Nếu bạn giống như nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn sẽ gửi hóa đơn cho khách hàng sau khi bạn cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. Hệ thống lập hóa đơn hiệu quả mang đến cho khách hàng nhiều lựa chọn thanh toán linh hoạt hơn. Bạn cần biết loại hóa đơn nào để gửi cho khách hàng trong các trường hợp khác nhau.
Có nhiều loại hóa đơn khác nhau bạn có thể gửi cho khách hàng. Mỗi loại hóa đơn có một mục đích cụ thể. Sau đây là sáu loại hóa đơn trong kế toán mà bạn có thể gửi cho khách hàng.
Hóa đơn chiếu lệ không phải là nhu cầu thanh toán. Bạn có thể coi tài liệu này giống như một hóa đơn trước. Bạn gửi hóa đơn chiếu lệ trước khi hoàn thành công việc cho khách hàng.
Hóa đơn chiếu lệ cho khách hàng biết số tiền phải trả cho bạn sau khi bạn cung cấp một sản phẩm hoặc thực hiện một dịch vụ. Bạn cũng có thể sử dụng hóa đơn chiếu lệ để hiển thị giá trị của các mặt hàng bạn cho đi, chẳng hạn như một món quà.
Thông thường, hóa đơn chiếu lệ ước tính công việc bạn sẽ làm và chi phí các mặt hàng là bao nhiêu. Hóa đơn chiếu lệ đại diện cho một cam kết cung cấp một cái gì đó. Các điều khoản trong hóa đơn chiếu lệ có thể thay đổi khi dự án tiếp tục.
Một hóa đơn tạm thời chia nhỏ giá trị của một dự án lớn thành nhiều lần thanh toán. Bạn gửi hóa đơn tạm thời khi hoàn thành dự án lớn.
Dự án càng lớn, bạn càng tốn nhiều nhân công, nguyên vật liệu và các chi phí vận hành khác. Hóa đơn tạm thời giúp bạn quản lý dòng tiền của doanh nghiệp nhỏ cho các công việc lớn. Bạn không phải đợi cho đến khi kết thúc dự án để nhận thanh toán. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng tiền từ các hóa đơn tạm thời để trang trải một số chi phí.
Như tên của nó, bạn sẽ gửi một hóa đơn cuối cùng sau khi bạn hoàn thành một dự án. Hóa đơn cuối cùng cho khách hàng biết công việc đã hoàn thành. Không giống như hóa đơn chiếu lệ, hóa đơn cuối cùng là một yêu cầu thanh toán.
Hóa đơn cuối cùng của bạn phải bao gồm danh sách các sản phẩm và dịch vụ bạn đã cung cấp. Bạn cũng cần lưu ý tổng chi phí, ngày đến hạn và phương thức thanh toán.
Đảm bảo gửi hóa đơn cuối cùng ngay lập tức qua thư hoặc trực tuyến sau khi hoàn thành công việc. Bằng cách đó, bạn có thể giữ cho tiền mặt chảy vào doanh nghiệp của mình ở mức ổn định và tránh các vấn đề về thu tiền.
Đôi khi, khách hàng của bạn không thanh toán cho bạn trước ngày đến hạn trên hóa đơn cuối cùng. Khi điều này xảy ra, bạn cần gửi một hóa đơn quá hạn. Gửi hóa đơn quá hạn ngay lập tức sau khi hóa đơn bị trễ hạn.
Hóa đơn quá hạn nhắc nhở khách hàng rằng ngày đến hạn thanh toán của họ đã qua. Bao gồm tất cả thông tin từ hóa đơn cuối cùng vào hóa đơn quá hạn. Ngoài ra, bao gồm mọi khoản phí trả chậm hoặc lãi phạt khách hàng trả chậm.
Nếu hóa đơn quá hạn không hoạt động, bạn có thể phải thực hiện một cách tiếp cận khác cho những khách hàng không thanh toán. Cân nhắc thay đổi điều khoản thanh toán, thiết lập kế hoạch thanh toán hoặc thuê đại lý thu tiền.
