Bất cứ ai điều hành một doanh nghiệp đều biết rằng tài sản không tồn tại mãi mãi. Máy móc hao mòn, xe cộ càng ngày càng cần được bảo dưỡng nhiều hơn và thiết bị sản xuất có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời. Tất cả những điều này đều ảnh hưởng đến giá trị của tài sản. Nếu bạn ghi nhận tài sản theo giá mua ban đầu, thì bất kỳ ai xem xét tài khoản sẽ nghĩ rằng tài sản của công ty đáng giá hơn nhiều so với thực tế. Các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung, hoặc GAAP, đưa một liều lượng thực tế vào hoạt động kế toán của công ty bằng cách chỉ ra cách một tài sản mất giá trị theo thời gian.
GAAP hoạt động dựa trên giả định rằng mọi loại tài sản kinh doanh đều mất giá trị theo thời gian . Ví dụ:nếu bạn mua một công cụ cắt với giá 10.000 đô la vào năm 2015, thì không chắc bạn sẽ nhận được 10.000 đô la cho nó nếu bạn cố gắng bán công cụ đó vào năm 2020. Thực tế là, tài sản không tồn tại mãi mãi. Tại một thời điểm nào đó, chúng sẽ hao mòn, hỏng hóc và yêu cầu bảo trì và bảo dưỡng nhiều hơn - và sự suy giảm chất lượng này được phản ánh trong giá trị.
Để đảm bảo tính nhất quán giữa các tổ chức, GAAP đã giới thiệu một bộ quy trình kế toán về khấu hao, đảm bảo rằng khấu hao tài sản được ghi nhận theo cách phù hợp nhất. "Khấu hao" trong ngữ cảnh này là một cách phân bổ nguyên giá của tài sản trong một số năm. Vì mục đích thuế, các công ty không được phép tính giá vốn của một tài sản dài hạn khi họ mua tài sản đó. Thay vào đó, họ phải khấu hao hoặc dàn trải chi phí trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản.
Không phải mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải sử dụng kế toán GAAP. Tuy nhiên, các giao thức của nó đóng vai trò là tiêu chuẩn vàng cho các doanh nghiệp muốn đạt được sự minh bạch trong kế toán của họ.
Có bốn cách khác nhau để khấu hao tài sản theo GAAP:
Mỗi phương pháp sẽ đạt được một kết quả giống nhau, đó là loại bỏ nguyên giá của tài sản trong suốt thời gian sử dụng của tài sản. Nhưng thời gian khấu hao sẽ khác nhau trong từng trường hợp . Điều này có tác động gián tiếp đến dòng tiền, vì khấu hao có thể làm giảm thu nhập chịu thuế và do đó, hoãn việc nộp thuế thu nhập sang những năm sau.
Theo GAAP, kế toán và quản lý có trách nhiệm tìm ra phương pháp khấu hao GAAP chính xác để sử dụng dựa trên đánh giá tốt nhất của họ về phương pháp nào sẽ đạt được phân bổ chi phí thỏa đáng nhất. Đường thẳng và số dư giảm dần là các phương pháp khấu hao phổ biến nhất, vì vậy chúng được mô tả chi tiết hơn một chút bên dưới.
Cho dù bạn chọn phương pháp nào, kế toán sẽ cần xác định ba điểm dữ liệu cụ thể trước khi họ có thể khấu hao tài sản theo GAAP:
Phương pháp đường thẳng cho đến nay là phương pháp khấu hao phổ biến nhất và cực kỳ đơn giản để tính toán. Tại đây, bạn lấy tổng nguyên giá của tài sản, trừ đi giá trị còn lại và chia số kết quả cho thời gian hữu dụng của tài sản:
(tổng chi phí - giá trị còn lại) / thời hạn sử dụng
Ví dụ:giả sử bạn chi 10.000 đô la cho thiết bị máy tính mà bạn ước tính sẽ tồn tại trong 5 năm. Sau năm năm, máy tính sẽ lỗi thời và bạn chỉ cần vứt chúng đi. Sử dụng phương pháp đường thẳng, bạn phải khấu hao máy tính 2.000 đô la mỗi năm, mỗi năm, trong năm năm. Trên sổ sách, máy tính của bạn sẽ trị giá 10.000 đô la trong năm đầu tiên, 8.000 đô la trong năm thứ hai, 6.000 đô la trong năm thứ ba, v.v., cho đến khi bạn đạt đến số dư cuối cùng bằng 0 trong năm thứ năm.
