Hầu hết mọi công ty đều có hàng tồn kho ở dạng này hay dạng khác. Tuy nhiên, không phải ai trong số họ cũng nắm vững quy trình kiểm soát hàng tồn kho. Các tổ chức hiện chuyển sang sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho để tối ưu hóa việc quản lý chuỗi cung ứng của công ty họ mà không cần tốn thêm tài nguyên. Kiểm soát hàng tồn kho liên quan đến việc thực hiện các phương pháp khoa học để duy trì mức tồn kho tối ưu; một trong những khía cạnh quan trọng nhất của việc điều hành một doanh nghiệp thành công.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu thêm một chút về kiểm soát hàng tồn kho, tức là quản lý cấp độ kho, mục tiêu, tầm quan trọng, kỹ thuật của nó và cũng tìm hiểu sơ qua về sự khác biệt giữa kiểm soát hàng tồn kho và quản lý hàng tồn kho.
Kiểm soát hàng tồn kho là một phương pháp được các tổ chức áp dụng để quản lý hàng tồn kho tối ưu, giảm thiểu việc lưu kho, giảm chi phí lưu kho cũng như đáp ứng nhu cầu của khách hàng trên thị trường.
Dự trữ hàng tồn kho được duy trì bởi một tổ chức để đáp ứng và duy trì nhu cầu của người tiêu dùng quan tâm trên thị trường. Việc sử dụng các kỹ thuật khoa học là điều cần thiết đối với ban lãnh đạo để kiểm soát dòng hàng tồn kho vào và ra trong khi duy trì mức tồn kho. Nói một cách đơn giản:nó đồng nghĩa với việc duy trì hàng trong kho, sử dụng các phương pháp hay nhất với sự trợ giúp của nhân viên có trình độ!
Kiểm soát hàng tồn kho là quá trình dự trữ nhiều hơn các sản phẩm bán nhanh trong khi cắt giảm các sản phẩm tương đối bán chậm nhằm giảm lãng phí, ngăn chặn dòng tiền, làm trơn tru chuỗi cung ứng và tất nhiên, đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.
Kiểm soát hàng tồn kho không chỉ là một phần quan trọng của hoạt động mà còn đối với trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng. Nó ngày càng trở thành một lĩnh vực trọng tâm của ngày càng nhiều các doanh nghiệp Thương mại điện tử. Hãy xem xét một số mục tiêu của kiểm soát hàng tồn kho:
Cung cấp lâu năm nguyên liệu thô và các mặt hàng trung gian khác để hoàn thành kịp thời và vận chuyển các đơn đặt hàng của khách hàng
Duy trì một mức dự trữ thích hợp là rất quan trọng để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. Việc tích trữ quá nhiều sẽ chặn dòng tiền nhiều hơn mức cần thiết trong khi không được kiểm soát sẽ có nguy cơ khiến doanh nghiệp phải trả giá những khách hàng có giá trị do không có sản phẩm mong muốn. Doanh nghiệp phải nắm vững phương pháp này để có lượng hàng tồn kho phù hợp vào đúng thời điểm. Dưới đây là một số lý do tại sao:
Có rất nhiều kỹ thuật liên quan đến quy trình kiểm soát hàng tồn kho. Một số cái phổ biến bao gồm:
Các giải pháp phần mềm được thiết kế để chống lại những biến động không thể tránh khỏi của cung và cầu bằng cách chủ động quản lý nguyên vật liệu dựa trên nhu cầu dự kiến.
Phân tích ABC là một công cụ hữu ích để quản lý hàng tồn kho bằng cách phân loại chúng thành ba hạng dựa trên việc định giá nguyên vật liệu. Nó giúp phân chia các nguồn lực một cách có tổ chức để không có nguyên liệu quan trọng nào bị thiếu hoặc bị dự trữ quá nhiều với các sản phẩm không bán chạy.
Trong quy trình này, các nguyên vật liệu được đặt hàng và quản lý bằng cách sử dụng số lô duy nhất giúp quản lý hạn sử dụng của sản phẩm cũng như việc sử dụng kịp thời.
Phương pháp này được sử dụng để đánh giá khối lượng đơn đặt hàng tốt nhất cho một yêu cầu cụ thể để giảm thiểu chi phí mua và xử lý.
JIT là một cách tuyệt vời để giảm chi phí tồn kho, vì các công ty nhận được hàng tồn kho khi cần thiết thay vì đặt hàng quá nhiều và có nguy cơ chết hàng. Chốt lại Có những tài liệu chưa từng được khách hàng bán hoặc sử dụng trước khi chúng bị xóa khỏi trạng thái bán.
Phương pháp LIFO và FIFO là hai cách khác nhau để xác định giá vốn hàng tồn kho. Phương pháp First In, First Out giả định rằng hàng cũ hơn sẽ được bán trước - một cách tuyệt vời để giữ cho sản phẩm của bạn luôn mới!
LIFO hay còn gọi là Last-in, First-Out giúp ngăn không cho hàng tồn kho bị hỏng. Nó giả định rằng sản phẩm mới nhất trên tay sẽ được bán trước.
Các danh pháp, “Kiểm soát hàng tồn kho” và “Quản lý hàng tồn kho” thường được sử dụng thay thế cho nhau vì sự giống nhau của chúng vì cả hai khái niệm đều trả lời cho một câu hỏi duy nhất - “Một lượng hàng nên đặt hàng là bao nhiêu?”. Chúng bao gồm các khía cạnh và mức độ khác nhau của việc tối ưu hóa khoảng không quảng cáo.
Nói tóm lại, kiểm soát hàng tồn kho là nhằm tối đa hóa lợi nhuận với mức tồn kho thấp nhất có thể, trong khi đó, quản lý hàng tồn kho là một khái niệm rộng hơn bao gồm quá trình thu mua, di chuyển và giao hàng tồn kho nguyên vật liệu và hàng hóa thành phẩm.
Một điểm khác biệt khác cần lưu ý, kiểm soát hàng tồn kho bắt đầu sau khi hàng hóa đến kho hoặc một địa điểm lưu trữ tương đương, trong khi quản lý hàng tồn kho liên quan đến hàng hóa đã có trong kho, đến và đi hậu cần trong toàn bộ chuỗi cung ứng, cho đến việc thực hiện đơn hàng.
Kiểm soát hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Cho dù bạn là chủ sở hữu hay chỉ là nhân viên, điều quan trọng là phải biết kiểm soát khoảng không quảng cáo có ý nghĩa như thế nào và nó có thể giúp ích gì cho công ty của bạn theo những cách khác nhau. Một mục tiêu chính của hệ thống này là đảm bảo không có quá nhiều hoặc quá ít sản phẩm luôn sẵn sàng để không làm gián đoạn lịch trình sản xuất. Nó giúp tiết kiệm không gian mà không làm cho đơn đặt hàng dễ bị hỏng hoặc hoạt động mua trùng lặp và giảm lượng hàng tồn kho dư thừa trong khi tiết kiệm tiền.
Xem phần mềm quản lý hàng tồn kho ZapERP - một công cụ toàn diện để hợp lý hóa và quản lý hiệu quả hàng tồn kho của bạn.