Sử dụng hóa đơn định kỳ để lập hóa đơn cho khách hàng đối với các dịch vụ đang diễn ra. Bạn tính phí theo cùng một số tiền định kỳ, tương tự như một số hóa đơn điện nước.
Sử dụng hệ thống lập hóa đơn định kỳ hoạt động tốt cho các doanh nghiệp dựa trên đăng ký. Và, bạn có thể sử dụng hóa đơn định kỳ nếu khách hàng của bạn có tư cách thành viên với công ty của bạn. Ví dụ:nếu bạn sở hữu một phòng tập thể dục và các hội viên trả phí hàng tháng, thì hóa đơn định kỳ có thể là tùy chọn thanh toán tốt nhất.
Doanh nhân Renzo Costarella đã giải thích về các hóa đơn định kỳ trong một bài báo trên Due.com:
“Khi bạn có các dự án đang thực hiện với cùng một khách hàng, tốt nhất bạn nên sử dụng hóa đơn định kỳ. Với những điều này, bạn và khách hàng sẽ đồng ý về khoảng thời gian thanh toán (thường là hàng tuần hoặc hàng tháng) và các hóa đơn sẽ tự động lập hóa đơn theo khoảng thời gian đã định. Cuối cùng, khách hàng sẽ thực hiện điều này một phần trong quy trình của họ, giúp bạn được thanh toán nhanh hơn. ”
Thay vì tính phí khách hàng, bạn sử dụng thư báo ghi có để xác nhận rằng bạn nợ họ. Thư báo ghi có sẽ bằng hoặc nhỏ hơn số tiền trong hóa đơn ban đầu của khách hàng.
Bạn có thể gửi thư báo ghi có vì khách hàng của bạn đã trả lại hàng hóa, sản phẩm bạn gửi bị hỏng hoặc bạn gửi nhầm hàng. Với thư báo ghi có, bạn có thể hoàn lại số tiền mà khách hàng đã thanh toán ban đầu hoặc cung cấp tín dụng cho khách hàng của bạn khi mua hàng trong tương lai.
Mỗi loại hóa đơn có một mục đích riêng. Tuy nhiên, thông thường, các hóa đơn chứa cùng một thông tin quan trọng. Đảm bảo hóa đơn của bạn bao gồm các mục sau:
Ngày lập hóa đơn: Cho khách hàng biết bạn đã tạo hóa đơn vào ngày nào.
Thông tin liên hệ của khách hàng: Khách hàng muốn chắc chắn rằng hóa đơn là dành cho họ. Nêu tên, doanh nghiệp, địa chỉ và số điện thoại của khách hàng.
Thông tin doanh nghiệp của bạn: Khách hàng cần có thể liên hệ với bạn. Bao gồm tên, doanh nghiệp, địa chỉ, địa chỉ email và số điện thoại của bạn trên hóa đơn.
Các mặt hàng đã mua: Tạo danh sách từng sản phẩm và dịch vụ bạn đã cung cấp. Bên cạnh mỗi mục, hãy ghi chi phí riêng lẻ.
Tổng số tiền đến hạn: Nêu tổng số tiền thanh toán mà bạn mong đợi nhận được từ khách hàng.
Điều khoản thanh toán: Lưu ý ngày bạn muốn được thanh toán. Ngoài ra, hãy nêu chi tiết cách bạn muốn khách hàng trả tiền cho mình. Ví dụ:bạn chấp nhận séc, thẻ tín dụng hay tiền mặt? Có địa chỉ cụ thể mà khách hàng nên gửi thanh toán không? Điều khoản thanh toán hóa đơn rõ ràng giúp khách hàng dễ dàng thanh toán.
Số hóa đơn: Đánh số từng hóa đơn cho hồ sơ của bạn. Ghi lại số hóa đơn để bạn có thể đối sánh số đó với các khoản thanh toán trong tương lai.
Sử dụng phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot để dễ dàng tạo hóa đơn và ghi lại các khoản thanh toán. Chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Dùng thử miễn phí ngay hôm nay.