Nếu bạn điều hành doanh nghiệp của riêng mình, bạn cần phải có một cách chính xác để tính toán các giao dịch của công ty và giữ cho sổ sách của bạn được cập nhật. Một lựa chọn bạn có là tự làm kế toán.

Bạn có thể hơi e ngại về việc thực hiện kế toán của riêng mình. Rốt cuộc, đó là một nhiệm vụ lớn (và quan trọng). Nhưng bằng cách làm theo một vài bước đơn giản, bạn có thể học cách tự lập kế toán ngay lập tức.

Cách thực hiện kế toán của riêng bạn

Học cách tự lập kế toán cho một doanh nghiệp nhỏ là rất nhiều đặc quyền. Dưới đây là một số lợi ích của việc ghi sổ kế toán của riêng bạn. Bạn có thể:

• Tiết kiệm tiền bằng cách không thuê chuyên gia thuế (ví dụ:kế toán)
• Hiểu rõ hơn về tài chính của công ty bạn
• Tìm hiểu những thay đổi bạn cần thực hiện (ví dụ:cắt giảm chi phí kinh doanh)
• Có toàn quyền kiểm soát sách của bạn
• Dễ dàng thay đổi các quy trình và thực hiện các điều chỉnh, nếu cần

Như bạn có thể nói, có rất nhiều lợi ích khi học cách ghi sổ kế toán của riêng bạn. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải ghi nhớ những khuyết điểm. Tự mình làm kế toán có thể tốn nhiều thời gian hơn là thuê ai đó làm cho bạn. Ngoài ra, nếu bạn chưa quen với trò chơi kế toán, bạn có thể dễ mắc sai lầm kế toán hơn.

Tự làm sổ sách kế toán có vẻ là một nhiệm vụ đáng sợ. Nhưng, nó không nhất thiết phải như vậy. Khi nói đến việc thực hiện kế toán của riêng bạn, bạn có một số lựa chọn:

1. Ghi lại thủ công các giao dịch bằng tay
2. Sử dụng phần mềm kế toán

Trước khi có thể bắt đầu thực hiện kế toán của riêng mình, bạn nên:

• Chọn một phương pháp kế toán, nếu bạn chưa chọn (ví dụ:dựa trên tiền mặt so với cộng dồn)
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Xác định nghĩa vụ thuế của bạn

Khi bạn bắt đầu tự mình lập kế toán, bạn nên tổ chức sơ đồ tài khoản (COA), theo dõi chi phí, lập ngân sách kinh doanh nhỏ và lập lịch trình để giữ cho sổ sách của bạn được cập nhật và có tổ chức.

Bằng tay

Khi nói đến việc tự xử lý kế toán, một lựa chọn là quản lý sổ sách của bạn bằng tay. Ghi lại thủ công các giao dịch bằng tay là lựa chọn ít tốn kém nhất. Tuy nhiên, nó cũng là việc tốn nhiều thời gian nhất.

Khi bạn ghi lại các giao dịch bằng tay (ví dụ:trong bảng tính), bạn phải hạch toán thủ công cho từng giao dịch và tự tính tổng. Điều này có thể giúp bạn cắt giảm chi phí. Nhưng nếu bạn không quen với những kiến ​​thức cơ bản về kế toán, bạn có thể dễ mắc sai lầm trong sổ sách của mình. Và, những sai lầm này có thể dẫn đến những vấn đề lớn hơn cho bạn và doanh nghiệp của bạn.

Nếu bạn muốn ghi lại các giao dịch theo cách thủ công bằng tay, bạn cần:

• Tìm ra cách bạn sẽ làm điều đó (ví dụ:sử dụng bảng tính)
• Nắm chắc các kiến ​​thức cơ bản về kế toán
• Tìm hiểu kỹ về luật kế toán và thuế
• Kiểm tra kỹ các phép tính của bạn khi ghi thông tin vào sổ của bạn

Cách ghi lại các giao dịch theo cách thủ công

Bạn muốn tiết kiệm tiền bằng cách thực hiện kế toán của bạn bằng tay? Để ghi lại các giao dịch theo cách thủ công, hãy làm theo các bước sau:

1. Xác định và tổ chức các giao dịch
2. Ghi lại các giao dịch bằng tay
3. Đăng các mục lên sổ cái chung
4. Kiểm tra xem liệu tài khoản của bạn có số dư không
5. Kiểm tra kỹ các tổng số đã nhập
6. Điều chỉnh các mục nhập nếu tài khoản không có số dư
7. Kiểm tra xem tài khoản của bạn có số dư sau khi điều chỉnh các mục nhập hay không (nếu có)
8. Tạo báo cáo tài chính
9. Đóng sách của bạn trong khoảng thời gian đó

Bạn nên có thói quen ghi lại các giao dịch của mình một cách thường xuyên (ví dụ:hàng tuần, hàng tháng, v.v.). Làm như vậy giúp sách của bạn luôn chính xác, có tổ chức và cập nhật.

