Trong thời đại ngày nay, mọi người đang đẩy tiền mặt sang một bên và thanh toán bằng nhựa. Trên thực tế, một nghiên cứu cho thấy 80% mọi người thích thanh toán bằng thẻ hơn tiền mặt. Tuy nhiên, chỉ vì nhựa đang thống trị không có nghĩa là tiền mặt đã lỗi thời. Nhiều người vẫn thích thanh toán bằng tiền mặt. Và trong một số trường hợp, giao dịch bằng tiền mặt có thể dễ dàng hơn so với thẻ. Nhưng, một doanh nghiệp có thể từ chối tiền mặt không? Có hợp pháp không khi chỉ chấp nhận thẻ tín dụng và các lựa chọn thanh toán không dùng tiền mặt khác? Đọc để biết tin sốt dẻo.
Có thể bạn đã nhận thấy một số doanh nghiệp nhỏ trong khu vực của bạn đăng các dấu hiệu về việc không nhận tiền mặt. Hoặc, có thể bạn đang nghĩ đến việc tự mình không dùng tiền mặt.
Dù trường hợp có thể xảy ra là gì, bạn có thể tự hỏi, Không nhận tiền mặt có hợp pháp không ? Vâng, hãy cùng tìm hiểu.
Theo Mục 31 U.S.C. 5103 có tên “Đấu thầu hợp pháp”, “Tiền xu và tiền tệ của Hoa Kỳ [bao gồm tiền giấy của Cục Dự trữ Liên bang và giấy bạc lưu hành của các Ngân hàng Dự trữ Liên bang và ngân hàng quốc gia] là đấu thầu hợp pháp cho tất cả các khoản nợ, phí công, thuế và phí.”
Vậy… chính xác thì điều đó có nghĩa là gì, và nó liên quan gì đến việc chấp nhận tiền mặt? Theo thuật ngữ của giáo dân, điều đó có nghĩa là đơn vị tiền tệ của Hoa Kỳ được chấp nhận là đấu thầu hợp pháp và tiền mặt có cùng giá trị trên toàn quốc.
Nó cũng có nghĩa là tiền mặt là một hợp pháp cho tất cả các khoản nợ công và nợ tư nhân. Luật liên bang làm cho tiền tệ của Hoa Kỳ trở thành một đấu thầu hợp pháp để thanh toán các khoản nợ. Và là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn phải chấp nhận đô la cho các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Tuy nhiên, nó không có nghĩa là nó phải là đô la giấy. Bạn cũng có thể chấp nhận thanh toán bằng đô la điện tử.
Theo Hệ thống Dự trữ Liên bang, không có luật liên bang nào bắt buộc một doanh nghiệp tư nhân, một cá nhân hoặc một tổ chức phải chấp nhận tiền tệ hoặc tiền xu để thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ.
Hệ thống Dự trữ Liên bang cũng tuyên bố rằng các doanh nghiệp có thể tự do phát triển các chính sách của riêng mình về việc có chấp nhận tiền mặt hay không trừ khi có luật tiểu bang quy định khác.
Tóm lại, không có liên bang luật yêu cầu các doanh nghiệp tư nhân phải chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt từ khách hàng.
Điểm mấu chốt là đây:
Tiểu bang hoặc địa phương của bạn có thể yêu cầu doanh nghiệp của bạn chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt. Luật của tiểu bang về chính sách chấp nhận tiền mặt vượt trội so với các quy định của liên bang.
Nếu tiểu bang của bạn có luật yêu cầu bạn chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt, bạn phải tuân theo các quy tắc. Nếu bạn không tuân thủ các quy tắc chấp nhận tiền mặt của tiểu bang hoặc địa phương của mình, bạn có thể phải đối mặt với các hình phạt và phí.
Một số tiểu bang giới hạn các hạn chế mà doanh nghiệp có thể áp đặt. Ví dụ:nhiều tiểu bang yêu cầu các lô tạm giữ tư nhân chấp nhận tiền mặt từ những cá nhân cố gắng lấy xe của họ.
Kiểm tra với tiểu bang hoặc địa phương của bạn trước khi từ chối tiền mặt tại doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Bởi vì tiền mặt được chuyển qua tay rất nhiều người, không có gì bí mật khi các doanh nghiệp lớn và nhỏ đã thận trọng trong việc chấp nhận tiền mặt trong COVID-19.
Nhiều doanh nghiệp đang từ chối tiền mặt trong thời gian diễn ra COVID-19 như một biện pháp phòng ngừa để bảo vệ cả nhân viên và khách hàng. Và, một số doanh nghiệp không chấp nhận tiền mặt do tình trạng thiếu tiền xu trên toàn quốc.
Vì vậy, việc các doanh nghiệp không nhận tiền mặt trong thời gian diễn ra COVID-19 có hợp pháp không? Câu trả lời ngắn gọn:có. Như đã đề cập, không có luật liên bang nào bắt buộc các doanh nghiệp tư nhân phải chấp nhận tiền mặt như một hình thức thanh toán. Cuối cùng, doanh nghiệp quyết định xem họ có muốn chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt hay không (trừ khi có luật tiểu bang hoặc địa phương quy định khác).
Là chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể thực thi chính sách thanh toán phù hợp với nhu cầu của mình. Bạn có thể chấp nhận tiền mặt nhưng có một số hạn chế (ví dụ:không có hóa đơn nào trên 20 đô la). Hoặc, bạn có thể chọn từ chối tiền mặt. Trước khi bạn đưa ra bất kỳ quyết định nào, hãy xem những ưu và nhược điểm của việc chấp nhận tiền mặt bên dưới.
Ưu điểm :
Nhược điểm :
Suy nghĩ về việc từ chối hoàn toàn tiền mặt tại doanh nghiệp của bạn? Nếu vậy, hãy xem ba mẹo sau.