Lợi ích của phương pháp này là tính đơn giản: bạn đang ghi lại cùng một khoản khấu trừ hàng năm. Nhược điểm là số liệu của bạn có thể không phản ánh thực tế . Một số tài sản, như xe cộ và máy tính, không mất giá trị theo kiểu tuyến tính với tỷ lệ như nhau mỗi năm. Thay vào đó, chúng có thể mất một nửa giá trị trong hai năm đầu tiên và sau đó giảm dần giá trị trong phần còn lại của thời gian hữu ích. Đối với những tài sản này, phương pháp số dư giảm dần sẽ đảm bảo rằng giá trị thực tế của tài sản được thể hiện trên sổ sách của công ty.
Phương pháp số dư giảm dần rất hữu ích đối với những tài sản giảm giá mạnh trong những năm đầu của cuộc đời so với những năm sau đó. Ở đây, bạn khấu hao tài sản theo tỷ lệ phần trăm cố định, là tỷ lệ phần trăm giá trị của nó mà bạn cho rằng tài sản sẽ mất đi trong mỗi năm của thời gian sử dụng. Công thức có dạng như sau:
(giá trị sổ sách ròng - giá trị còn lại) x tỷ lệ phần trăm
Có một thuật ngữ kế toán mới ở đây và đó là giá trị sổ sách ròng. NBV là giá trị của tài sản vào đầu năm và bạn tính toán nó bằng cách trừ khấu hao bạn đã tích lũy cho đến nay từ tổng nguyên giá của tài sản.
Cách dễ nhất để hiểu phương pháp số dư giảm dần là chạy một ví dụ. Hãy quay lại các máy tính từ ví dụ trên thay vì sử dụng khấu hao tuyến tính, giả sử các máy tính sẽ mất 30% giá trị mỗi năm. Dưới đây là biểu đồ khấu hao, dựa trên phương pháp số dư giảm dần:
Lớp 5 hoạt động hơi khác một chút. Theo GAAP, điều quan trọng là khấu hao được tính đầy đủ, do đó, tổng số tiền khấu hao cho các máy tính cần phải thêm tối đa 10.000 đô la. Nói cách khác, khấu hao của năm cuối cùng phải là chênh lệch giữa NBV vào đầu kỳ cuối cùng (ở đây là $ 2,401) và giá trị còn lại (ở đây là $ 0).
Bất chấp sự điều chỉnh vào năm cuối cùng này, bạn có thể thấy lịch khấu hao giảm như thế nào cho mỗi năm trong thời gian hữu ích của tài sản, thay vì là một khoản khấu trừ cố định như bạn nhận được theo phương pháp đường thẳng.
Chủ yếu được sử dụng cho mục đích thuế , đơn vị của phương pháp sản xuất xác định thời gian sử dụng hữu ích của tài sản theo số lượng đơn vị được sản xuất hoặc số giờ hoạt động của nó, thay vì sử dụng thời gian của tài sản. Các chỉ số này phù hợp hơn nhiều với các nhà quản lý sản xuất, những người muốn đạt được một số lần chạy sản xuất nhất định trước khi máy móc ngừng hoạt động.
Cách tính này không khác với phương pháp đường thẳng và bạn nhận được tỷ lệ khấu hao tuyến tính, lần này dựa trên tỷ lệ sản xuất. Tất nhiên, không có gì đảm bảo rằng máy móc của bạn sẽ mất giá với tốc độ không đổi, có nghĩa là giá trị được ghi nhận của tài sản của bạn có thể không phản ánh thực tế.
Phương pháp tổng các chữ số của năm là phức tạp nhất hình thức khấu hao theo GAAP, mặc dù về cơ bản, nó hoạt động giống như phương pháp số dư giảm dần. Sự khác biệt là bây giờ, bạn có thể phân bổ một tỷ lệ phần trăm khấu hao khác nhau cho mỗi năm thời gian sử dụng hữu ích của tài sản. Phương pháp này được gọi là "tổng các chữ số của năm" bởi vì bạn cộng các chữ số trong các năm của thời gian hữu ích của tài sản - thời gian hữu ích là 3 năm sẽ cho bạn 1 + 2 + 3 =6; thời gian sử dụng hữu ích là 5 năm cho bạn 1 + 2 + 3 + 4 + 5 =15.
Số kết quả trở thành mẫu số của phần mà bạn sẽ sử dụng để tính phần trăm khấu hao. Tử số là số năm thời gian sử dụng hữu ích còn lại.
Ví dụ, một tài sản có tuổi thọ ba năm sẽ được khấu hao bởi:
Phương pháp tổng năm cho phép bạn cân nhắc lịch trình khấu hao nhiều hơn trong những năm trước đó, cung cấp dấu hiệu tốt hơn về giá trị đối với tài sản khấu hao nhanh . Mặt khác, nó phức tạp hơn nhiều để tính toán, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có nhiều tài sản.