Kế toán xử lý nhiều loại tài khoản khác nhau. Một tài khoản bạn có thể gặp phải trong hành trình kế toán cho doanh nghiệp của mình là tài khoản danh nghĩa. Nhưng, tài khoản danh nghĩa là gì?

Chúng tôi ở đây để giúp bạn hiểu điều đó. Bài viết này nói về:

• Định nghĩa tài khoản danh nghĩa
• Các loại tài khoản danh nghĩa
• Ví dụ về tài khoản danh nghĩa

Định nghĩa tài khoản danh nghĩa

Tài khoản danh nghĩa là tài khoản sổ cái mà bạn đóng vào cuối mỗi niên độ kế toán. Về cơ bản, bạn lưu trữ các giao dịch kế toán trong một tài khoản danh nghĩa trong một năm tài chính. Vào cuối năm tài chính, bạn chuyển số dư trong tài khoản sang tài khoản vĩnh viễn. Sau quá trình khóa sổ, mỗi tài khoản danh nghĩa bắt đầu niên độ kế toán tiếp theo với số dư bằng 0.

Các tài khoản danh nghĩa bao gồm tất cả các tài khoản báo cáo thu nhập của công ty bạn. Bạn có thể sử dụng các tài khoản danh nghĩa để thu thập thông tin giao dịch kế toán cho:

• Doanh thu
• Chi phí
• Thu được
• Tổn thất

Một số loại giao dịch tài khoản danh nghĩa có thể bao gồm doanh thu từ việc bán dịch vụ, giá vốn hàng bán và lỗ do bán tài sản. Bạn cũng có thể giao dịch với tài khoản bán hàng hoặc tài khoản mua hàng.

Vì tài khoản danh nghĩa lưu giữ các giao dịch cho đến khi kết thúc năm tài chính, nên tài khoản danh nghĩa còn được gọi là tài khoản tạm thời.

Tài khoản danh nghĩa so với tài khoản thực

Hãy nhớ những tài khoản vĩnh viễn mà chúng tôi đã đề cập trước đó? Đó cũng được gọi là tài khoản thực. Và khi bạn xử lý các tài khoản danh nghĩa, bạn cũng xử lý các tài khoản thực.

Tài khoản thực không đóng vào cuối kỳ hoặc cuối niên độ kế toán. Thay vì đóng sau một khoảng thời gian nhất định như tài khoản danh nghĩa, tài khoản thực ở trạng thái mở, tích lũy số dư và chuyển sang các kỳ kế toán khác.

Tài khoản thực về cơ bản ngược lại với tài khoản danh nghĩa. Họ xử lý bảng cân đối kế toán cũng như tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.

Mặc dù chúng không phải là một và giống nhau, bạn cần biết về cả tài khoản thực và tài khoản danh nghĩa để hiểu đầy đủ về cả hai. Chưa kể, chúng luôn song hành trong các quy trình kế toán của bạn.

Cần một bảng gian lận nhanh chóng để phân biệt? Chúng tôi có bạn:

Quy tắc tài khoản danh nghĩa

Khi nói đến kế toán danh nghĩa, một trong những quy tắc vàng của kế toán bắt đầu được áp dụng. Đối với tài khoản danh nghĩa, hãy làm theo các quy tắc sau:

• Ghi nợ tất cả các chi phí và tổn thất
• Ghi có tất cả thu nhập và lợi nhuận

Cần phải xem điều này trong hành động? Không vấn đề gì! Hãy xem nhanh cách hoạt động của các quy tắc này.

Giả sử bạn đã mua một thứ gì đó với giá 5.000 đô la bằng tiền mặt. Để ghi lại giao dịch, bạn cần ghi nợ tài khoản Mua hàng và ghi có vào tài khoản Tiền mặt của mình. Bằng cách đó, bạn ghi nợ chi phí và ghi có cho những gì sắp xảy ra.

Ví dụ về tài khoản danh nghĩa

Hãy xem một ví dụ về mục nhập danh nghĩa để xem chúng hoạt động như thế nào trong sách của bạn. Sẵn sàng, sẵn sàng, bắt đầu!

Giả sử kỳ kế toán đã kết thúc và bạn muốn chuyển tiền từ tài khoản danh nghĩa sang tài khoản thực. Bạn có 25.000 đô la doanh thu và 7.000 đô la chi phí. Để chuyển số tiền, bạn phải hoàn thành một vài mục nhật ký.

Đầu tiên, hãy chuyển 25.000 đô la doanh thu của bạn trong kỳ sang tài khoản Tóm tắt Thu nhập của bạn bằng cách ghi nợ vào tài khoản Doanh thu và ghi có vào tài khoản Tóm tắt Thu nhập của bạn.

Tiếp theo, chuyển 7.000 đô la chi phí của bạn vào tài khoản Tóm tắt thu nhập bằng cách ghi nợ tài khoản Tóm tắt thu nhập 7.000 đô la và ghi có vào tài khoản Chi phí 7.000 đô la.

Cuối cùng, viết nhật ký cho số dư lợi nhuận ròng 18.000 đô la (25.000 - 7.000 đô la). Ghi nợ tài khoản Tóm lược Thu nhập của bạn 18.000 đô la và ghi có vào tài khoản Thu nhập giữ lại của bạn là 18.000 đô la.

Bạn có thể xử lý các mục nhật ký tài khoản danh nghĩa bằng tay. Để ghi lại các giao dịch dễ dàng hơn, bạn cũng có thể cân nhắc sử dụng phần mềm kế toán để hợp lý hóa các quy trình.

• Sử dụng Kế toán Patriot để hợp lý hóa cách bạn quản lý sách của mình
• Nhập khách hàng, nhà cung cấp và số dư dùng thử của bạn
• Tạo hóa đơn, thanh toán hóa đơn và tạo báo cáo tài chính