Nếu bạn dự định không nhận tiền mặt tại doanh nghiệp của mình, hãy đăng chính sách của bạn và đảm bảo rằng chính sách đó hiển thị cho khách hàng của bạn.
Đăng chính sách của bạn ở cửa trước, trên trang web của bạn, tại điểm bán hàng của bạn và bất kỳ nơi nào khác mà khách hàng sẽ nhìn thấy trước khi mua hàng. Trên chính sách của bạn, bao gồm các loại thanh toán bạn chấp nhận (ví dụ:séc, thẻ tín dụng, v.v.). Bạn cũng có thể bao gồm lý do cho chính sách của mình (ví dụ:“Do COVID-19…”).
Nếu bạn không nhận tiền mặt từ khách hàng, hãy cung cấp nhiều tùy chọn thanh toán khác nhau để giúp khách hàng thuận tiện khi thanh toán cho bạn mà không cần tiền mặt. Cân nhắc chấp nhận:
Đảm bảo rằng bạn cũng có một quy trình thanh toán thuận tiện. Kiểm tra xem thiết bị xử lý thanh toán của bạn có được cập nhật và hoạt động bình thường không.
Cung cấp các tùy chọn thanh toán khác, chẳng hạn như thẻ tín dụng, có thể gây tốn kém cho các doanh nghiệp nhỏ.
Phí xử lý thẻ tín dụng có thể đắt. Thông thường, bạn trả cho người bán thẻ tín dụng một tỷ lệ phần trăm của mỗi lần bán hàng được thực hiện bằng thẻ tín dụng. Bạn cũng có thể phải trả tiền cho việc thiết lập và thiết bị.
Trước khi cung cấp các phương thức thanh toán khác, hãy kiểm tra kỹ lưỡng và tìm hiểu loại chi phí và lệ phí nào liên quan đến chúng.
Lập kế hoạch chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt từ khách hàng của bạn? Tuyệt quá! Hãy ghi nhớ ba điều này trong tâm trí bạn.
Là chủ doanh nghiệp, bạn phải lưu giữ hồ sơ của mọi giao dịch, bao gồm cả việc bán hàng bằng tiền mặt. Nếu bạn chấp nhận hóa đơn giấy từ khách hàng, hãy xử lý các giao dịch tiền mặt giống như bạn đối với bất kỳ loại giao dịch nào khác.
Đối với mỗi lần bán hàng bằng tiền mặt bạn có, hãy ghi sổ cái chung vào sổ sách của bạn. Ghi lại giao dịch bán với mục đích gì, ngày giao dịch và số tiền. Giữ các tài liệu hỗ trợ như biên lai để sao lưu hồ sơ của bạn trong trường hợp có bất kỳ sự khác biệt nào.
Ghi lại các giao dịch tiền mặt của bạn một cách thường xuyên để cập nhật sổ sách của bạn và sớm phát hiện ra những sai sót.
Để quá nhiều tiền mặt trong (các) sổ đăng ký của bạn có thể nguy hiểm. Thay vì để tiền mặt chất đống trong sổ đăng ký của bạn, hãy gửi tiền.
Để gửi tiền mặt, hãy mở một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp để sử dụng riêng cho các giao dịch của công ty. Vào cuối kỳ (ví dụ:ngày, tuần, v.v.), hãy gửi tiền mặt mà doanh nghiệp của bạn kiếm được từ việc bán hàng.
Tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp giúp bảo mật tiền mặt của bạn. Chưa kể, nó cung cấp cho bạn thêm một kỷ lục về doanh số bán hàng.
Ngoài việc gửi tiền thường xuyên, bạn cũng nên có một cách an toàn để cất giữ tiền mặt của mình cho đến khi bạn có thể thực hiện các khoản tiền gửi nói trên. Hãy cân nhắc đầu tư vào một chiếc két sắt để cất giữ tiền mặt dư thừa từ sổ đăng ký cho đến khi bạn có thể gửi tiền vào. Và, chỉ cho phép một số nhân viên nhất định truy cập vào két sắt (ví dụ:người quản lý).
Để bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi các hóa đơn giả, hãy tránh chấp nhận các hóa đơn lớn hơn (ví dụ:50 đô la hoặc 100 đô la). Hóa đơn lớn là loại hóa đơn thường bị làm giả nhất.
Để tránh việc vô tình chấp nhận hóa đơn giả, hãy cân nhắc tạo chính sách về loại hóa đơn mà doanh nghiệp của bạn sẽ chấp nhận. Ví dụ:có thể bạn sẽ chỉ chấp nhận các hóa đơn $ 1, $ 5, $ 10 và $ 20.
Ngoài việc thiết lập chính sách, bạn có thể kiểm tra hóa đơn bằng bút dò tiền giả đặc biệt. Những chiếc bút này không đắt và cho bạn biết liệu hóa đơn có phải là giả hay không.
Học cách nhận biết tiền có phải là giả hay không. Sau đó, bạn cũng có thể huấn luyện nhóm của mình đề phòng các hóa đơn có vẻ đáng ngờ (ví dụ:kiểm tra hình mờ) và phải làm gì nếu họ nhận được.
Việc chấp nhận các hóa đơn lớn cũng có thể gây ra vấn đề khi trả lại tiền lẻ cho khách hàng. Nếu bạn chấp nhận các hóa đơn lớn, hãy chuẩn bị để cung cấp cho khách hàng tiền lẻ thích hợp.
Bạn cần một cách đơn giản để theo dõi các giao dịch của doanh nghiệp? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot có giá cả phải chăng và dễ sử dụng. Ngoài ra, chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay!
Bài viết này đã được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 8 tháng 8 năm 2017.