Phần mềm kế toán

Một lựa chọn khác mà bạn phải tự làm sổ sách kế toán là phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán là một lựa chọn tốt nếu bạn muốn hợp lý hóa cách ghi chép các giao dịch. Ngoài ra, đó là một tiết kiệm thời gian đáng kể khi xử lý sách của riêng bạn.

Với phần mềm kế toán, bạn có thể ghi lại các giao dịch và tự động hóa các quy trình kế toán mà không cần phải căng thẳng về việc tự tính tổng.

Bạn có thể tải xuống hệ thống kế toán đám mây (hay còn gọi là trực tuyến) hoặc phần mềm kế toán trên máy tính để bàn. Nếu bạn quyết định sử dụng phần mềm kế toán, trước tiên hãy cân nhắc ưu và nhược điểm của phần mềm đám mây so với phần mềm máy tính để bàn. Và, xem xét những thứ như tính năng, chi phí, khả năng sử dụng, độ tin cậy, bảo mật và khả năng truy cập.

Khi bạn quyết định chọn một phần mềm kế toán, hãy tìm hiểu phần mềm đó và các tính năng của nó giống như bàn tay của bạn. Bằng cách đó, bạn có thể trở thành một người chuyên nghiệp trong việc sử dụng nó để ghi lại các giao dịch của mình.

Cách thiết lập và sử dụng phần mềm kế toán

Hãy nhớ rằng các quy trình và tính năng có thể khác nhau tùy thuộc vào phần mềm bạn sử dụng. Dưới đây là một số bước chung để thiết lập (bước 1 - 6) và sử dụng phần mềm kế toán (bước 7 - 15):

1. Chọn một phần mềm kế toán (nếu bạn chưa có)
2. Chọn một phương pháp kế toán (ví dụ:kế toán dựa trên tiền mặt)
3. Thiết lập thông tin tài khoản của bạn (ví dụ:tạo biểu đồ tài khoản)
4. Nhập thông tin về khách hàng và nhà cung cấp
5. Nhập các hoá đơn chưa thanh toán còn nợ của bạn, nếu có
6. Nhập các hóa đơn chưa thanh toán mà bạn nợ, nếu có
7. Xác định và tổ chức các giao dịch
8. Ghi lại các giao dịch bằng tay
9. Đăng các mục lên sổ cái chung
10. Kiểm tra xem liệu tài khoản của bạn có số dư không
11. Kiểm tra kỹ các tổng số đã nhập
12. Điều chỉnh các mục nhập nếu tài khoản không có số dư
13. Kiểm tra xem tài khoản của bạn có số dư sau khi điều chỉnh các mục nhập hay không (nếu có)
14. Tạo báo cáo tài chính
15. Đóng sách của bạn trong khoảng thời gian đó

Bạn không muốn làm kế toán của riêng mình? Đây là các tùy chọn khác của bạn

Có thể bạn chưa sẵn sàng xử lý sách của mình. Vậy là được rồi! Nếu bạn không muốn đi theo con đường "xử lý sổ sách của riêng bạn", bạn có thể thuê một kế toán để thực hiện công việc nặng nhọc giúp bạn.

Hãy nhớ rằng thuê một kế toán là lựa chọn kế toán đắt nhất hiện có. Tuy nhiên, nó là lựa chọn tốn ít thời gian nhất. Chưa kể, thuê một kế toán có thể giúp bạn tránh khỏi những sai lầm lớn về kế toán.

Nếu bạn không quá quan tâm đến ý tưởng chi thêm tiền cho một kế toán viên thực hiện tất cả công việc, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm kế toán để hợp lý hóa sổ sách của bạn. Sau đó, bạn có thể thu thập các báo cáo kế toán để chuyển cho kế toán của mình.

Sẵn sàng để bắt đầu tự làm kế toán? Nếu vậy, chúng tôi có giải pháp hoàn hảo cho bạn. Kế toán trực tuyến của Patriot giúp bạn dễ dàng quản lý sổ sách của doanh nghiệp. Hợp lý hóa cách bạn ghi lại các giao dịch của mình bằng cách bắt đầu dùng thử miễn phí phần mềm kế toán của Patriot ngay hôm nay!