Tìm kiếm giải pháp cho các nhiệm vụ kế toán giúp bạn tập trung vào các hoạt động kinh doanh chính của mình. Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể sử dụng phương pháp tính tiền mặt để hạch toán. Khi nào kế toán dựa trên tiền mặt được chấp nhận?
Trước khi tìm hiểu xem bạn có thể sử dụng kế toán cơ sở tiền mặt hay không, hãy xem cách thức hoạt động của phương pháp này. Sau đó, hãy xem danh sách các doanh nghiệp được và không được sử dụng kế toán theo cơ sở tiền mặt ở gần cuối bài viết này.
Kế toán cơ sở tiền mặt là một phương pháp kế toán đơn giản hướng tới các chủ doanh nghiệp nhỏ. Nếu bạn điều hành một công ty nhỏ, bạn có thể muốn sử dụng phương pháp tính tiền mặt cho các cuốn sách của mình.
Để sử dụng phương pháp cơ sở tiền mặt, bạn ghi lại từng giao dịch khi tiền được đổi tay. Khi bạn thanh toán cho một nhà cung cấp, bạn ghi lại chi phí. Khi khách hàng thanh toán cho bạn, bạn sẽ ghi lại doanh thu.
Nhiều chủ sở hữu duy nhất và các công ty hợp danh nhỏ thích sử dụng kế toán dựa trên tiền mặt. Có một đường cong học tập nhỏ hơn so với phương pháp cộng dồn và ít mục cần ghi lại hơn.
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể cần chuyển sang kế toán dồn tích. Doanh nghiệp của bạn càng lớn, doanh thu và chi phí của bạn càng nhiều. Một khối lượng lớn doanh thu và chi phí có thể dễ dàng theo dõi hơn với kế toán dồn tích.
Kế toán dồn tích khác với cơ sở tiền mặt vì bạn ghi lại các giao dịch khi bạn phát sinh. Bạn ghi lại các khoản chi khi nhận được hóa đơn, ngay cả khi bạn chưa thanh toán. Bạn ghi nhận doanh thu khi gửi hóa đơn, ngay cả khi khách hàng chưa thanh toán cho bạn.
Có cả lợi ích và bất lợi khi sử dụng kế toán dựa trên tiền mặt.
Kế toán cơ sở tiền mặt rất tốt cho việc theo dõi dòng tiền. Dòng tiền đo lường lượng tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn trong một thời kỳ nhất định. Với kế toán cơ sở tiền mặt, bạn có thể xem lượng tiền mặt thực tế mà bạn có tại một thời kỳ nhất định.
Tuy nhiên, kế toán cơ sở tiền mặt không lý tưởng để khớp doanh thu với ngân sách chi phí. Khi bạn đóng sách mỗi tháng, chi phí của bạn phải phù hợp với doanh thu của bạn. Tuy nhiên, điều đó không phải lúc nào cũng đúng với kế toán dựa trên tiền mặt.
Ví dụ, bạn có thể gặp rắc rối với kế toán dựa trên tiền mặt nếu bạn mua sản phẩm vào một tháng và bán chúng vào ngày tiếp theo. Bạn mua hàng vào tháng Tư. Bạn dự định thanh toán các khoản chi phí 2.000 đô la từ hàng hóa với doanh thu. Tuy nhiên, bạn sẽ không bán được hàng cho đến tháng sau. Bạn bán sản phẩm với giá 3.000 đô la vào tháng 5.
Khi bạn đóng sách vào tháng 4, chi phí của bạn là 2.000 đô la. Vì bạn ghi lại các giao dịch khi nhận tiền nên sách của bạn không hiển thị doanh thu trong tháng 4. Không có doanh thu nào trong sổ sách tháng 4 để bù đắp chi phí.
Sách tháng 4 của bạn sẽ lỗ 2.000 đô la. Và, các cuốn sách trong tháng 5 của bạn sẽ cho thấy lợi nhuận là 3.000 đô la khi bạn ghi nhận doanh thu.
Lợi nhuận thực tế của bạn là 1.000 đô la trong cả hai tháng, nhưng kế toán dựa trên tiền mặt khiến bạn khó thấy được.
Sử dụng kế toán dựa trên tiền mặt cho các mục đích thuế cho phép bạn tăng tốc chi phí và làm chậm doanh thu trong sổ sách của bạn. Bạn có thể làm điều này bằng cách kiểm soát thời gian giao dịch của mình. Có thể chuyển một số nghĩa vụ thuế của một năm sang năm tiếp theo.
Ví dụ:bạn bán một sản phẩm vào ngày 20 tháng 12 năm 2015, nhưng bạn không nhận được thanh toán cho đến ngày 3 tháng 1 năm 2016. Bạn báo cáo chi phí cho năm hiện tại (2015). Bạn không ghi nhận doanh thu cho đến năm tiếp theo (2016) vì đó là thời điểm bạn nhận được thanh toán.
Bây giờ bạn đã biết về kế toán cơ sở tiền mặt. Tuy nhiên, khi nào thì kế toán dựa trên tiền mặt được chấp nhận?
IRS quy định các phương pháp kế toán để ngăn chặn thu nhập được trình bày sai lệch trên tờ khai thuế kinh doanh. Có các quy tắc kế toán dựa trên tiền mặt mà các doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp này.
Thông thường, phương pháp cơ sở tiền mặt dành cho các doanh nghiệp nhỏ, không sản xuất. Khi bạn phát triển lớn hơn, IRS hy vọng bạn sẽ chuyển sang cộng dồn. Nhưng nếu bạn phù hợp với một trong các loại cấu trúc kinh doanh được liệt kê bên dưới, bạn có thể sử dụng kế toán cơ sở tiền mặt:
Một số doanh nghiệp không được phép hoặc không thể sử dụng phương pháp tính tiền mặt.
Bạn không thể sử dụng kế toán dựa trên tiền mặt nếu bạn bán sản phẩm hoặc dịch vụ bằng hình thức tín dụng. Nếu bạn cung cấp tín dụng cho khách hàng để họ thanh toán cho bạn vào một ngày sau đó, bạn phải sử dụng kế toán dồn tích. Với kế toán dựa trên tiền mặt, bạn không ghi nhận các khoản tiền đến hạn thanh toán trong tương lai.
Khái niệm tương tự cũng áp dụng cho việc mua hàng bằng tín dụng. Nếu các chi phí của bạn được thực hiện bằng tín dụng, bạn không thể sử dụng kế toán dựa trên tiền mặt. Với kế toán theo cơ sở tiền mặt, bạn không ghi nhận các khoản chi phí mà bạn sẽ trả trong tương lai nhưng chưa thanh toán.
IRS hạn chế một số doanh nghiệp sử dụng phương pháp dựa trên tiền mặt. Nếu bạn không đáp ứng bất kỳ tiêu chí nào được liệt kê trong phần "Khi nào bạn có thể sử dụng kế toán dựa trên tiền mặt", bạn không thể sử dụng phương pháp dựa trên tiền mặt.
Bạn cũng không thể sử dụng kế toán dựa trên tiền mặt nếu bạn báo cáo hàng tồn kho vào cuối năm. Doanh nghiệp có hàng tồn kho phải sử dụng phương pháp cộng dồn. Một số ngoại lệ được thực hiện cho các chủ sở hữu duy nhất và các doanh nghiệp rất nhỏ.
Bạn đã sẵn sàng để thử kế toán dựa trên tiền mặt chưa? Phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ dựa trên đám mây của Patriot sử dụng hệ thống rút tiền đơn giản. Bạn cũng nhận được hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay.
Đây không phải là tư vấn pháp lý; để biết thêm thông tin, vui lòng nhấp vào đây.