Khi doanh nghiệp nhỏ của bạn bắt đầu thực hiện các giao dịch, bạn cần ghi lại chúng vào sổ sách của mình. Nếu bạn muốn một cách dễ dàng để theo dõi tài chính kinh doanh, hãy xem xét sử dụng phương pháp nhập một lần. Việc ghi sổ kế toán một lần cho phép bạn ghi lại các giao dịch một cách nhanh chóng để bạn có thể quay lại điều hành công việc kinh doanh của mình.
Ghi sổ kế toán một lần là một phương pháp để ghi lại tình hình tài chính của doanh nghiệp bạn. Bạn ghi lại một mục nhập cho mọi giao dịch. Phương pháp nhập một lần là nền tảng của kế toán dựa trên tiền mặt.
Với hệ thống ghi sổ kế toán một lần, bạn chủ yếu ghi nhận các khoản xuất quỹ và thu tiền mặt. Bạn sẽ ghi lại tiền đến và tiền đi vào sổ quỹ tiền mặt. Thông thường, bạn theo dõi tài sản và nợ phải trả một cách riêng biệt.
Ghi lại các giao dịch với hệ thống nhập một lần vào sổ tiền mặt. Sổ tiền mặt là một phiên bản lớn hơn của sổ séc. Nó sử dụng các cột để sắp xếp việc sử dụng tiền mặt khác nhau cho doanh nghiệp của bạn.
Các cột sổ tiền mặt theo dõi thông tin chính về tài chính của bạn. Mỗi giao dịch có một dòng trong sổ tiền mặt. Ghi các mục sau với hệ thống sổ sách kế toán một bút toán:
Số đầu tiên trong sổ quỹ phải là số dư đầu kỳ của kỳ kế toán. Trong kỳ, ghi lại các giao dịch dưới dạng các mục hàng riêng lẻ. Dòng cuối cùng trong sổ tiền mặt phải là số dư tiền mặt cuối kỳ kế toán.
Các mục trong sổ tiền mặt của bạn sẽ khác nhau, tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là một ví dụ về sổ sách kế toán theo một mục nhập duy nhất để sử dụng sổ tiền mặt:
| Mô tả | Ngày | Ghi chú | Chi phí (Ghi nợ) | Thu nhập (Tín dụng) | Số dư Tài khoản |
|---|---|---|---|---|---|
| Số dư đầu kỳ | 6/1 | 2.000 | |||
| Thuê | 6/3 | 800 | 1.200 | ||
| Bán hàng | 6/8 | 500 | 1.700 | ||
| Nguồn cung cấp | 20/6 | 200 | 1.500 | ||
| Số dư cuối kỳ | 30/6 | 1.500 |
Hệ thống sổ sách kế toán một mục tập trung vào các kết quả trong báo cáo thu nhập của công ty bạn. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thể hiện thông tin về một kỳ kế toán cụ thể. Nó còn được gọi là báo cáo lãi lỗ cho doanh nghiệp nhỏ.
Báo cáo thu nhập cho thấy khả năng sinh lời trong một khung thời gian. Nó bắt đầu với việc bán hàng và chia thành từng khoản chi tiết tài chính cho đến thu nhập ròng. Doanh thu và lợi nhuận đều đứng đầu báo cáo thu nhập. Chi phí kinh doanh và lỗ được liệt kê tiếp theo. Con số dưới cùng là thu nhập ròng, hoặc thu nhập mang về sau khi các khoản chi phí và nợ được thanh toán.
Để tạo báo cáo thu nhập, hãy biên dịch thông tin từ sổ tiền mặt của bạn. Hãy xem ví dụ về báo cáo lãi và lỗ sau:
Nếu bạn không sử dụng phương pháp ghi sổ một lần, hãy ghi lại các giao dịch bằng phương pháp ghi sổ kế toán kép. Phương pháp bút toán kép phức tạp hơn phương pháp bút toán một lần và nó là cơ sở của kế toán dồn tích.
Với phương pháp ghi sổ kế toán kép, bạn ghi lại hai bút toán cho mọi giao dịch kinh doanh. Mỗi mục nhập là ghi nợ hoặc ghi có. Các mục bằng nhau nhưng ngược lại. Các mục ghi nợ và ghi có của bạn phải có cùng giá trị.
Một số tài khoản được tăng lên theo ghi nợ và giảm tín dụng. Các tài khoản khác được tăng theo tín dụng và giảm theo ghi nợ. Biểu đồ sau đây cho thấy mỗi tài khoản bị ảnh hưởng như thế nào bởi các khoản ghi nợ và ghi có:
Mặc dù phương pháp ghi sổ kép khó hơn so với phương pháp ghi sổ kế toán một lần, nhưng phương pháp này mang lại lợi ích cho các chủ doanh nghiệp nhỏ. Nó làm giảm khả năng mắc lỗi vì bạn phải cân bằng các mục nhập. Một số doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng phương pháp ghi sổ kế toán kép.
Ghi sổ kế toán một lần là cách đơn giản nhất để tổ chức các hồ sơ kế toán của bạn. Tuy nhiên, phương pháp này không phù hợp nhất với một số doanh nghiệp. Hãy suy nghĩ về quy mô, ngành và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn trước khi chọn một phương pháp.
Hãy xem xét phương pháp nhập một lần nếu bạn:
Hãy xem xét phương pháp nhập kép nếu bạn:
Việc ghi sổ kế toán một lần là rất tốt cho các doanh nghiệp mới. Các công ty có số lượng giao dịch thấp và nhu cầu theo dõi tài chính không phức tạp cũng được hưởng lợi từ việc nhập một lần. Và, sử dụng phương pháp nhập một lần là một cách tốt để bắt đầu học cách quản lý sách của bạn.
Hãy nhớ rằng tài sản và nợ phải trả khó theo dõi hơn bằng cách ghi sổ kế toán một lần. Việc mắc các lỗi kế toán phổ biến cũng dễ dàng hơn vì không có hệ thống đối sánh, chẳng hạn như đối với bút toán kép. Việc ghi sổ kế toán một lần hiển thị ít thông tin hơn về tình trạng tài chính của doanh nghiệp bạn.
Cần một cách đơn giản để giữ các cuốn sách kinh doanh nhỏ của bạn? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot rất dễ sử dụng và dành cho những người không phải là kế toán viên. Chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Dùng thử miễn phí ngay hôm nay.