Nhiều chủ doanh nghiệp chọn hợp đồng giúp đỡ bên ngoài theo thời gian. Đôi khi, chuyên môn cụ thể là cần thiết khi có vấn đề tại công ty của bạn. Thay vì thuê thêm nhân viên để trợ giúp các hoạt động kinh doanh cơ bản, bạn có thể thuê một nhà thầu độc lập.
Khi bạn thuê một nhà thầu độc lập thay vì một nhân viên, các quy tắc sẽ khác. Các nhà thầu độc lập được yêu cầu điền vào Mẫu W-9 thay vì Mẫu W-4 khi họ được thuê.
Việc xác định tình trạng của người lao động là rất khó. Tuy nhiên, bạn cần phải phân loại chính xác nhân viên của mình để tránh bị IRS phạt. Sử dụng bài kiểm tra thực tế kinh tế để giúp bạn quyết định. Kiểm tra thực tế kinh tế xem xét sáu yếu tố có thể giúp xác định nhà thầu độc lập so với nhân viên.
Bạn phải bao gồm một nhân viên trên bảng lương của bạn và giữ lại thu nhập liên bang và thuế FICA (thuế An sinh Xã hội và Medicare) từ tiền lương của họ. Và, bạn cũng đóng góp số tiền thuế FICA tương ứng.
Khi nhân viên bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp của bạn, họ điền vào Biểu mẫu W-4 của IRS, Giấy chứng nhận Trợ cấp Khấu trừ của Nhân viên. Biểu mẫu này cho bạn biết số tiền phải khấu trừ đối với thuế thu nhập liên bang.
Nhà thầu độc lập là một cá nhân tự kinh doanh hoặc một người nào đó làm việc cho một doanh nghiệp khác. Họ được thuê để hoàn thành một nhiệm vụ, nhưng họ không được bao gồm trong bảng lương của bạn. Bạn không khấu trừ bất kỳ khoản thuế nào từ lương của họ vì họ phải trả thuế tư doanh.
Khi các nhà thầu độc lập bắt đầu thực hiện công việc cho doanh nghiệp của bạn, họ phải điền vào Mẫu W-9. Biểu mẫu này cung cấp cho bạn thông tin sẽ giúp bạn tuân thủ IRS.
Khi bạn đã xác định rằng một công nhân là một nhà thầu độc lập, bạn phải cung cấp cho họ Biểu mẫu W-9, Yêu cầu Mã số Nhận dạng Người nộp thuế. Tất cả các doanh nghiệp được yêu cầu báo cáo khoản bồi thường cho nhân viên không có việc làm từ $ 600 trở lên trên Mẫu 1099-NEC. Sử dụng thông tin trên Biểu mẫu W-9 (tức là mã số thuế và thông tin liên hệ) để điền chính xác vào Biểu mẫu 1099-NEC.
Hãy nghĩ về Biểu mẫu W-9 giống như Biểu mẫu W-4 dành cho các nhà thầu độc lập. Họ cần điền vào khi họ được thuê tại doanh nghiệp của bạn. Và, biểu mẫu có thông tin an toàn cần được bảo vệ.
Điều quan trọng là phải hiểu hướng dẫn của Biểu mẫu W-9. Dưới đây là các yêu cầu của Biểu mẫu W-9 mà các nhà thầu độc lập phải cung cấp:
Bạn không gửi Mẫu đơn W-9 cho IRS. Giữ Biểu mẫu W-9 cho hồ sơ của bạn.
Tóm lại, mục đích của Biểu mẫu W-9: Để nhận thông tin từ các nhà thầu độc lập của bạn, bao gồm cả Mã số nhận dạng người nộp thuế của họ, để bạn có thể báo cáo chính xác các khoản thanh toán của họ cho IRS.
Hầu hết thời gian, khoản thanh toán của nhà thầu độc lập không phải chịu khấu lưu dự phòng. Nhưng, nó có thể xảy ra.
Khấu lưu dự phòng yêu cầu bạn giữ lại 24% các khoản thanh toán của nhà thầu độc lập và đặt cọc với IRS. Về cơ bản, đó là khoản thuế mà bạn khấu trừ từ tiền lương của nhà thầu độc lập và nộp cho IRS.
Ví dụ, bạn nợ một nhà thầu độc lập $ 3,000. Sau khi khấu lưu dự phòng, bạn trả cho họ 2.280 đô la và gửi 720 đô la đến IRS (3.000 đô la X 0,24).
Khấu lưu dự phòng được áp dụng nếu:
Đảm bảo rằng nhà thầu độc lập biết bạn đang khấu trừ thuế từ lương của họ. Và, bao gồm thông tin khấu lưu dự phòng trong tài liệu, chẳng hạn như phiếu thanh toán.
Khoản thanh toán của một nhà thầu độc lập không bị khấu lưu dự phòng nếu họ cung cấp cho bạn số TIN chính xác và các chứng nhận phù hợp, đồng thời báo cáo lãi và cổ tức chịu thuế trên tờ khai thuế của họ.
Nếu các khoản thanh toán của một nhà thầu độc lập phải chịu khấu lưu dự phòng, bạn cần phải gửi số tiền đó với IRS và báo cáo. Sử dụng Biểu mẫu 945, Bản khai thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ hàng năm.
Trên Biểu mẫu 945, bạn phải báo cáo số tiền khấu lưu dự phòng mà bạn đã thu thập. Mẫu 945 chỉ đến hạn một lần vào đầu mỗi năm (ngày 31 tháng 1 với một số trường hợp ngoại lệ), nhưng các khoản tiền gửi thường xuyên hơn.
Bạn sẽ gửi tiền vào nửa tuần hoặc hàng tháng, tương tự như khấu trừ thuế thu nhập liên bang cho nhân viên. Lịch trình gửi tiền của bạn được xác định bởi tổng nghĩa vụ thuế của bạn được báo cáo trên Biểu mẫu 941 trong thời gian xem lại bốn quý.
Biểu mẫu W-9 cho bạn biết thông tin của nhà thầu độc lập để bạn có thể điền chính xác vào Biểu mẫu 1099-NEC, Bồi thường cho người lao động.
Bạn được yêu cầu báo cáo khoản bồi thường cho nhân viên không có việc làm trên Biểu mẫu 1099-NEC, sau đó gửi một bản sao đến:
Các nhà thầu độc lập sử dụng biểu mẫu để điền vào tờ khai thuế thu nhập cá nhân của họ, Mẫu 1040. Hãy nhớ gửi Mẫu 1099-NEC trước ngày 31 tháng 1.
Với tư cách là chủ sở hữu doanh nghiệp, bạn bắt buộc phải có Mẫu W-9s cho các nhà thầu độc lập của mình. Bạn có thể tải xuống biểu mẫu W-9 có thể in ngay từ trang web của IRS.
Sau khi một nhà thầu độc lập hoàn thành Biểu mẫu W-9, hãy giữ nó trong hồ sơ của bạn. Bạn cần nó để nộp Mẫu 1099-NEC. Tính năng kế toán trực tuyến của Patriot cho phép bạn tạo và in 1099 không giới hạn. Và, chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay!