Ngay cả với tự động hóa và các công cụ kế toán dễ sử dụng, những sai sót trong sổ sách kế toán vẫn có thể xảy ra. Lỗi nhập nhật ký cuối cùng có thể gây tốn kém thời gian và tiền bạc của doanh nghiệp nhỏ của bạn. Tìm hiểu cách giúp sách của bạn hoạt động trở lại bằng cách sửa các mục nhập.
Mục nhập sửa chữa trong kế toán sẽ sửa chữa một sai sót được đăng trên sổ sách của bạn. Ví dụ:bạn có thể nhập sai số tiền cho một giao dịch hoặc đăng sai tài khoản. Bạn phải sửa chữa các mục nhật ký ngay khi phát hiện ra lỗi. Điều chỉnh các mục nhập đảm bảo rằng hồ sơ tài chính của bạn là chính xác.
Với các mục điều chỉnh, bạn sẽ điều chỉnh thu nhập giữ lại đầu kỳ kế toán. Thu nhập giữ lại bao gồm tiền mang về nhà của bạn sau khi thanh toán các chi phí trong kỳ. Các loại mục này được gọi là điều chỉnh kỳ trước.
Các bút toán sửa chữa xảy ra với kế toán dồn tích. Phương pháp kế toán dồn tích sử dụng phương pháp ghi sổ kép.
Đối với mọi giao dịch mà doanh nghiệp của bạn thực hiện, bạn phải thực hiện các bút toán ghi nợ và ghi có. Một số tài khoản tăng khi ghi nợ, trong khi những tài khoản khác tăng khi ghi có. Và, một số tài khoản giảm khi ghi nợ, trong khi những tài khoản khác giảm khi ghi có.
Các bút toán ghi Nợ và ghi có bằng nhau nhưng ngược lại. Tổng số ghi nợ và tín dụng trong sách của bạn phải bằng nhau. Các khoản ghi nợ và ghi có không bằng nhau là một dấu hiệu tốt cho thấy có sai sót trong hồ sơ của bạn. Sử dụng các khoản ghi nợ và ghi có để sửa các mục nhập nhật ký.
Đôi khi, những sai sót xảy ra trong hồ sơ kế toán của bạn cần được sửa chữa. Bạn cần xác định một số chi tiết trước khi thực hiện một bút toán sửa chữa, bao gồm loại sai sót và số kỳ kế toán mà nó ảnh hưởng.
Một số sai sót kế toán không yêu cầu bút toán sửa chữa vì chúng là đối trọng. Lỗi đối trọng xảy ra khi một sai lầm loại bỏ một sai lầm khác.
Bạn phải thực hiện một mục nhập sửa chữa nếu bạn phát hiện ra mình đã mắc lỗi phân loại hoặc toán học. Nếu ban đầu bạn đã đăng vào sai tài khoản, bạn có thể cần phải điều chỉnh toàn bộ mục nhập. Hoặc, bạn có thể phải thực hiện một điều chỉnh nhỏ.
Nếu bạn cần chỉnh sửa mục nhập, hãy làm như sau:
Bạn phải thực hiện các mục mới để sửa chữa. Sử dụng các tài khoản tương tự như bài đăng ban đầu cho mục chỉnh sửa.
Tùy thuộc vào loại lỗi, bạn sẽ sử dụng một trong các phương pháp sau để sửa lỗi đó:
Thông thường, các điều chỉnh có thể được thực hiện khi bạn ghi sai số tiền. Đảo ngược thường được sử dụng khi bạn ghi lại một mục nhập vào tài khoản sai.
Để điều chỉnh một mục nhập, hãy tìm sự khác biệt giữa số tiền chính xác và số lỗi được đăng trong sách của bạn. Nhập chênh lệch (số tiền điều chỉnh) vào (các) tài khoản chính xác.
Nếu mục nhập ban đầu quá thấp, hãy tăng tài khoản. Nếu mục nhập ban đầu quá cao, hãy giảm tài khoản.
Các mục đảo ngược hủy bỏ các bài đăng bị sai sót ban đầu. Sau đó, bạn tạo các mục nhập mới với thông tin chính xác.
Để đảo ngược một mục nhập, hãy ghi có vào tài khoản đã nhận được khoản ghi nợ trong mục nhập ban đầu. Và, ghi nợ tài khoản đã nhận được tín dụng. Sử dụng số tiền tương tự như các mục ban đầu.
Hãy xem các ví dụ về mục nhập nhật ký sửa chữa này.
Giả sử bạn đã thu được 200 đô la từ khoản phải thu từ một khách hàng. Bạn nên ghi nợ vào tài khoản tiền mặt (tăng nó) và ghi có vào tài khoản phải thu (giảm nó). Nhật ký của bạn sẽ giống như sau:
| Tài khoản | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|
| Tiền mặt | 200 đô la | |
| Khoản phải thu | 200 đô la |
Tuy nhiên, bạn nhập $ 150 thay vì $ 200, vì vậy nhật ký của bạn thực sự được ghi lại như sau:
| Tài khoản | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|
| Tiền mặt | $ 150 | |
| Khoản phải thu | $ 150 |
Để sửa các mục nhập, hãy tìm sự khác biệt giữa số tiền đúng và mục nhập nhầm. Trong ví dụ này, sự khác biệt là $ 50. Ghi nợ thêm $ 50 vào tài khoản tiền mặt và ghi có $ 50 vào tài khoản phải thu.
| Tài khoản | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|
| Tiền mặt | $ 50 | |
| Khoản phải thu | $ 50 |
Các mục nhập sửa chữa kết hợp với các mục nhập sai ban đầu phản ánh số tiền chính xác (150 đô la + 50 đô la =200 đô la).
Giả sử bạn đã mua một thiết bị mới với giá 2.000 đô la. Bạn nên ghi nợ tài khoản chi phí thiết bị 2.000 đô la (tăng lên) và ghi có vào tài khoản tiền mặt 2.000 đô la (giảm dần). Nhật ký của bạn sẽ giống như sau:
| Tài khoản | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|
| Chi phí Thiết bị | 2.000 đô la | |
| Tiền mặt | 2.000 đô la |
Tuy nhiên, bạn thực hiện một mục nhập trong tài khoản chi phí thuế thay vì tài khoản chi phí thiết bị. Nhật ký của bạn thực sự được ghi lại như thế này:
| Tài khoản | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|
| Chi phí Thuế | 2.000 đô la | |
| Tiền mặt | 2.000 đô la |
Một lần nữa, bạn cần sửa lỗi trong sách của mình. Để sửa các mục nhập, bạn phải bù trừ các mục nhập sổ cái chung ban đầu.
Tài khoản chi phí thiết bị thấp hơn bình thường, vì vậy bạn cần phải tăng nó lên khi ghi nợ. Tài khoản chi phí thuế cao hơn mức bình thường, vì vậy bạn cần phải giảm nó bằng một khoản tín dụng. Tài khoản tiền mặt không bị ảnh hưởng. Đây là các mục sửa chữa trông như thế nào:
| Tài khoản | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|
| Chi phí Thiết bị | 2.000 đô la | |
| Chi phí Thuế | 2.000 đô la |
Bây giờ, sổ sách của bạn phản ánh số tiền được chi tiêu trên tài khoản chi phí chính xác.
Cần một cách đơn giản để giữ sách chính xác? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot rất dễ sử dụng và được thực hiện cho những người không phải là kế toán. Chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay.