khách hàng và được ghi lại dưới dạng biên bản ghi nợ để cho biết rằng đó là một sự điều chỉnh chứ không phải là một giao dịch. Thư báo ghi nợ cũng có thể được sử dụng khi điều chỉnh số dư tài khoản không chính xác.

Thư báo ghi nợ thông thường bao gồm phí séc bị trả lại, phí thiếu tiền, phí lãi suất , phí in séc, phí thuê thiết bị ngân hàng và điều chỉnh các khoản tiền gửi không chính xác.

Thư báo ghi nợ cũng có thể được sử dụng trong lập hóa đơn, chẳng hạn như khi khoản nợ đã xóa trước đó được thu hồi. Thư báo ghi nợ trong trường hợp đó sẽ thay thế hóa đơn ban đầu.

Cách hoạt động của Biên bản ghi nợ

Trong lĩnh vực ngân hàng, phí tự động được tính từ tài khoản và ghi nợ biên bản ghi nhớ được ghi trên bảng sao kê ngân hàng của nó.

Ví dụ:nếu doanh nghiệp của bạn có $ 10.000 trong tài khoản séc và ngân hàng tính phí dịch vụ 35 đô la, tài khoản sẽ giảm 35 đô la xuống còn 9,965 đô la với mức giảm đó được ghi chú trong thư báo ghi nợ. Bạn có thể thấy các thư báo ghi nợ tương tự, chẳng hạn như phí đối với séc bị trả lại hoặc séc đã in.

Biên bản ghi nợ cũng được sử dụng trong kế toán bút toán kép để biểu thị điều chỉnh làm tăng số tiền đến hạn của khách hàng.

Ví dụ:nếu một khách hàng đã đặt hàng và thanh toán 1.000 đô la gỗ xẻ tại Tháng 4 và chi phí gỗ xẻ khi nó được giao vào tháng 6 đã tăng lên 1.150 đô la, một giấy báo ghi nợ có thể được phát hành cho khoản chi phí bổ sung 150 đô la của gỗ. Nhà cung cấp sẽ thêm một thư báo ghi nợ $ 150 vào tài khoản phải thu của họ trong khi khách hàng sẽ thêm $ 150 bổ sung vào tài khoản phải trả của họ.

Các loại Biên bản ghi nợ

Thư báo Ghi nợ trên Bảng sao kê Ngân hàng

Phí ngân hàng là một lý do khiến ngân hàng có thể sử dụng thư báo ghi nợ để giảm số dư tài khoản. Ngân hàng sẽ lấy tiền ra khỏi tài khoản do không đủ tiền, phí thấu chi, phí dịch vụ ngân hàng và phí in séc, trong số các lý do khác.

Thư báo ghi nợ dưới dạng giá trị nội bộ

Khi khách hàng trả quá nhiều, số tiền thêm có thể được bù đắp bằng giấy xác nhận nợ. Điều này cho phép bộ phận kế toán giải quyết bằng cách gửi lại bản ghi nhớ cho khách hàng. Nếu số tiền thừa trong tài khoản của khách hàng là kết quả của sai sót kế toán dẫn đến số dư còn lại, thì số tiền này cũng có thể được sửa chữa bằng thư báo ghi nợ.

Thư báo ghi nợ trong Thanh toán tăng dần

Khi hóa đơn gốc được gửi với số tiền quá thấp, thư báo ghi nợ có thể được gửi kèm theo sửa đổi gia tăng. Phương pháp này không được sử dụng phổ biến vì hầu hết các công ty phát hành lại hóa đơn với số tiền đã sửa.

Biên bản ghi nợ so với Biên bản ghi có

Bản ghi nợ và bản ghi có đều thông báo cho khách hàng về sự thay đổi trong trạng thái tài khoản của họ. Thư báo ghi nợ thông báo cho khách hàng (hoặc người mua) về lý do tại sao số dư tài khoản của họ bị giảm hoặc tại sao họ nợ nhiều hơn. Thư báo ghi có thì ngược lại:Chúng ghi nhận những thay đổi làm tăng số dư tài khoản.

Biên bản Ghi nợ Bản ghi nhớ tín dụng Trong ngân hàng, thông báo về việc điều chỉnh làm giảm số dư tài khoản Trong ngân hàng, thông báo về việc tăng số dư tài khoản Trong lập hóa đơn, làm tăng số tiền người mua nợ người bán Trong lập hóa đơn, giảm số tiền người mua nợ người bán Người mua phải chuyển thanh toán theo biên bản ghi nợ Người mua có thể sử dụng tín dụng để bù đắp các giao dịch mua trong tương lai Người mua ghi lại giao dịch như một khoản giảm các khoản phải trả; người bán ghi nợ các khoản phải thu khách hàng ghi lại thư báo ghi có như một khoản giảm các khoản phải trả

Những điểm rút ra chính

• Thư báo ghi nợ được sử dụng để biểu thị sự điều chỉnh đối với tài khoản của khách hàng làm giảm số dư của họ.
• Trong lĩnh vực ngân hàng, thư báo ghi nợ thông báo về sự điều chỉnh có thể liên quan đến phí ngân hàng, chẳng hạn như phí dịch vụ hoặc phí trả séc.
• Thư báo ghi nợ thường được sử dụng trong kế toán để điều chỉnh các khoản thanh toán quá mức từ khách hàng.